Pré-boarding : quelles actions mettre en place pour sécuriser vos recrutements ?

Pré-boarding ou l'art de sécuriser vos recrutements

Alors que le marché du travail se tend et que la crise déstabilise le rapport au travail des salarié·es, l’onboarding est devenu un processus RH à fort enjeu pour les entreprises. En effet, 22% des nouvelles recrues quittent leur emploi dans les 45 premiers jours et, 4% d’entre elles ne donnent pas suite après leur premier jour.
Mais qu’en est-il de la phase un peu nébuleuse entre l’acceptation de l’offre et l’intégration effective dans l’entreprise ? Pour sécuriser le recrutement au-delà de la signature de la promesse d’embauche, les employeurs redoublent de créativité. Leur objectif : donner un avant goût mémorable de l’expérience collaborateur en proposant tout un programme de pré-boarding. Une manière d’embarquer, dès que possible, le/la salarié·e en devenir au sein de la culture d’entreprise. Pourquoi faut-il absolument investir dans le processus de pré-boarding en 2021 ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter ? Conseils et décryptage pour sécuriser vos recrutements et assurer votre ROI RH.

Pré-boarding : pourquoi faut-il se pencher sérieusement sur ce processus RH ?

Pré-boarding et onboarding : des processus peu exploités mais critiques

Saviez-vous que seules 51 % des entreprises déclarent avoir mis en place une intégration suivie des nouveaux collaborateur·rices ? C’est très peu, d’autant plus que l’onboarding ne se limite pas à une sympathique journée d’accueil. En réalité, ce processus est séquencé autour de trois étapes : le pré-boarding, l’accueil dans l’entreprise puis, le suivi de la montée en compétences. La première étape, qui regroupe l’ensemble des actions menées entre l’acceptation de l’offre d’emploi par le/la candidat·e et son premier jour effectif dans l’entreprise, est également très peu investie par les entreprises (10%).

Or, elle devient sensible pour retenir des candidat·es en questionnement, en particulier dans un contexte socio-économique incertain. Cyril Harpoutlian, directeur associé chez Daveo souligne que « l’onboarding démarre en réalité dès la signature du contrat de travail. Il faut considérer toute cette période où le futur collaborateur quitte son ancien employeur comme une période où on peut capitaliser au maximum sur la future relation. Où on peut fédérer le candidat aux équipes. C’est pour cela que nous avons créé notre propre application dédiée au pré-boarding ». C’est en effet une période de séduction clé où l’image employeur est en jeu. Selon Jennifer Troude, Responsable Recrutement & Marque Employeur chez Economie d’Energie SAS, « le pré-boarding est stratégique car en envoyant un signal positif au collaborateur·rice avant son arrivée, on garantit l’embauche dans la plupart des cas. À plus long terme, c’est aussi un investissement dans la marque employeur car si je m’applique à prendre soin de chaque futur·e recruté·e, il y a de fortes chances pour qu’il/elle reste plus longtemps. En plus, il/elle parlera certainement positivement de l’entreprise à son réseau ! »

Les trois enjeux du pré-boarding : ghosting, volatilité et nouvelles attentes salariales

Le phénomène de ghosting en croissance

Selon une enquête Robert Walters de 2019, 14% des entreprises interrogées affirment qu’il est déjà arrivé qu’un collaborateur·rice ne se présente pas le premier jour dans l’entreprise. C’est ce que l’on appelle se faire « ghoster » ! En gros, le/la candidat·e ne donne plus suite lors du processus de recrutement. Le cabinet de recrutement international Robert Half a d’ailleurs constaté une augmentation de 10 à 20 % de cette pratique au cours de l’année 2018. Aujourd’hui, même après avoir accepté la promesse d’embauche, il n’est pas rare de voir le/la futur·e salarié·e s’évaporer ! En effet, en période de recherche d’emploi, une personne passe généralement plusieurs entretiens. Au final, elle dispose de plusieurs options facilement actionnables. D’ailleurs, 40% des candidat·es affirment qu’ils seraient prêts à ne pas se présenter le premier jour s’ils/elles avaient une contre-offre de leur entreprise actuelle. D’où l’importance de soigner la délicate transition « candidat-salarié » pour « verrouiller » votre proposition de valeur.

