Semaine de 4 jours, journée de 5h... 5 pistes pour travailler moins mais mieux

Conscience écologique, équilibre vie pro/perso, engagement des équipes… Les raisons comme les intérêts d’envisager une diminution du temps de travail sont divers pour les organisations désireuses de capter et fidéliser leurs talents sur la durée. Mais plus que passer sous la barre des 35 h (encore que !), la question n’est-elle pas de dépasser les injonctions culturelles visant à travailler toujours plus grâce à des garde-fous concrets ? Nos experts du Lab se sont penchés sur la question et vous dévoilent 5 pistes pour travailler moins, mais mieux, en entreprise.

#1 : tablez sur une charge de travail « mère solo-friendly »

C’est quoi le problème ?

Parler diminution des heures travaillées sans aborder le sujet de la charge de travail de ses équipes, c’est un peu comme embarquer pour une croisière en bateau avec le mal de mer : un étrange paradoxe. « La logique qui prime le plus souvent en entreprise est celle de l’atteinte d’objectifs, mais peu d’organisations s’assurent que ces objectifs sont tenables et compréhensibles pour leurs équipes », évoque notre experte Pauline Rochart. Les risques d’une telle stratégie sont bien connus : sur-sollicités et infantilisés, les collaborateurs sont davantage en proie au stress, à la fatigue, à l’anxiété… En bref, un cocktail détonnant favorisant le désengagement. S’assurer que les objectifs fixés sont à la fois compris et atteignables au vu des ressources mobilisées est une première étape pour assurer à chacun un cadre et une organisation du travail vraiment sains.

Pourquoi se lancer ?

« Il y a toujours une différence entre la programmation théorique du travail, ce qu’on prescrit, ce qu’on demande, ce qu’on exige des collaborateurs, et la réalité de ce qu’ils font pour atteindre les objectifs qui leur ont été assignés. Tout l’enjeu d’une démarche de régulation de la charge de travail, c’est de rapprocher les points de vue, permettre l’expression du travail réel, clarifier ce qu’on veut, les objectifs, la stratégie », considère Thierry Rousseau, chargé de mission à l’Anact. Si votre stratégie est la réévaluation de la charge de vos collaborateurs au prisme de celle d’une mère solo, l’objectif est simple : tout ou presque doit pouvoir être réalisé sur l’amplitude horaire de l’école, la nounou, la crèche… « Ce qui est bon pour elles (les mères solos, ndlr) est bon pour tout le monde !, considère notre experte Laetitia Vitaud. Ce qu’elles ne peuvent pas gérer, personne d’autre ne devrait avoir à le faire non plus. D’une certaine manière, c’est toute la place écrasante du travail dans la vie qu’il s’agit de redéfinir ».

Quels conseils pour réussir ?

• Assurez un travail d’explication et de justification de vos objectifs : pour faciliter la mobilisation de tous vers un but commun, prenez le temps d’expliquer avec pédagogie vos choix, les objectifs et les moyens fixés, en adoptant par exemple la méthode des OKR.
• Conditionnez toute hausse des objectifs à l’embauche de nouveaux collaborateurs : afin d’assurer le maintien d’une charge de travail tenable sur la durée, et donc un climat de sécurité psychologique adéquat qui, s’il n’évacue pas l’éventualité de périodes de rush, s’assure qu’il s’agisse de l’exception et pas de la règle.
• Valorisez la capacité de choisir et dire « non » à tel dossier ou projet : la surcharge de travail est souvent cantonnée à la pression implicite d’être « bien vu » au travail. Est-ce qu’il n’est pas temps de valoriser, au contraire, ceux qui savent se préserver et pointer quand c’est trop ?

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#2 : créez une charte de déconnexion collaborative

C’est quoi le problème ?

