ATS : comment choisir le bon ?

C’est désormais un adage bien connu : marque employeur et marketing font bon ménage ! L’ATS (pour Applicant Tracking System) est ainsi un peu le CRM (Customer Relationship Management) des RH (on n’est pas bien, là, entre acronymes ?). En bref, un logiciel quasi miracle pour sourcer, qualifier et suivre les candidat·e·s tout au long des campagnes de recrutement. Objectif ? Avoir une vision plus transversale et actionnable du vivier de postulant·e·s et gagner en qualité et performance de recrutement. Voici nos conseils pour bien choisir son ATS.

L’ATS : 4 fonctions clés pour accélérer les process RH

Principale promesse de tous ces progiciels : la performance. Revenons sur 4 bénéfices clés pour les équipes RH de tout ATS digne de ce nom.

Centraliser

Boite mails, agenda, feedbacks, actions à mettre en œuvre, CVthèque ou encore échanges avec l’opérationnel… Tout est regroupé dans un logiciel unique - de la publication de l’offre à la gestion des profils.
Une réponse parfaite aux pics d’activité, notamment lors de campagnes de recrutement. Le nombre de candidatures pouvant vite monter en flèche (15% des entreprises déclarent d’ailleurs recevoir plus de 50 CV en moyenne), l’ATS permet de garder la tête froide. D’où le fait que la démocratisation de ces progiciels a d’abord commencé par les entreprises de plus de 5000 salarié·e·s : elles étaient 68% à les utiliser en 2018 selon l’APEC.

Automatiser

Entendons-nous bien, l’idée n’est pas de se substituer au travail des recruteurs et recruteuses. Simplement d’en améliorer les performances, avec un logiciel “assistant” qui automatise les tâches répétitives et permet de se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée.

D’autant que la data ainsi récoltée (profils, compétences, parcours, études, recommandations…) participe à améliorer l’expérience candidat. Ainsi, le nombre de professionnel·le·s RH justifiant de compétences en analyse de données a explosé ces 5 dernières années : +242% selon LinkedIn.

Collaborer

Avec une interface unique, l’ATS encourage et simplifie les échanges entre services. Les équipes opérationnelles peuvent en effet communiquer plus facilement, sans risque de perte d’information, leurs besoins et retours. Oubliées les interactions fastidieuses et peu constructives, les décisions se font plus rapidement et surtout, le recrutement prend une place plus centrale dans la vie de l’entreprise.

Se conformer

Les exigences RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) concernent aussi les RH. Beaucoup d’informations sont en effet sensibles. L’ATS les sécurise de façon automatique et organisée pour plus de réactivité en cas de demande de rectification ou de suppression. Un enjeu toujours d’actualité lorsqu’on sait que seules 33% des entreprises en France ont digitalisé leur registre des traitements avec un logiciel en 2020 selon Data Legal Drive.

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L’ATS au cœur des enjeux de la marque employeur

Vous l’aurez compris, l’ATS promet d’accélérer les process. Un enjeu opérationnel de taille qui ne doit pas pour autant omettre d’intégrer des questions plus stratégiques en entreprise.

Et si, au-delà du gain de temps, l’ATS était aussi et surtout un investissement pour travailler sa marque employeur et répondre aux nouveaux enjeux de communication ?

Choisir un ATS pour offrir une expérience candidat mémorable

Les candidat·e·s sont exigeant·e·s. Habitué·e·s à vivre une expérience fluide, personnalisée et efficace dans leur vie personnelle, pourquoi cela serait-il différent dans la vie professionnelle ? C’est ici un avantage clé de l’ATS : il va en effet fluidifier l’expérience et adresser les nouveaux standards.
En proposant des sites de recrutement ergonomiques et profilés, notamment selon la géographie ou le type d’emploi ; en optimisant les échanges et les process de recrutement avec une réactivité accrue des recruteurs ; en apportant plus de conseil et d’accompagnement pour par exemple orienter les profils vers des métiers moins connus où vos besoins peuvent être importants.

