Congés : pouvez-vous imposer des dates à vos salariés ?

Congés payés : pouvez-vous imposer des dates à vos salariés ?

Avec l’été, revient l’éternelle question de la gestion des congés. Leur mise en place et leur anticipation s’avèrent parfois compliquées à la fois pour les RH, les managers et les salariés. Comment faciliter le processus sans brimer vos collaborateurs ? Faut-il imposer des dates précises ou un nombre de jours ? Quel degré de flexibilité accorder afin de ne pas ternir la marque employeur et l’engagement ? Entre égalité de traitement, contraintes business et cadre légal, une prise de décision équitable n’est jamais simple à établir. On vous éclaire.

Congés payés : l’employeur a (presque) le dernier mot

Pendant la pandémie, entre le 26 mars 2020 et le 30 juin 2021, l’employeur pouvait imposer 6 jours de congés payés à ses salarié·es de manière exceptionnelle. La loi sur la gestion de la sortie de crise sanitaire a finalement prolongé le dispositif jusqu’au 30 septembre 2021, et a autorisé l’employeur à imposer 8 jours de congés payés (soit 2 jours en plus des 6 premiers si l’employeur avait déjà utilisé ce dispositif depuis mars 2020). Mais en temps normal, que dit la loi ?

Les obligations légales en matière de congés payés

En CDI ou en CDD, tout·e salarié·e cumule à hauteur de 2,5 jours de congés payés (CP) par mois (jours ouvrables). L’acquisition des jours de congés se fait selon une période de référence entre le 1er juin et le 31 mai. « Les congés doivent être pris : cela relève de l’obligation de santé et de sécurité qu’a l’employeur vis-à-vis des salariés de veiller à leur droit au repos. Ils doivent les avoir pris le 31 mai de l’année suivante (N+2) au risque de les perdre », explique Nathalie Cerqueira, avocate et partner chez Bersay. L’entreprise doit donc communiquer en amont auprès des salarié·es pour les encourager à prendre leurs congés : les dates sont figées au moins un mois avant le départ des salarié·es en vacances. À noter que ce délai peut être plus court si un accord d’entreprise, d’établissement, de branche ou une convention collective le prévoit. De même, la charge et l’organisation du travail ne doivent pas être un frein. En ce sens, les managers ont un rôle clé à jouer pour piloter et faciliter la planification des congés.

Dates de congés : quel cadre pour les salariés ?

L’employeur ne peut pas imposer à un·e salarié·e de prendre 5 semaines de congés payés d’un seul coup.Le code du travail limite en effet la durée d’un congé à 24 jours ouvrables, soit l’équivalent de 4 semaines de congés payés. Or, chaque salarié·e doit prendre « au moins 2 semaines consécutives pendant la période estivale à savoir, du 1er mai au 31 octobre », souligne Nathalie Cerqueira. L’employeur est libre d’accepter ou refuser les demandes formulées par les salarié·es. Néanmoins, il doit respecter des règles pour organiser la prise de congés dans les meilleures conditions : information auprès des équipes, ordre de départ, période de prise de congés, délai de prévenance, prise de congés simultanée pour les couples mariés ou pacsés… « Une fois que les dates sont figées, l’employeur ne peut plus revenir dessus et inversement. Le salarié peut faire une demande, mais l’entreprise n’est pas obligée d’y répondre favorablement », précise Nathalie Cerqueira.

L’employeur reste décisionnaire sur les congés payés

Pour établir sereinement et collectivement les congés de tous, le principe est celui de l’accord entre le / la salarié·e et l’employeur. « Généralement, à partir de mars, l’entreprise commence à communiquer au sujet des congés estivaux et demande les dates de toutes les équipes. En fonction du planning d’activité et des impératifs business, il y a un arbitrage qui est fait pour éviter d’avoir des semaines dépeuplées », explique Nathalie Cerqueira. Au final, un·e salarié·e n’est pas totalement libre des dates auxquelles il souhaite partir en vacances. L’employeur dispose d’un pouvoir de direction pour les fixer. Par exemple, si l’entreprise ferme durant une période déterminée (fêtes de fin d’année, vacances d’été, etc.), notamment pour des raisons économiques, l’employeur est en droit de décider d’une période de congés sous réserve de consulter au préalable le CSE (Comité social et économique).

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Congés payés et flexibilité : la formule magique pour attirer et fidéliser les talents ?

Si le cadre des congés payés reste relativement rigide, certaines entreprises prônent la flexibilité pour se différencier afin d’attirer et de fidéliser leurs talents. Est-ce vraiment un levier distinctif en termes de marque employeur ? « Aujourd’hui, il est très mal vu et vécu d’imposer ou de refuser des congés payés à ses collaborateurs… Même quand l’activité nécessite une organisation optimisée et que le refus est justifié », insiste Florence Marty, ancienne DRH et co-auteure d’un livre sur la marque employeur, Entreprises : 7 leviers pour renforcer votre pouvoir d’attraction. Les raisons invoquées ? Liberté, opportunité de voyage de dernière minute, contraintes familiales… « Les employeurs qui ne jouent pas le jeu de la flexibilité s’exposent à un désengagement qui peut se traduire par des départs précipités ».

