Missions et activités principales

Missions :

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction - Gestionnaire des achats externes pour assister au quotidien les équipes et la Directrice Générale Déléguée.

Vos principales missions seront les suivantes :

En charge du process des achats externes, vous interviendrez sur :

• La gestion des achats :
• Prestataires externes (Etablissement des contrats ; Suivi / relance signature).
• Gestion des intérimaires (Suivi des contrats / signature ; Enregistrement des intérimaires ; Saisie et vérification des heures)
• La gestion des factures externes :
• Première vérification (externes / intérimaires),
• Aiguillage sur la plateforme dédiée,
• Relance / validation.

Vous serez le support de la contrôleuse de Gestion setec bâtiment dans l’utilisation de l’outil de gestion financière (ouverture de numéro d’affaires...).

Assistante au pôle direction, vous interviendrez sur :

• La gestion de la flotte automobile (8 véhicules : Devis / Commandes / Restitutions ; Centralisation dans les outils = Car Fleet et Mooncard ; Dénonciations contraventions),
• L’organisation des événements internes et communication interne,
• Gestion des agendas et organisation des déplacements professionnels de la Directrice Générale Déléguée,
• Gestion de l’archivage en binôme avec la Responsable Qualité
• Rédaction de divers courriers (relances impayés…)

Le poste est situé à Paris dans le 12ème arrondissement.

Profil

Organisé(e), rigoureux(-se) et autonome, vous justifiez d’une expérience réussie sur un poste similaire.

Dynamique et proactif(-ve), vous savez prioriser vos tâches et travailler en toute confidentialité. Vous appréciez la polyvalence des missions.

Vous avez le sens du service et vous savez vous adapter à votre environnement.

Une excellente maîtrise des outils bureautiques est nécessaire pour la prise de poste (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Vous faîtes preuve d’aisance relationnelle aussi bien que rédactionnelle (orthographe, grammaire, ...).