Mieux cerner votre stratégie et vos besoins

Au-delà d’améliorer les process, l’ATS apporte un éclairage nouveau sur votre marque employeur. En effet, vous voilà en mesure de suivre les performances de vos campagnes de recrutement et d’identifier par exemple les points bloquants dans l’expérience candidat. Une fois le dashboard bien configuré, les datas prennent tout leur sens et font ressortir vos besoins, vos axes d’amélioration. Vous allez ainsi pouvoir optimiser vos coûts et surtout, définir une feuille de route claire pour votre stratégie employeur en investissant là où il faut.

Pour être une marque employeur du terrain

Nous l’avons abordé plus haut : l’ATS est un bon outil de collaboration entre les équipes. Il est donc d’autant plus judicieux de le choisir et le mettre en place lorsque l’entreprise a des besoins très techniques en termes de recrutement. Avec une plateforme unique de communication, le terrain peut faire remonter ses besoins, poser ses attentes en termes de profils, évaluer les candidat·e·s, commenter un entretien ou une mise en situation professionnelle. Les équipes RH sont plus précises, interrogent facilement la base existante et gagnent en accompagnement. Bref, un vrai cercle vertueux, pour tous et toutes.

Pour se concentrer sur l’humain

L’humain et l’empathie sont les maîtres mots des années à venir. Souvenez-vous, il y a un an, 200 PDG américains se sont engagés à investir autant dans les intérêts des employé·e·s que ceux des actionnaires.
Un progiciel comme l’ATS est une partie de la réponse. Il permet en effet aux équipes RH de se concentrer sur cette dimension humaine sans être plombées par des tâches répétitives et chronophages. Plus de conseil, de suivi, d’historique pour faire patienter et accompagner les candidat·e·s mais aussi les salarié·e·s, en capitalisant aussi bien sur des talents externes que internes.

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ATS : quel processus mettre en place pour faire le bon choix ?

L’offre s’est démultipliée ces dernières années. En effet, face à la digitalisation des méthodes de recrutement, beaucoup d’acteurs se sont lancés et ont rejoint les solutions historiques. Voici quelques conseils méthodiques pour faire le bon choix.

Bien cerner vos besoins

Inutile de vous équiper avec des technologies à la pointe si vos besoins en recrutement sont limités. A l’inverse, si vous avez une politique RH très riche, étendue, avec des fonctions terrain très dynamiques et pointues en termes de recrutement, il vous faudra un logiciel adapté. Autrement dit, il s’agit dans un premier temps de faire le point pour identifier vos modes de fonctionnement et vos difficultés organisationnelles et managériales. On oublie donc les offres toutes plus révolutionnaires les unes que les autres, on cherche plutôt l’adaptabilité, le sur-mesure et surtout le conseil.

Identifier les capacités de vos équipes RH

Pour être adopté, un bon ATS doit savoir se faire discret ! La gestion et l’administration du logiciel doivent être intuitives et fluides. Prenez alors le temps d’identifier la capacité d’adaptation de vos équipes RH et managériales : Sont-elles plutôt débrouillardes ? Ont-elles horreur des chiffres ? Quelle perception ont-elles du changement ? Connaissent-elles déjà des outils ou logiciels ? Quels retours en font-elles ? Sont-elles à l’aise avec d’autres solutions digitales ?

Un accompagnement pour plus d’autonomie

Objectif : faire en sorte que les équipes opérationnelles comme RH deviennent autonomes. Privilégiez-donc les prestataires qui offrent un accompagnement, une formation en début de collaboration. Pour permettre ensuite une bonne autonomie, notamment dans la mise à jour du logiciel ou le suivi. Le but est encore une fois d’automatiser les tâches qui peuvent l’être : il ne s’agit donc pas de passer plus de temps à débugger, revenir en arrière, demander des autorisations etc.

