« World Café », un outil puissant d’intelligence collective

World Café. Le nom ressemble à celui de ces brasseries typiques qu’on trouve en face des gares parisiennes ou au pied de la Tour Eiffel. Pourtant, l’origine de ce concept nous vient de Californie et ses créateurs, Juanita Brown et David Isaacs, n’ont jamais eu l’intention d’en faire un débit de boissons. Le World Café, c’est une réunion qui prend la forme de plusieurs cercles de discussion en simultané, puisant dans les vertus du dialogue et de l’intelligence collective pour faire émerger des idées nouvelles. Vincent Drouot, formateur en méthodes innovantes, nous fait découvrir les nombreux bénéfices de cet outil managérial.

C’est quoi, un World Café ?

Le World Café est un atelier d’animation qui fait surgir des solutions créatives à partir d’une ou plusieurs questions données, en stimulant l’échange d’idées et l’intelligence collective. « Il existe plus de 50 méthodes d’intelligence collective. L’avantage du World Café, c’est qu’il vient structurer la manière dont on réfléchit ensemble. Ça évite de partir dans tous les sens et de dériver de la question originale », nous dit Vincent Drouot, qui aide les entreprises à utiliser cette méthode depuis plus de 15 ans.

Le principe est simple : on crée une ambiance conviviale, semblable à celle d’un bistrot, en disposant plusieurs tables autour desquels de petits groupes (4-5 personnes) discutent d’un sujet pendant un temps limité, avant de changer de table et de mélanger les groupes. Et ainsi de suite jusqu’au dernier round. « C’est un processus créatif, dont le but est de faire émerger des choses. En déplaçant les participants, on évite le blocage de ce processus créatif », estime Vincent.

Une session World Café a une durée généralement comprise entre 90 minutes et 2 h 30. Lorsqu’elle se termine, les « hôtes » assignés à chaque table font un débrief et présentent leurs conclusions. Pour être pertinent, le World Café doit réunir au moins 10-15 personnes, sans qu’il y ait de limite au nombre maximal de participants. Vincent Drouot, lui, explique avoir réuni « des groupes allant jusqu’à 500 personnes ».

À la différence du brainstorming, qui permet à chacun de « balancer » des idées de manière volontairement désordonnée au cours d’une réunion, le World Café est une forme de dialogue plus structurée, qui fonctionne selon le principe de la « pollinisation ». Telles des abeilles, les participants butinent leurs idées ensemble, avant d’aller polliniser leur nectar intellectuel à la table suivante.

Ce melting-pot a de nombreux avantages :

• Résolution de problèmes : « On est face à une difficulté et on a besoin de faire jaillir de nouvelles idées », résume Vincent Drouot.
• Créer de l’innovation : « On cherche à trouver quelque chose de complètement nouveau, de disruptif, d’original ».
• Permettre à tous les participants d’acquérir une compréhension plus approfondie d’un sujet.
• Offrir des perspectives multiples et variées sur un même sujet.
• Ouvrir la voie à des solutions créatives.
• Renforcer les liens entre les équipes et aider les collaborateurs à mieux se connaître.

Si le World Café n’est pas uniquement réservé au monde professionnel, il constitue néanmoins un puissant outil managérial. En encourageant la réflexion et en exploitant la sagesse collective, le World Café constitue une méthode efficace pour améliorer la communication interne, favoriser la collaboration et dynamiser la créativité au sein d’une entreprise.

Quels sont les 7 principes du World Café ?

Le World Café repose sur une approche philosophique centrée autour de l’expérience conversationnelle et la pensée innovante. Pour que la méthode soit vraiment efficace, il est conseillé de suivre les 7 principes qui forment le terreau sur lequel poussent les graines du dialogue.

1 - Définissez le contexte

Avant de décider d’organiser un World Café, définissez clairement le but de cette démarche. Quel est votre objectif ? À quoi voulez-vous aboutir grâce à cette réunion ? Gardez ces éléments en tête pour donner le bon cap à votre World Café.

2 - Créez un environnement chaleureux

Beaucoup de chefs d’équipe débordés sont tentés de sauter cette étape, jugée superflue. Pourtant, elle est cruciale à la bonne réussite d’un World Café ! Faites appel à vos talents de décorateur pour essayer de reproduire l’ambiance d’un café-détente. Quelques détails peuvent faire la différence : des nappes pour recouvrir les tables, une plante ou des fleurs pour donner un peu de vie, une lumière tamisée, un assortiment de timbales à café dans leur coupelle, etc. Le but étant de mettre à l’aise vos collaborateurs afin qu’ils se sentent plus libres de parler et de les rendre ainsi plus créatifs.

