Tenir une deadline : comment s'organiser pour éviter les sueurs froides ?

On connaît tous ce que les profs appellent “l’apprentissage chasse d’eau” : soit attendre le dernier moment pour réviser, passer l’examen et oublier sa leçon sitôt la copie double rendue. Dans le monde du travail, attendre le dernier moment pour se mettre au boulot tout en respectant la deadline donnée relève parfois d’un art subtil. Comment tenir ses engagements et rendre un travail non bâclé, sans passer de nuits blanches à l’approche de la date fatidique ?

« Je veux ce dossier sur mon bureau le 10 du mois. » La mission est claire, le compte à rebours est lancé. Le tic-tac du temps qui s’écoule n’est pas franchement rassurant, mais il a le mérite de pousser à l’action. Selon Émilie Amic, formatrice en développement professionnel et autrice de Mieux s’organiser au travail, la deadline pousse à être plus productif lorsqu’elle est fixée par une tierce personne. « Si l’on se fixe soi-même la deadline, on va faire des petits arrangements avec nous-même puisque nous n’avons pas d’échéance extérieure. Mais si l’échéance et l’objectif sont partagés avec d’autres personnes, on s’y sent beaucoup plus tenu, par effet d’influence sociale. »

Mais à mesure que la deadline approche, le stress peut s’ajouter à l’équation. L’impact psychologique et physiologique dépendront de la mission et du temps accordé, mais pour certains, « le stress monte progressivement jusqu’à l’échéance, particulièrement s’il y a une situation d’évaluation ou de jugement derrière », poursuit la consultante.

Face à une deadline, on peut identifier trois types de comportements à la productivité variée. Il y a ceux qui vont se mettre directement au travail et voudront achever leur mission au plus vite, ceux qui vont lisser les tâches dans le temps jusqu’à l’échéance pour une répartition équilibrée, et ceux qui vont entamer le dossier, se laisser happer par d’autres choses, puis y revenir ponctuellement par sursauts de conscience professionnelle. Que l’on fasse partie des stressés, des organisés ou des épileptiques du boulot, plusieurs paramètres sont à prendre en compte pour respecter sa deadline l’esprit serein.

5 conseils pour bien gérer la deadline

• 1. Séquencer son travail

Lorsque l’on doit réaliser un dossier conséquent, le diviser en plusieurs petites tâches permet de débroussailler le travail à abattre et d’y voir plus clair. Un planning peut évidemment servir d’appui comme de référentiel, mais attention à ne pas le laisser figé : « C’est Mike Tyson qui a dit, “Tout le monde a un plan, jusqu’au premier coup-de-poing”, cite Émilie Amic. C’est exactement ça, le planning est fait pour se rassurer, avoir une vision macro et voir les grands jalons, mais tout le reste est susceptible de bouger. » Un planning qui n’évolue pas avec la réalité du quotidien et ses imprévus risque fort de se retrouver au fond d’un tiroir ou d’un dossier sur l’ordinateur. Séquencer et planifier, oui, mais à condition de rester en phase avec le déroulement réel du travail.

• 2. Anticiper les retards

Entre les appels téléphoniques, les discussions d’open space et les mails qui remplissent continuellement nos boîtes de réception, les distractions au travail peuvent être nombreuses. Le temps évalué pour réaliser une tâche sera, la plupart du temps, à réévaluer à la hausse. « Nous les êtres humains sommes très mauvais pour donner des estimations, on se trompe systématiquement. Si l’on pense qu’une tâche va nous prendre deux heures, mieux vaut rajouter 30% à ce temps-là », préconise Émilie Amic. Attention toutefois à ne pas se donner trop de marge de sécurité, car prévoir une tranche horaire trop large aura tendance à engendrer une baisse de productivité, puisque l’on occupera effectivement l’intégralité du temps prévu. Une réévaluation du temps à 30% semble ainsi l’option la plus honnête. Dans cette estimation temporelle, reste à prendre en compte la réactivité des personnes avec lesquelles on travaille : une mission à effectuer seul ne dépendra pas que de nous, mais le cas échéant, il est préférable d’anticiper le fait que les autres collaborateurs pourraient mettre un certain temps à nous rendre une donnée ou un chiffre dont on a besoin pour avancer.

