Poste et missions

La Direction Environnement et Achats de la Palatine recherche un.e Office Manager H/F au sein du Département Environnement de Travail. Ce poste est à pourvoir en CDI et il est basé au siège administratif à Val de Fontenay (94 - sortie immédiate RER A ou E). Déplacements ponctuels à prévoir.

Au sein d'une équipe spécialisée d'une dizaine de personnes, en lien étroit avec toutes les directions de la banque, vos missions principales sont les suivantes :

• Gestion des contrats et de la facturation : assurer le suivi complet des contrats de la direction, de leur élaboration jusqu'à la vérification des factures, en garantissant la conformité avec les termes contractuels ; collaborer avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes liés aux contrats et assurer un service de qualité ;
• Gestion de la flotte automobile : superviser l'attribution et l'entretien des véhicules de l'entreprise, en s'assurant de leur bon fonctionnement et en analysant les coûts associés ;
• Externalisation du courrier : coordonner les services d'externalisation liés au courrier, tout en optimisant les coûts et en garantissant la qualité des prestations ;
• Gestion des archives : coordonner les services d'externalisation liés au système d'archivage pour assurer la conservation et la récupération rapide des documents, en respectant les réglementations en vigueur ;
• Suivi des déplacements et remboursements : traiter les demandes de remboursement des frais professionnels et les déplacements dans le respect des politiques de l'entreprise ;
• Traitement des demandes via l'outil de ticketing (SUN) : assurer un traitement rapide et efficace et garantir la satisfaction des employés ;
• Mise en oeuvre et suivi des projets Groupe.

Ce que nous allons aimer chez vous : votre agilité, votre autonomie, vos excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.

Ce que nous recherchons chez vous : une expérience d'au moins 5 ans dans le domaine des moyens/services généraux.

Vous avez une bonne connaissance des outils de gestion administrative et de suivi budgétaire.

Vous possédez un sens du détail et de la rigueur dans le traitement des documents et des factures.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de la communication et votre aptitude à collaborer avec différents départements et fournisseurs.