3 - Explorez les bonnes questions

Pour créer une synergie de groupe, choisissez des sujets qui suscitent un réel intérêt chez vos collaborateurs. Comme le souligne la fondation World Café Community, « les questions puissantes qui “voyagent bien” permettent d’attirer l’énergie collective, la compréhension et l’action à mesure qu’elles se déplacent dans un système ». Vous pouvez choisir de vous concentrer sur une seule question ou d’explorer une série de sujets plus ou moins liés.

4 - Encouragez la participation de tous

Faites en sorte que tout le monde puisse apporter son point de vue lors des discussions, quel que soit le niveau d’expertise de chacun dans le sujet abordé. Ceux qui préfèrent garder le silence doivent aussi en avoir la possibilité. Dans un World Café, on vient comme on est !

5 - Dites oui à la différence

N’hésitez pas à réunir des personnalités que tout semble opposer. Ce sont les différences d’opinions et de perspectives qui font la richesse du World Café. En mélangeant ainsi les points de vue, on associe des couleurs d’idées aux nuances supposément incompatibles, mais qui peuvent faire émerger des teintes nouvelles aux richesses insoupçonnées.

6 - Valorisez l’écoute

La qualité d’écoute est déterminante pour le succès d’un World Café. En prêtant sérieusement attention aux thèmes, aux modèles et aux idées partagées par le groupe, les participants peuvent établir un lien avec l’ensemble et se « connecter » à l’enjeu global du sujet abordé.

7 - Partagez les découvertes collectives

À l’issue de la session World Café, les participants reviennent ensemble sur les discussions qui ont eu lieu. Cette dernière phase, souvent appelée la « récolte » (harvest), est l’occasion d’apporter une conclusion en « récoltant » les fruits de ces débats. C’est à cette ultime étape qu’on partage les idées, les perspectives et les réflexions qui ont émergé au cours des conversations aux différentes tables. Ce moment d’échange permet de consolider les informations, de mettre en évidence les thèmes récurrents et les idées clés, et de créer une compréhension commune parmi les participants.

Organiser un World Café : exemple en 5 étapes

Le World Café, c’est un concept qui n’a de valeur que si on l’expérimente. Mais comment organiser une session, concrètement ? Pour vous aider à mieux comprendre ce processus, nous avons retracé, étape par étape, la mise en place d’un World Café fictif, en nous mettant dans la peau d’une cheffe d’entreprise.

Alice possède une agence de communication et webdesign, et elle souhaite organiser un World Café avec les 25 salariés de son entreprise. Voici comment elle s’y prend.

Étape n°1 : le choix du sujet et de la question

Pour ce World Café, Alice a décidé de se pencher sur un sujet d’actualité : l’intelligence artificielle. Avec l’avancée des outils comme ChatGTP ou Midjourney, la dirigeante prévoit un impact important sur son secteur d’activité dans les années à venir. D’où la question qu’elle souhaite soumettre à ses collaborateurs : « Comment pouvons-nous tirer parti des nouvelles technologies d’intelligence artificielle pour rester compétitifs ? ». Ce sera la même question qui sera traitée pendant toute la durée du World Café, même s’il existe des variantes avec plusieurs questions (souvent centrées autour du même thème).

Étape n°2 : la préparation

Alice a décidé d’inviter l’ensemble de ses 25 salariés à participer au World Café. À défaut, il est aussi possible de ne convier que les personnes dont le point de vue sur la question peut être bénéfique. La dirigeante prépare alors 5 tables composées de 5 participants. À chaque table, elle désigne un « hôte » dont le rôle est de rester à sa place tout au long de la session et de noter un résumé de la discussion à chaque round.

Alice a pris le temps de créer un environnement accueillant (voir les « 7 principes du World Café » évoqués plus haut). Elle a reproduit l’ambiance d’un salon de thé en recouvrant les tables d’une nappe à motifs et en y posant un bouquet de fleurs. Elle a également préparé du café et des boissons fraîches pour tout le monde.

Et pour finir, elle a mis à disposition de chaque table plusieurs grandes feuilles de papier avec des marqueurs et des crayons de couleur.

