Le siège de la Fondation Falret recherche pour renforcer son équipe un.e Assistant(e) de Direction. Au sein de la Direction Générale composée, de 5 directeurs et de la Directrice Générale vous assurerez les fonctions suivantes:

Organisation de la Direction Générale :

Assister la Directrice Générale dans la mise en œuvre des orientations et des objectifs de la Fondation.

- Préparer, contrôler et suivre les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant : constitution de dossier, vérification de chaque pièce, signature de chaque document, rédaction de document, organisation de la mise à disposition des dossiers, répertorier les dossiers

- Créer/rédiger de la documentation, des rapports, des supports de communication, des notes diverses, des présentations : pour les réunions, pour les instances, pour les Conseils d’administration, pour les CODIR…).

- Réaliser l’interface avec des interlocuteurs de haut niveau et les administrateurs de la Fondation Reconnue d’Utilité Publique.

- Préparer et organiser la gestion administrative et logistique de réunions, de réception, de formations et d’évènements. Etre capable d’identifier les ressources nécessaires, de planifier et rythmer l’exécution des actions et d’en suivre la mise en œuvre (recherche et réservation : de lieux, de prestataires, d’intervenants, de partenaires…).

- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus : être capable d’analyser l’environnement et de comprendre le contexte.

- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

- Optimiser et faciliter les actions du siège à l’interne comme à l’externe.

- Suivre et conduire des projet transverses/initiatives.

Gestion et administration :

- Accueillir physiquement les rendez-vous.

- Réceptionner et filtrer les appels.

- Réceptionner trier et ventiler le courrier entrant.

- Etablir un lien de qualité avec tous les interlocuteurs du siège (DAF, RH, RSI) que vous assistez régulièrement en fonction des besoins.

- Gestion de planning : prise de rdv, réservation de salle, devis prestataires.

- Rédiger, mettre en signature, copier enregistrer et expédier les courriers sortants.

- Gérer, actualiser et organiser la documentation professionnelle et règlementaire.

- Réaliser et mettre en forme des éléments de suivi à travers des tableaux de bord, indicateurs, reporting ou autres outils appropriés.

- Réaliser, gérer et suivre les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

-Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat.

- Gérer les notes de frais.

- Suivre les devis, commandes et budgets

Communication :

- Créer et rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, mailings, présentations…).

- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe : documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant.

- Organiser les informations mises à disposition par importance afin de sélectionner les actions prioritaires.

Formation : BAC à BAC +2 (BAC Pro, BTS Assistant de Direction, DUT…)

Expérience : Une expérience professionnelle au sein d’une structure sociale ou médico-sociale, d’une fédération du secteur ou d’une Autorité de tarification et de contrôle (ARS ou Conseil Départemental) serait appréciée.

Aptitudes professionnelles :

Vous avez une bonne connaissance du médico-social et des politiques publiques (notamment en matière, santé, logement, handicap…).

Polyvalent, vous passez aisément d’un sujet à un autre sans vous disperser et vous savez prendre de la hauteur sur vos sujets pour en obtenir une vision globale.

Vous êtes innovant, réactive, organisé, dynamique, autonome, rigoureux, investi et vous avez le sens des responsabilités.

Vous faites preuve d’anticipation et êtes capable de hiérarchiser les priorités.

Vous avez un sens du service et une discrétion absolue.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique.

Vous avez de réelles prédispositions rédactionnelles, des capacités de compréhension, d’analyse et de synthèse.

Vous êtes reconnu pour votre sens de l’écoute, du dialogue et de la collaboration en équipe.

CDI à temps plein

Statut : Cadre

Rémunération : A partir de 30 K€ puis selon expérience en application de la convention collective CNN51

Poste à pourvoir : Dès que possible

Lieu : Pantin

128 Avenue Jean Jaurès - Accès métro et RER

Entretien avec un Chargé des Ressources Humaines

Entretien avec la Directrice Générale de la Fondation Falret