Une analyse fine et apprenante

Face à la généralisation des ATS, les candidat·e·s ont su s’adapter. Mots clés dans les CV et lettres de motivation, renvoi vers ses propres réseaux sociaux professionnels… toutes les techniques sont bonnes pour émerger face à ces “machines”. Ce sourcing doit pour autant rester qualitatif et nous encourageons recruteurs et recruteuses à garder la main sur la sélection pour laisser une chance à des profils moins formatés, qui peuvent s’avérer moteurs dans une entreprise.
Le principe d’une “machine apprenante” est en cela un concept intéressant : le logiciel prend en compte le travail humain, pour améliorer sans cesse sa sélection, sa classification. Et prendre la place d’un vrai assistant, capable de s’adapter aux retours du recruteur (et non l’inverse).

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Quelles sont les fonctionnalités phares d’un bon ATS ?

Après avoir bien analysé votre situation, vous voilà à un niveau plus pratique : que regarder en termes de fonctionnalités ? Comment distinguer l’indispensable de l’optionnel en fonction de votre propre contexte ?

La multidiffusion automatique des offres d’emploi

Puisque la question est avant tout le gain de temps, la première des choses est de pouvoir diffuser vos offres d’emploi de façon automatisée, sur tous les sites identifiés en amont. Vos équipes pourront ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée au lieu de passer des heures à dupliquer les contenus.

Un espace candidature centralisé

Vous devez pouvoir renvoyer simplement et rapidement tous vos candidats vers un espace candidature. Les fonctionnalités peuvent être plutôt simples dans un premier temps : téléchargement de son CV, d’une lettre de motivation, possibilité pour le candidat de renvoyer vers ses réseaux sociaux professionnels. Vous pourrez alors, par la suite, ajouter de nouvelles possibilités comme le suivi de sa candidature, l’agenda, les offres d’emploi similaires… avec même un site carrière entièrement piloté par l’ATS.

Un espace gestion des candidatures

Cet espace doit permettre aux recruteurs et recruteuses mais aussi aux managers d’annoter et de suivre les candidatures dans une logique de collaboration. Au-delà des commentaires, il peut s’avérer très vite indispensable de pouvoir définir des tâches ou des événements (entretiens, études de cas, rencontre, envoi de messages) pour suivre les candidats tout au long du parcours recrutement.

Pensez ergonomie et simplicité d’usage

Plus le logiciel sera techniquement accessible, mieux les équipes adhéreront. Privilégiez-donc des logiciels dont l’ergonomie est facile d’accès. Certaines solutions reprennent des fonctionnalités familières et visuelles pour favoriser l’adoption de l’ATS auprès de tous et toutes. A ce sujet, le logiciel doit être accessible à tous vos salarié·e·s : vous pouvez même mettre en place une politique de cooptation, où chacun·e est encouragé·e à soumettre des profils en ligne.

Système de tags et d’annotations centralisé

Vous identifiez du potentiel chez un·e candidat·e mais aucun poste n’est ouvert actuellement ? Votre ATS doit vous permettre de taguer les profils pour pouvoir y revenir facilement plus tard. Certes, ce principe peut être fait via un fichier excel mais avec un ATS, vous serez plus précis·e et continu·e. La recherche par mots clés nous semble donc indispensable pour utiliser tout le potentiel d’un ATS.

Messagerie automatisée

Encore trop peu d’entreprises prennent le temps de répondre aux candidatures. Avec un ATS, cette tâche ne sera plus si chronophage et pourra renforcer votre image de marque employeur. Avec la messagerie automatisée, vous pouvez en effet formater des réponses à envoyer automatiquement en fonction des étapes : bonne réception de la candidature, mise en attente, refus, process et sélection en cours etc.

Et bien sûr, n’oublions pas les très nombreuses fonctionnalités secondaires qui peuvent se révéler indispensables en fonction de vos besoins et enjeux. Analyse des performances de recrutement, mise en place et correction automatiques de tests techniques ou d’études de cas, fonctions rappel, mise en place de workshop pour améliorer les solutions… Pour ne citer qu’elles.

Vous l’aurez compris, l’agitation autour des ATS est à l’image de la digitalisation dans le monde RH : beaucoup de promesses d’innovations, de ruptures… mais l’enjeu est surtout d’avoir une analyse pragmatique de ses besoins pour identifier la bonne solution et bien choisir. Pour gagner en efficacité et se recentrer sur les tâches qui comptent, l’humain tout simplement.