• 3. “Bien” procrastiner

Il existe mille et une manières de procrastiner : scroller sur les réseaux, se laisser happer par un téléfilm M6 (pourtant médiocre) entre midi et deux, récurer son frigo ou ses fonds de tiroirs – selon que l’on bosse de chez soi ou d’un bureau… Si la procrastination peut être un moyen de fuir des tâches qui nous paraissent trop complexes ou nous font peur, remettre à plus tard n’est pas nécessairement une mauvaise chose. « La procrastination est aussi une façon intelligente d’employer son temps. Une fois que l’on connaît la deadline, notre cerveau ne reste pas inactif. C’est une phase de maturation et cela peut être une manière différente d’avancer. C’est comme quand on rend un mémoire : on s’y met parfois tard, mais on connaît déjà notre sujet », illustre la consultante en développement professionnel. Pour savoir si l’on peut se laisser aller à procrastiner, seules nos expériences passées peuvent nous éclairer. Il sera en effet plus facile de se faire confiance si l’on se sait capable de rendre un travail correct au dernier moment, sans que cela ne génère trop de stress ou de culpabilité.

• 4. La carotte et le bâton

Si la procrastination est mal vécue et que l’on a du mal à passer à l’action, se trouver des sources de motivation ailleurs que dans le travail peut être une stratégie. Se motiver à travers de petites récompenses ou sanctions du quotidien permet d’actionner certains leviers. « Pour un rendu à moyen ou court terme, il est possible de faire des petits deals avec soi-même », avance Émilie Amic. S’offrir sa pâtisserie préférée en fin de journée à condition d’avoir achevé telle tâche, ou décliner ce repas entre amis si le travail n’est pas terminé sont autant de moyens d’acheter sa motivation. La carotte et le bâton ne fonctionnent en revanche pas sur du long terme, où des motivations intrinsèques seront davantage nécessaires pour tenir jusqu’à la deadline. « Prenez l’exemple de la salle de sport, cela ne fonctionne rarement plus qu’un mois ». Dans ce cas, la motivation ne se trouve plus dans le sucre ou la frustration sociale, mais plutôt dans le sens que l’on trouve dans son travail, les relations professionnelles engagées, le développement de ses compétences ou l’autonomie qui nous est accordée.

• 5. Faire des points réguliers

Pour un dossier complexe que l’on divise en plusieurs séquences, des points plus ou moins réguliers avec son manager permettent de prendre du recul et de faire les ajustements nécessaires. « C’est à nous, salariés, d’éduquer notre manager sur nos besoins d’encadrement car celui-ci doit s’adapter à chacun, mais il n’est pas devin : il faut lui donner des billes. Il faut en discuter avec lui pour confronter nos deux modes de fonctionnement et faire un compromis entre nos besoins en termes d’autonomie et ses besoins en termes d’informations », rappelle Émilie Amic. On peut ainsi préférer rendre une version quasi-définitive du dossier, ou procéder par “versioning” et échanger à chaque jalon posé pour avoir un retour de ses collaborateurs ou de son supérieur avant de poursuivre.

Tenir une deadline nécessite un minimum de souplesse et d’organisation pour gérer les contraintes temporelles et la charge de travail, mais une petite dose de procrastination n’est pas l’ennemie de la productivité. Et quand celle-ci prend un peu trop de place, une récompense sucrée peut permettre de remettre la main à la pâte et d’éviter la crise d’eczéma à l’approche de l’échéance.

Article édité par Sami Prieto, photo Thomas Decamps pour WTTJ