CIFACOM est une école d'enseignement supérieur technique privé, qui fait partie d'un campus accueillant un peu plus de 900 étudiants passionnés par l'image, les arts, la culture. Notre mission, les aider à développer leur créativité et leur donner les compétences nécessaires à la pratique de leur futur métier ! L'école existe depuis 17 ans, elle accueille un peu plus de 450 étudiants par an. Il y a deux départements le premier en audiovisuel et le second en graphisme. Une partie de ces formations se réalisent en alternance dans le cadre de contrats d'apprentissage ou de professionnalisation. Nous recherchons un Directeur Adjoint en charge de la scolarité H/F.

En tant que Directeur adjoint, vous serez responsable de l'ensemble de la scolarité, de l'accueil et de l'assistanat administratif et pédagogique. Vous veillerez au déploiement humain et logistique de l'organisation de la scolarité, pour l'ensemble des étudiants et des intervenants, d'un point de vue administratif. Vous travaillerez en synergie et en appui administratif des différents services (direction de l'établissement, commercial, pédagogie et services supports centraux) tout en étant garant des données et documents provenant de l'établissement et de leur bonne transmission aux services et étudiants concernés. Vous jouez un rôle essentiel dans l'organisation administrative pédagogique et le suivi des cours, dans l'expérience étudiante et la réputation de l'école. Vous veillez à la mise en place de la culture Happy Student Maker et assurez l'interface entre la scolarité et la Direction, les étudiants et les parents.

Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes :

1. COORDINATION DES ACTIVITES DE LA SCOLARITE ET DE LA VIE ETUDIANTE

• Coordonner l'ensemble des événements de la scolarité (rentrées, examens, jurys, comités et réunions pédagogiques, sessions de rattrapages, certifications, conseils de classe, etc.) ;

• Assurer et coordonner la gestion administrative et le suivi des étudiants (sécurité sociale, cartes, cotisations étudiants, assistance aux réunions de parents d'élèves, séminaires, BDE…etc.) et des intervenants (notamment gestion des absences et des feuilles de présence

• Assurer et coordonner la gestion administrative et le suivi des intervenants et du corps professoral (notamment gestion des feuilles de présence et des absences) ;

• Anticiper et gérer le calendrier annuel de la scolarité en accompagnement du directeur ;

• Elaborer et optimiser les emplois du temps et l'occupation des salles en utilisant l'outil de planification ;

• Organiser la remise des diplômes ;

• Etre l'interface des étudiants ou des intervenants avec les cellules psychologiques ;

• Développer des services pour les étudiants.

2. COORDINATION DE L'ORGANISATION HUMAINE ET LOGISTIQUE DES ETUDES

• Coordonner la gestion des feuilles de présence des étudiants et des enseignants et les transmettre à la comptabilité ;

• Être l'interlocuteur privilégié des collaborateurs de l'établissement pour toutes les questions relatives à la vie du contrat de travail ;

• Etre l'interface entre la direction de l'établissement et les collaborateurs ;

• Etre l'interface des responsables RH du pôle et/ou de la Direction des ressources humaines pour la remontée de l'ensemble des informations administratives et demandes RH des collaborateurs de l'école (salariés administratifs et enseignants) et transmettre mensuellement les éléments variables de paie (EVP) à la paie ;

• Assurer l'office management de l'école (achats de fournitures, gestion des événements, support général aux différents services, etc.).

3. MANAGER LES EQUIPES ADMINISTRATIVES, NOTAMMENT ACCUEIL ET ASSISTANT(E)(S) PEDAGOGIQUES

• Piloter les équipes concernées, réaliser des reportings réguliers avec elles et coordonner leurs activités avec, le cas échéant, les services de rattachement opérationnel ;

• Réaliser les entretiens annuels et tout suivi RH.

4. DIRECTION ADJOINTE

• Piloter le budget et la performance de l'école en collaboration avec la direction

• Faire respecter les normes d'hygiène et de sécurité dans son école

• Organiser la vie dans l'école, s'assurer du bien être des étudiants en collaboration avec la direction

• Faire rayonner la marque de son école

Profil recherché

Bac+3 minimum, avec un expérience en école.

Compétences :

• Maîtrise ou connaissance de logiciels de gestion de la planification

• Maîtrise des processus budgétaires

• Maitrise de l'outil bureautique : Word et Excel notamment

• Connaissance du secteur de l'enseignement supérieur et de l'alternance

• Connaissance des bases de la législation du travail

• Gestion des priorités et adaptation à des variations du rythme de travail

• Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse

• Capacité à s'approprier de nouveaux contenus et techniques

• Savoir faire preuve d'adaptation face aux différents publics et aux diverses situations

• Capacité à respecter des processus méthodologiques rigoureux et à se conformer à des procédures administratives

• Capacité à tenir des objectifs quantitatifs et qualitatifs

• Compétences managériales (encadrement d'équipes)

Qualités :

• Excellentes qualités humaines et relationnelles, esprit d'équipe

• Sens aigu de l'organisation et de la planification, proactivité et réactivité

• Rigueur et autonomie dans l'exécution des tâches

• Sens du service et des responsabilités

• Leadership

• Excellente communication écrite et orale

• Resistance à la pression

• Savoir être force de proposition

• Forte capacité d'écoute

• Adaptabilité pour gérer les imprévus

• Diplomatie et fermeté

• Discrétion

Caractéristiques du poste

• Salaire en fonction du profil et de l'expérience

• Horaires : 37,5 heures/semaine, sur une plage horaire : 9h - 19h

• Participation aux différents événements de l'école en appui des équipes des différents services / travail exceptionnel certains soirs (portes ouvertes) ou en week-ends

• Adresse : 20 Rue de Bellevue, 75019 Paris

Profil recherché

Bac+3 minimum, avec un expérience en école.

Compétences :

• Maîtrise ou connaissance de logiciels de gestion de la planification

• Maîtrise des processus budgétaires

• Maitrise de l'outil bureautique : Word et Excel notamment

• Connaissance du secteur de l'enseignement supérieur et de l'alternance

• Connaissance des bases de la législation du travail

• Gestion des priorités et adaptation à des variations du rythme de travail

• Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse

• Capacité à s'approprier de nouveaux contenus et techniques

• Savoir faire preuve d'adaptation face aux différents publics et aux diverses situations

• Capacité à respecter des processus méthodologiques rigoureux et à se conformer à des procédures administratives

• Capacité à tenir des objectifs quantitatifs et qualitatifs

• Compétences managériales (encadrement d'équipes)

Qualités :

• Excellentes qualités humaines et relationnelles, esprit d'équipe

• Sens aigu de l'organisation et de la planification, proactivité et réactivité

• Rigueur et autonomie dans l'exécution des tâches

• Sens du service et des responsabilités

• Leadership

• Excellente communication écrite et orale

• Resistance à la pression

• Savoir être force de proposition

• Forte capacité d'écoute

• Adaptabilité pour gérer les imprévus

• Diplomatie et fermeté

• Discrétion

Caractéristiques du poste

• Salaire en fonction du profil et de l'expérience

• Horaires : 37,5 heures/semaine, sur une plage horaire : 9h - 19h

• Participation aux différents événements de l'école en appui des équipes des différents services / travail exceptionnel certains soirs (portes ouvertes) ou en week-ends

• Adresse : 20 Rue de Bellevue, 75019 Paris