Étape n°3 : l’intro et le démarrage des rondes

Une fois que les tables sont prêtes, il est temps de faire venir ses salariés et de leur présenter le déroulement du World Café. Rappelez-leur les règles mais aussi l’objectif de cette session collective.

Alice a décidé d’organiser 3 rounds - ou itérations - de 25, 20, puis 15 minutes. À savoir que plus il y a de rondes au cours d’un World Café, plus les participants ont la possibilité d’approfondir la question et de générer des commentaires et des idées substantielles sur le sujet.

Une fois que chaque hôte a été assigné à sa table, on peut démarrer ! On lance le chronomètre de la première ronde de 25 minutes. Chaque participant se présente brièvement, puis tout le monde engage la conversation : « Comment pouvons-nous tirer parti des nouvelles technologies d’intelligence artificielle pour rester compétitifs ? ». À l’aide des crayons, chacun peut dessiner ses idées, écrire une pensée, ou simplement s’exprimer à l’oral.

Étape n°4 : le changement de table

À l’issue de chaque round, tous les participants - à l’exception des hôtes - se lèvent et changent de table, en veillant à mélanger les groupes. Avant de démarrer la ronde de conversation suivante, l’hôte de chaque table fait au nouveau groupe un résumé des notes qu’il a prises lors de la ronde précédente.

Ce processus est à répéter à l’issue de chaque round, donc 3 fois dans le cas d’Alice. De cette manière, les idées ont le temps de se croiser, de polliniser et de s’enrichir mutuellement. Pendant ce temps, l’organisateur parcourt les tables et supervise la session, en intervenant seulement lorsque cela est nécessaire (par exemple : si l’hôte oublie de prendre des notes, si l’un des participants monopolise la parole, etc.).

Étape n°5 : la synthèse finale

Une fois que toutes les rondes sont terminées, demandez aux participants de retourner à leur table initiale. Pendant quelques minutes, laissez-les réfléchir en silence à toutes les informations qu’ils ont absorbées durant ce World Café.

Ensuite, chaque participant propose des idées et/ou des solutions qui répondent à la question initiale. Dans le cas d’Alice, qui cherche des solutions créatives pour exploiter le potentiel de l’IA, on pourrait imaginer des réponses du type « mettre en place un processus de formation interne aux outils d’IA », « automatiser certains processus créatifs », « créer des campagnes de prospection à moindre coût », etc.

Dès lors, chaque table regroupe ses idées clés pour aller les présenter sur un grand tableau blanc, si possible situé à la vue de tous. Encouragez les participants à donner un aspect visuel à leurs conclusions, à l’aide de couleurs, graphiques, mais aussi en variant la typographie, la taille et la forme des mots.

Pour finir, inspirez-vous de ce qui apparaît sur le tableau blanc pour faire émerger des tendances, des idées clés et des solutions à la question initiallement posée.

La boîte à idées pour lancer votre World Café

Vous cherchez de l’inspiration pour votre World Café ? Voici quelques idées de questions et thèmes que vous pourriez utiliser pour votre prochain atelier.

• Quelles sont les principales opportunités de croissance pour notre entreprise dans les prochaines années ?
• Comment pouvons-nous améliorer l’expérience client et renforcer leur fidélité envers notre marque ?
• Quelles innovations pourraient aider à optimiser nos processus internes et augmenter notre efficacité opérationnelle ?
• Comment pouvons-nous mieux intégrer la durabilité et la responsabilité sociale dans notre stratégie d’entreprise ?
• Quelles sont les meilleures approches pour attirer, développer et retenir les talents au sein de notre organisation ?
• Comment pourrions-nous diversifier notre gamme de produits / services pour répondre aux besoins changeants du marché ?
• Quelles sont les barrières actuelles à la collaboration interne et comment pouvons-nous les surmonter ?
• Quelles mesures pourraient renforcer notre positionnement concurrentiel et notre différenciation sur le marché ?
• Comment pouvons-nous adapter notre stratégie de marketing et de communication pour mieux atteindre notre public cible ?

Pour conclure, Vincent Drouot rappelle tout de même « qu’on ne peut pas faire que du World Café. Il donne plein d’idées mais il faut ensuite des méthodes d’organisation pour les mettre à profit». Pensez donc à vous nourrir des résultats de cette discussion collective pour améliorer la vie de votre entreprise.

Article édité par Ariane Picoche, photo : Thomas Decamps pour WTTJ