Une grande volatilité des talents sur les segments pénuriques

En fonction du secteur ou du poste à pourvoir, les entreprises s’exposent à une pénurie de candidat·es. Selon une étude réalisée par JobiJoba, les développeurs web, les développeurs de logiciels, les chefs de projets et les consultants dans le secteur informatique comptent parmi les profils les plus recherchés en 2020. Ainsi, le rapport de force s’inverse et la guerre des talents exhorte les recruteurs à redoubler d’idées pour attirer et fidéliser ces perles rares. C’est un véritable challenge pour se différencier et présenter une marque employeur impactante dès la promesse d’embauche acceptée. Alors que 35% des candidats ne se présenteraient pas le premier jour en l’absence totale de communication entre la promesse d’embauche et l’intégration effective, investir sur la période de pré-boarding devient un levier de différenciation prépondérant. « Il ne faut pas oublier que c’est une phase stressante pour le nouveau/elle collaborateur·rice car, généralement, il/elle dispose de peu d’informations sur sa nouvelle aventure professionnelle. Il faut donc lui faire ressentir que toute l’équipe l’attend et que nous avons bien organisé son arrivée. Des messages rassurants qui sont essentiels en cette période mouvementée par la crise sanitaire », insiste Jennifer Troude.

De nouvelles attentes de la part des salarié·es depuis la crise sanitaire

Plus de 56% des candidat·es assurent qu’ils ne se présenteraient pas le premier jour s’ils/elles découvraient des éléments concernant l’entreprise en désaccord avec leurs valeurs. Les attentes des salarié·es ont clairement évolué : fini le temps où les candidat·es arboraient fièrement leur CDI. Aujourd’hui, ils/elles exigent du sens et des actions employeurs en phase avec leurs valeurs. Une tendance exacerbée par la crise sanitaire. En 2020, près de la moitié des salarié·e·s considèrent que leur travail a moins de sens qu’avant (48%). De même, la quête de sens devient la deuxième attente formulée par les salarié·e·s après le bien-être. Pour se mettre au diapason avec ces moteurs professionnels, les recruteurs doivent tirer profit de la période de pré-boarding pour mettre en exergue la culture d’entreprise, les avantages proposées, les investissements en qualité de vie au travail (QVT) et bien sûr leur politique RSE. Cyril Harpoutlian va même plus loin : « La culture d’entreprise est un produit à part entière, qu’il faut designer comme on le ferait pour une paire de Nike ! »

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Pré-boarding : quelles pratiques envisager pour faire la différence ?

En fonction de la culture d’entreprise, le pré-boarding peut prendre différentes formes. L’idée est de créer du lien entre l’entreprise et la nouvelle recrue afin qu’elle se sente en confiance pour démarrer.
Voici quelques initiatives intéressantes à mener pour se différencier :

  • Des emails ou SMS de bienvenue pour donner de la visibilité
    Dès que le/la candidat·e a accepté l’offre d’emploi, c’est là que le processus de communication doit être rapidement enclenché ! Au sein d’Economie d’Energie SAS, plusieurs emails sont envoyés aux candidat·es pour leur donner un maximum de visibilité sur la suite des événements. « Je préviens chaque candidat·e qu’il/elle va recevoir différents emails : un avec la promesse d’embauche qui récapitule tous les avantages qui lui seront octroyés (avantages en nature, mutuelle…), j’en profite pour lui demander tous les docs administratifs afin d’alléger la première journée d’intégration. Puis, un second message lui est adressé avec le programme très détaillé de son onboarding. Tout est fait pour le rassurer et anticiper ses questions », explique Jennifer Troude. Les emails sont rédigés avec une tonalité engageante et un graphisme aux couleurs de l’entreprise afin d’être plongé immédiatement dans la culture de l’entreprise. Pour les recrutements stratégiques, un email de bienvenue complété d’une présentation du/de la nouvel·le arrivant·e est envoyé par le CEO ou le DRH à tous les collaborateurs·rices. Ce type de communication peut être également étayé par une photo et une présentation de l’équipe. Les canaux de communication peuvent varier : chez Uptoo par exemple, les échanges se font par SMS pour plus de proximité et moins de formalisme. En fonction de votre marque employeur, il faut imaginer une ligne éditoriale et des canaux qui vous semblent les plus adéquats.