Pour expliquer ce phénomène, la théorie des deux facteurs de Frederick Herzberg (HBR, 68), psychologue américain dans les années 50 et professeur de management, est éclairante. Il distingue deux sortes de besoins : ceux qui sont propres à tous les êtres vivants (facteurs d’hygiène) et ceux qui sont particuliers à l’homme (facteurs internes). Les facteurs d’hygiène ne sont pas de véritables sources de motivation, mais simplement de satisfaction. Les besoins d’hygiène, dès qu’ils sont pourvus, réduisent l’insatisfaction et ne sont plus motivants. Par contre, la non satisfaction de ces besoins peut être source de mécontentement et donc de démotivation. Les congés en font partie : gérés ou trop contraignants, ils influencent fortement l’insatisfaction et le mécontentement des salarié·es. Alors, flexibilité, certes… mais qu’est-ce que cela signifie et dans quelle proportion ? Faut-il basculer vers une politique de congés illimités comme certaines start-up ? « La première chose en matière de congés est de faire de son mieux pour arranger ses collaborateurs. Puis, de le faire savoir au travers d’une politique claire avec des critères partagés auprès de tous, mais ajustables au cas par cas. En effet, un refus de congés pour un motif discriminant aura davantage de conséquences, notamment légales », rappelle Florence Marty.

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Flexibilité raisonnée des congés : la co-organisation, clé d’une gestion optimale ?

Et si la solution résidait dans une approche assurant bon sens, communication et co-organisation ? C’est ce qu’a mis en place Projective, une agence innovante qui accompagne la transformation spatiale, organisationnelle et digitale des entreprises. Concrètement ? La flexibilité se traduit d’abord par la possibilité de prendre ses congés au fil de l’eau : un·e salarié·e n’a pas à attendre la fin de l’année 1 pour les prendre. Ensuite, l’entreprise n’impose pas la prise d’un certain nombre de jours durant l’été (au-delà du légal). « On n’impose pas la fermeture du “connecteur”, notre bureau, durant l’été ou les ponts. Si les personnes préfèrent travailler, même à distance, car elles souhaitent provisionner des jours, il n’y a pas de souci », explique Bénédicte Ronzon, associée du collectif.

Cette flexibilité est rendue possible grâce au principe de co-organisation entre salarié·es. Une politique en phase avec leur culture interne : « Notre fonctionnement repose sur l’autonomie et la responsabilité de chacun : les collaborateurs sont tous responsabilisés, ils co-organisent l’ensemble des aspects d’un projet. Et la gestion des congés en fait partie », explique Bénédicte Ronzon. Néanmoins, pour aider à insuffler une entente et de l’écoute sur le sujet des congés, notamment durant la période estivale, Projective anticipe et donne un premier cadre grâce à un planning rendu global et une communication explicite :

  • Dès les premières demandes de congés, souvent vers le mois de février, l’équipe dirigeante et RH envoie un email à l’ensemble des salarié·es pour disposer d’une vision globale des congés par équipe et par projet. « Les personnes ont 15 jours pour me faire part de leurs choix et préférences pour l’été. Cette anticipation permet de satisfaire ceux qui anticipent très en avance, le plus souvent par contrainte (école, crèche, réservations…) et ceux qui sont plus flexibles ».

  • Pour ce faire, les équipes projets échangent entre elles pour éviter les creux d’activités et organisent ainsi les back-up. L’objectif ? Suivre une courbe d’absences cohérente, notamment sur les projets d’envergure qui exigent un passage de relais impeccable sur les dossiers en cours.

  • « Grâce à cette vision d’ensemble, nous pouvons à la fois anticiper les impératifs de chacun et les contraintes inhérentes aux projets ». Cette clé de lecture exclut de fait la dangereuse politique du « premier arrivé, premier servi ». Et en cas d’absences trop concentrées sur une période, les personnes s’auto-gèrent en prenant en compte les contraintes de leurs collègues, celles des projets ainsi que leurs propres impératifs. « Chez nous, il existe une cohérence d’équipe et de l’entraide. Nous n’avons pas besoin de processus trop rigides car les équipes réfléchissent ensemble à la meilleure configuration pour le collectif », souligne Bénédicte Ronzon.

  • Et si des salarié·es ne peuvent pas du tout déplacer leurs dates ou veulent partir à des moments pas forcément propices ? « Rien n’est figé. On entre dans du cas par cas. Et pour que cela se passe bien, cela exige de la préparation avec les équipes opérationnelles et une transparence sur les critères de sélection. À savoir, une personne qui est prioritaire une année, ne le sera plus l’année d’après. » Cette démarche fait écho à ce que défend Florence Marty en termes de politique de congés payés : « Avoir des valeurs, mettre en place des grands principes de prise de décision et ensuite, se demander comment répondre à chaque situation particulière ».

Congés payés en milieu contraint : comment insuffler un brin de flexibilité ?

La flexibilité est souvent l’apanage des activités tertiaires. Qu’en est-il des usines, du commerce de détail ou des hôpitaux ? Florence Marty, ancienne DRH dans le retail, transmet un exemple de rétroplanning qu’elle a utilisé dans plusieurs structures :

  1. Première semaine de janvier : lancement du sujet auprès des managers. « Je leur demandais d’établir le planning par service et par semaine, du nombre de personnes dont ils avaient besoin pour l’été. Ils devaient aussi exprimer un premier besoin de recrutement pour la période, ce qui me permettait de faire un budget prévisionnel ».
  2. Dernière semaine de janvier : les managers communiquent les plannings validés aux équipes. Ensuite, tous les collaborateur·rices doivent formuler leurs vœux de CP d’ici à la mi-février.
  3. Début février, les équipes RH étudient les retours et envisagent des solutions adaptées à tou·tes : changement de secteur, changement de jour de repos pour le travail le samedi…
  4. Fin février : stabilisation des plannings et affichage des congés de toutes les équipes.

« La première année, la procédure était compliquée à mettre en place. Mais une fois le modèle testé, cela assure de la tranquillité d’esprit pour tout le monde : une marge de manœuvre existe et se joue très en amont pour éviter les frictions », souligne Florence. Et de conclure par cette injonction positive : « Le secret dans les environnements très contraints ? L’anticipation ».

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Article édité par Ariane Picoche, photo : Thomas Decamps pour WTTJ

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