Pour certains, déconnecter du travail relève de l’exploit. Le soir, le week-end, en vacances… la tentation est grande de garder un pied, mais surtout l’esprit, au travail. Pourquoi ces collaborateurs ressentent-ils le besoin de continuer à travailler sur leur temps libre ?Pour le sociologue Ronan Chastellier, le présentéisme, autrefois cantonné au bureau, s’est progressivement insinué en dehors de celui-ci, bousculant la frontière entre vies pro et perso grâce aux outils numériques facilitant le nomadisme professionnel. Selon une étude menée par Google et Qualtrics en mai 2021, 62 % des salariés interrogés utilisent toujours ou très souvent leur téléphone pour travailler… en dehors de leur temps et lieu de travail. Ainsi, bien que le droit à la déconnexion soit affirmé de longue date dans le droit français, les mauvaises habitudes, elles, perdurent.

Pourquoi se lancer ?

Pas simple (on en convient) de jongler entre le désir de flexibilité plébiscité par de nombreux salariés et garantir un cadre protecteur leur assurant un véritable équilibre de vie. Mais qui mieux qu’eux pour vous aiguiller en co-construisant à vos côtés cette charte de déconnexion ? Si le support n’a rien de nouveau, ce mode collaboratif, lui, présente l’avantage de vous assurer à la fois de la pertinence des mesures envisagées suivant leurs préoccupations et leurs contraintes, comme de l’action de sensibilisation qui s’ensuivra. En tant qu’ambassadeurs de la charte, vos salariés vont se faire les porte-paroles de cette conduite du changement en interne. Il vous revient néanmoins d’incarner et légitimer cet état d’esprit en valorisant le temps libre de vos salariés comme le vôtre. « Plus besoin de mobiliser comme excuse le fameux “j’ai trop de travail” : osons dire qu’on a d’autres trucs à faire voire qu’on n’a pas envie, raisons tout aussi légitimes », renchérit notre experte Céline Marty.

Quels conseils pour réussir ?

• Cadrez bien les étapes pour faciliter la création de la charte : n’hésitez pas à vous appuyer sur un modèle existant pour lancer vos ateliers de travail, afin d’en rédiger efficacement les différentes parties avec vos équipes.
• Communiquez à la fois sur les motivations et les recommandations issues de la charte : le rôle du management est clé pour assurer l’appropriation et le respect des comportements plébiscités sur le temps de travail et en dehors.
• Mettez en place des mesures concrètes pour sensibiliser plus largement vos salariés : qu’il s’agisse de méthodes coercitives (messagerie bloquée le soir et le week-end, journée sans mails…) ou de mesures de sensibilisation douces (application smartphone dédiée, formation continue, pop-up d’alerte…), un coup de pouce ne sera pas de trop pour faciliter le changement des habitudes de chacun.

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#3 : proposez une politique de congés illimités

C’est quoi le problème ?

Tendance au présentéisme oblige, prendre des vacances inspire à certains salariés un sentiment de culpabilité ou la crainte d’être mal vus par leur hiérarchie. Dans leur esprit, pour espérer grimper les échelons, il faut être un bourreau de travail enchaînant les périodes de rush et s’octroyant quelques jours de congés en compensation. Un rythme de travail qui, au-delà d’être inefficace sur la durée, constitue une véritable hérésie biologique pour notre expert Albert Moukheiber. « On ne traite quasiment aucune autre fonction de notre corps de cette manière. Ça vous semblerait absurde que je dise que chaque premier du mois, je vais manger 20 kilos de nourriture pour le mois complet. Ça ne peut pas marcher car on a besoin de manger tous les jours, explique-t-il. Pourtant, c’est dans cet état d’esprit qu’on vit notre travail. On se dit : “Là j’ai une période de rush, je vais stresser pendant des semaines, voire des mois, mais dans trois, quatre, cinq, six mois, je vais avoir mes vacances et faire une pause de quelques jours”. ».

Pourquoi se lancer ?