  • L’immersion professionnelle pour valider le « fit » réciproque
    « C’est encore optionnel mais nous proposons au candidat·e de passer une demi-journée avec l’équipe juste avant la signature du contrat », explique Jennifer Troude. L’objectif ? La convaincre qu’il/elle fait le bon choix. « Il faut s’adapter aux contraintes sanitaires donc on peut tout à fait imaginer ce moment d’échanges en format visio afin de faire connaissance avec ses collègues et son manager ». C’est un dispositif qui prend de l’ampleur : il est utilisé, entre autres, chez Robert Half, Vertical Station (Minutebuzz) ou encore Software. Ce relationnel est d’autant plus important en période de crise sanitaire car il est essentiel de montrer que l’entreprise maintient des formes de socialisation (même virtuelles) malgré la distanciation sociale. C’est aussi un formidable rituel pour s’imprégner de l’ambiance de travail et créer un premier rapport émotionnel entre salarié·es et entreprise. On sort du processus, parfois linéaire ou froid, pour vivre une véritable expérience.

  • Un laisser-passer pour participer à la vie de l’entreprise
    Pourquoi ne pas profiter de vos événements internes pour faire découvrir votre environnement de travail aux nouvelles recrues ? En présentiel ou en distanciel, la crise sanitaire a eu l’avantage d’exacerber la créativité des équipes RH afin d’imaginer des rendez-vous vecteurs de cohésion sociale. Alors, fête de fin d’année, after work, e-rencontres sportives ou encore e-team-building, e-lunch… profitez de ces moments pour immerger vos candidats au sein de votre culture interne. Chez Daveo, il est assez courant qu’un candidat se rende à des formations avant l’intégration. Linkbynet rassemble ses équipes et les candidat·es autour de parties de basket ou encore au sein d’un potager communautaire. Chez Boondmanager, dès le contrat signé, les nouveaux/elles embauché·es sont intégré·es au Slack interne afin de faire partie de la vie d’entreprise et poser toutes leurs questions. L’entreprise organise plusieurs séminaires dans l’année où ils/elles sont également convié·es afin de créer du lien très tôt. Le directeur associé de Daveo insiste pourtant sur un point : « Absolument rien n’est imposé. Libre au candidat de répondre à ces invitations. Ce qu’on fait simplement : mettre à disposition des assets numériques. »

  • Une plateforme digitale pour découvrir les coulisses de l’entreprise
    Il se déroule parfois de nombreux mois entre la signature d’une promesse d’embauche et le premier jour. Il est essentiel de présenter régulièrement du contenu afin de développer un lien privilégié entre le/la futur·e salarié·e et l’entreprise. Certaines plateformes RH simplifient les premières prises de contact en mettant à disposition un espace collaborateur en ligne. Par exemple, dès la signature du contrat, HeyTeam est une plateforme digitale qui permet d’alimenter les nouveaux collaborateurs en contenu. Devoteam, entreprise de services numériques française spécialisée dans le conseil en technologies innovantes, l’utilise pour créer des programmes personnalisés dédiés à leurs futur·es consultant·es. Entre la promesse d’embauche et le premier jour d’intégration, l’entreprise met à disposition des documents de formation, en lien avec les missions des recrues. De même, elles accèdent à du contenu exclusif, des vidéos, des photos, aux organigrammes ou encore aux communications internes…

  • Un « Welcome pack » pour bâtir le lien d’appartenance
    Comment susciter le fameux sentiment d’appartenance à sa nouvelle « tribu » ? Des choses en apparence anodines peuvent vraiment faire la différence : remise d’une plante verte, d’un cahier, d’un sweatshirt ou d’une trousse logotypée ou encore d’un mug à son nom… Envoyé par voie postale sous forme de box, ce package de bienvenue matérialise le fait que le candidat rejoint tout un écosystème. C’est un ancrage physique important surtout si l’onboarding doit se faire à distance ! De même, pour préparer le jour J, il est possible de compléter votre box de bienvenue avec des avantages tels qu’un bon pour un massage par exemple. Une manière de prouver l’importance de la qualité de vie au travail pour les équipes. Des valeurs humaines démontrées dès le début qui cultivent une image positive de l’entreprise.

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