Banaliser le fait de prendre des congés, voire offrir la possibilité de pouvoir en prendre « à volonté » ne pourrait-il pas, par cette preuve de confiance, endiguer le phénomène et inciter les collaborateurs à faire davantage attention à leur santé mentale et physique ? Nés aux États-Unis, les congés illimités se sont exportés à travers le monde comme un avantage concurrentiel fort. Instauration d’un climat de confiance, rétention des talents, attractivité de la marque employeur… notre expert Samuel Durand met le doigt sur les nombreux avantages de la pratique : « Les temps de vacances sont essentiels et bénéfiques, pas seulement pour celui ou celle qui les prend mais pour la santé économique de l’entreprise à long terme. Les rendre illimités permet à chacun d’aller à son propre rythme. Nous n’avons pas tous besoin de couper du travail pendant la même durée. Les vacances illimitées permettent de responsabiliser chacun quant à la gestion de son temps personnel. »

Quels conseils pour réussir ?

• Définissez un cadre d’usage clair basé sur la confiance : que vous envisagiez la création d’une charte morale ou des aménagements juridiques, il est nécessaire de réguler l’usage de ce droit de manière équitable et respectueuse pour tous.
• Assurez-vous de définir des objectifs réalisables : si l’accomplissement d’objectifs individuels devient un critère pour la prise de congés, il est essentiel qu’ils soient fixés de manière à la garantir (les 5 semaines prévues par le Code du travail, minimum), au risque d’une pression implicite qui ferait des vacances une variable d’ajustement pour mener ou non à bien ses projets.
• Érigez ce principe au cœur de votre politique de QVT : ces congés illimités sont une réponse possible au bien-être de vos salariés, puisqu’en adéquation avec leur désir de plus de flexibilité et d’autonomie au travail, et leurs besoins biologiques de rythmer différemment leurs temps de vie et de repos.

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#4 : instaurez la semaine de 4 jours de façon collective

C’est quoi le problème ?

Si la vie est aujourd’hui souvent pensée autour du travail, de nombreuses autres activités s’ajoutent au quotidien des collaborateurs. Aidance vis-à-vis de personnes âgées ou en situation de handicap, garde d’enfants en bas âge ou soutien scolaire des plus grands, activités sportives, culturelles ou associatives… il leur faut jongler entre leur travail, leurs obligations familiales et leurs loisirs. Tant et si bien que, d’après une étude menée par ADP, 64 % des salariés français souhaiteraient pouvoir flexibiliser leur temps de travail via la semaine de 4 jours. « “Équilibre vie pro / vie perso”, ça sous-entend que la vie pro et la vie perso sont deux entités, séparées, hermétiques. Or il y a la vie, point. Avec des composantes professionnelles, familiales, amicales, de couple, individuelles, etc. qui s’emmêlent, s’entrechoquent, se nourrissent, se répondent, abonde notre experte Sandra Fillaudeau. La notion d’équilibre est aussi souvent mal comprise. On a en tête cette image de balance aux deux plateaux bien équilibrés d’un côté et de l’autre. Une image figée, à l’inverse de ce qu’est la vie : une succession de déséquilibres ».

Pourquoi se lancer ?

Aux quatre coins du monde, certaines entreprises se sont prêtées à l’expérience de la semaine de 4 jours (nous compris !). Et pour la plupart, le constat est simple : l’engagement, la créativité et la productivité des salariés grimpent en flèche. Bénéficiant d’un repos hebdomadaire de 3 jours, ils sont plus concentrés sur leur activité et s’organisent mieux. Réduction du nombre ou de la durée des réunions, usage d’outils collaboratifs en ligne, travail en asynchrone… Un rapide tri s’opère entre les tâches de chacun et la procrastination se fait la belle. « La réalité (parfois inavouable), c’est que les salariés gaspillent souvent une bonne partie de leur journée au bureau à des activités qui ne sont pas directement en lien avec leur travail (nouer et entretenir des relations, lire les dernières nouvelles, déjeuner, surfer sur les réseaux sociaux, rechercher un nouvel emploi, s’octroyer une pause pour fumer) », affirme Laetitia Vitaud.

Quels conseils pour réussir ?

• Créez des process spécifiques pour garantir la continuité de l’activité : il s’agit de proposer un cadre d’application respectueux de tous, visant notamment à fixer les jours off possibles ou l’organisation sous forme de binôme pour ne pas pénaliser votre activité.
• Choisissez les outils collaboratifs adéquats : la semaine de 4 jours implique que l’ensemble des collaborateurs ne seront pas tous présents au même moment au sein de l’entreprise. Il est donc primordial d’assurer une communication claire grâce à des outils collaboratifs (messagerie instantanée, pilotage des tâches…) permettant d’interagir en asynchrone.
• Testez le principe avec vos collaborateurs avant de vous lancer définitivement : si la semaine de 4 jours représente un rêve éveillé pour beaucoup, sa mise en application suppose des ajustements dans les manières de faire et de penser le travail. N’hésitez pas à vous faire accompagner pour prendre le pouls de vos équipes lors d’une phase test, afin de vous assurer que ce mode d’organisation leur correspond vraiment.

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#5 : optez pour la journée de 5 h (soyons fous !)

C’est quoi le problème ?

En dépit de toute bonne volonté, notre capacité de concentration sur une tâche est limitée. Plusieurs psychologues s’accordent à dire que, pour un être humain, le temps maximum est de 4 ou 5 heures de travail concentré et créatif. Aller au-delà serait contreproductif, comme l’affirme Anders Ericsson : « Si vous poussez les gens à aller au-delà des limites dans lesquelles ils peuvent se concentrer de manière maximale, ils finiront probablement par acquérir des habitudes néfastes. » Encore faut-il que les collaborateurs soient en mesure de rester concentrés durant ce laps de temps. Selon une étude du cabinet Invitation Digital, les salariés estiment en réalité réellement travailler en moyenne… 2 heures et 53 minutes par jour. Par ailleurs, ceux qui travaillent au bureau bénéficieraient seulement d’un laps de temps de 12 minutes de concentration avant d’être perturbés dans leur travail. Difficile donc de considérer que les 8 heures de travail journalières (si ce n’est plus) soient réellement utiles et pertinentes à vos talents pour venir à bout de leur to-do.

Pourquoi se lancer ?

Pourquoi ne pas miser sur la qualité plutôt que sur la quantité ? Favoriser des salariés qui passent beaucoup de temps au bureau ne revient pas à féliciter ceux qui travaillent le mieux ! Fervent défenseur du deep work (ces courtes plages de travail intensif), le professeur Cal Newport renchérit : « Lorsque vous travaillez, travaillez dur. Lorsque vous avez fini, finissez pour de bon. » Pour lui, il est essentiel de ne pas faire d’amalgame entre l’occupation via le temps de présence au travail et sa productivité réelle.
Mais plus qu’une optimisation du temps de travail, notre experte Céline Marty préconise sa réduction comme une étape indispensable au réapprentissage de la vie tout court, le travail étant devenu une composante trop centrale à ses yeux pour notre société. « C’est une idéologie qui nous oblige à aimer le travail. Mais le travail, c’est une relation contractuelle où on donne quelque chose certes, mais pas tout. Tu n’es pas censé faire preuve d’un dévouement exceptionnel, ce n’est pas une secte à qui tu jures fidélité », estime-t-elle.

Quels conseils pour réussir ?

• Accompagnez vos collaborateurs sur la gestion de leur temps de travail : pour optimiser au mieux ces 5 heures, invitez par exemple vos talents à remettre à plus tard la consultation de leurs réseaux sociaux perso et leurs pauses, limitez également celle de leur messagerie pro ainsi que la durée des réunions, mais sans aller jusqu’à instaurer une pression. Le but est de gagner en qualité de vie au travail, pas l’inverse.
• Communiquez à l’externe sur cette nouvelle organisation du travail : au-delà des ajustements internes, il est primordial de prévenir et revoir vos méthodes de travail avec vos fournisseurs, vos clients, vos prestataires…
• Instaurez des rituels pour maintenir le lien entre les équipes : réduire les pauses à la machine à café ou la durée des réunions, c’est aussi priver vos salariés de la dimension sociale du travail. Prenez le temps de trouver de nouveaux rituels pour maintenir ce sentiment d’appartenance à une équipe et à une entreprise.

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Article édité par Ariane Picoche, photo : Thomas Decamps pour WTTJ