Onboarding: las 5 claves para empezar a distancia en tu nueva empresa

Onboarding: las claves para empezar a distancia en una empresa

El confinamiento provocado por la crisis del coronavirus se impuso de la noche a la mañana y empresas de todo el país se vieron afectadas, sin demasiado margen de maniobra. Entre las que se encontraban en mitad de nuevos procesos de selección y contratación, algunas han tenido que dejarlos paralizados, pero son muchas las que sí han podido seguir adelante, con la fecha de inicio de los nuevos trabajadores ya pactada. Si por norma general, integrarse en una nueva empresa, un proceso también conocido como ‘onboarding’, ya resulta complicado, incorporarse a un nuevo puesto y conocer a todo el equipo a distancia puede disparar las dudas y la incertidumbre sobre si se está logrando un aterrizaje correcto. Estas son algunas de las claves para que tu integración en el nuevo equipo vaya como la seda, a pesar de la distancia.

1. Mantén la mente abierta

Cualquier trabajador con cierta experiencia en procesos de selección sabe lo importante que es ser abierto ante un proceso así en condiciones normales. Por lo que, en un contexto de confinamiento y teletrabajo forzoso, la mejor forma de facilitar la incorporación al nuevo equipo es estar dispuesto a aprender y adaptarse.

Para Joan Llata, que entró a trabajar en el departamento de ventas de Localoo el pasado 1 de abril, tras aceptar la oferta justo antes de que se declarase el estado de alarma, la nueva situación trastocó todos sus planes, pero no le impidió adaptarse al nuevo escenario. “Al entrar en una nueva empresa de forma remota pueden surgir mil imprevistos, y no pasa nada, forma parte del día a día; tienes que ser abierto y asumir que hay cosas que pueden salir distintas a como las tenías planeadas”, asegura.

Al teletrabajar, se pierde la oportunidad de aprender observando a los demás compañeros, prestando atención a sus conversaciones o intercambios, o haciendo uso de la comunicación no verbal. “En mi caso, todas las formaciones han sido online, y aunque han estado muy bien, sigue faltando un poco esa conexión humana informal, comentarios de pasillo, etc. Sin eso, pierdes algo de información añadida, lo que nos obliga a poner cosas en común entre nosotros y a ser muy comunicativos”, explica Joan. Recuerda que si te “encierras” en tu propio encierro, valga la redundancia, la integración se complica.

2. Adopta una actitud positiva

Aunque esto puede sonar a cliché, lo cierto es que es muy fácil caer en cierto pesimismo cuando las circunstancias se alejan de nuestras expectativas, como es el caso de entrar a formar parte de un nuevo equipo y solo ser capaz de verles a todos las caras a través de la pantalla del portátil.

En un contexto así, enfocarse en los aspectos positivos ayuda a mantener la motivación por sacar el trabajo adelante y que nuestro onboarding sea satisfactorio para todas las partes. “Puede ser complicado, pero a mí me ayudó mucho focalizarme en lo muy bien que estaba organizado todo mi proceso. Diez días antes de empezar, yo ya tenía mi agenda totalmente detallada para las primeras dos semanas de trabajo, y la gente con la que me reunía cumplía al 200% el objetivo de las reuniones. Me he enfocado en eso y en la buena disposición que hay para que todo siga saliendo bien”, cuenta Joan.

De esa forma, es más fácil mantener la motivación incluso cuando hay imprevistos, como problemas técnicos con el WiFi o el ordenador, algo que puede ser especialmente crítico en las primeras jornadas en una nueva empresa, pero que no por ello deja de ser habitual.

3. Aprende de tus compañeros

El shadowing (o dicho de otra forma, convertirse temporalmente en la “sombra” de otro trabajador) es una práctica que consiste en la observación del trabajo de los más veteranos por parte de los recién llegados, con el fin de asimilar sus procesos y técnicas. Con una oficina en remoto, este ejercicio puede complicarse, pero no necesariamente anularse. Desirée Medina, Office & Fulfillment Manager en PayFit España, se ha encargado del onboarding de siete nuevos empleados en su empresa desde que empezó el confinamiento y el shadowing en remoto ha sido una de las medidas que ha utilizado para facilitar las incorporaciones.

Según explica esta responsable, en PayFit estructuran y planifican las sesiones de bienvenida para los recién llegados, con objetivos marcados claramente, un calendario, una documentación y fichas para completar a medida que se van superando diferentes fases. “También hacemos mucho acompañamiento y agendamos con ellos cafés virtuales, para quedar y establecer lazos”, comenta Desirée. Este son el tipo de oportunidades que puedes aprovechar para fijarte en qué están haciendo, y en cómo lo hacen, otros compañeros.

Tanto PayFit como otras empresas usan también la figura de los buddies o “colegas”: empleados que se asignan al recién llegado como personas de confianza a las que preguntar por los procesos, exponer dudas, etc.

Y en el caso de que tu empresa no tenga un sistema establecido, no sufras. Eso no significa que tus nuevos compañeros de trabajo estén menos dispuestos a echarte una mano para hacer que tu integración sea lo más fácil posible. No dudes en recurrir a ellos para resolver tus dudas. De la misma forma, prestar atención a sus procedimientos en canales de comunicación como pueden ser Slack o Microsoft Teams puede ser una buena idea para entender qué prácticas son más o menos habituales en los intercambios con el resto del equipo.

4. Descubre el vocabulario propio de la empresa

Es muy habitual que las empresas acaben manejando su propio vocabulario, tanto en la parte técnica como en expresiones algo más informales que acaban teniendo un significado relativamente importante a la hora de obtener feedback tras una entrega o conocer el estado de un proyecto.

Eso fue lo que Joan sintió en su aterrizaje desde casa. “Cada empresa tiene su propio vocabulario, no hay que tener miedo a preguntar mucho para ir entendiéndolo, y menos si estás en remoto. Si no entiendes algo, dilo directamente, es importante”. En su caso, expresiones como “yo ya llevo M+2 y un POI de 180” en Slack le sonaban a chino, y difícilmente habría entendido sin preguntar que se referían a las fases del proceso de ventas y a la cantidad de puntos de interés.

En un proceso de integración jamás deberías sentir vergüenza por preguntar algo que no sabes, pues corres el riesgo de acabar entorpeciendo el trabajo de los demás por no haber entendido las indicaciones. Si la lista del nuevo vocabulario que debes asimilar nuevo es larga, anótala y dale un repaso periódicamente. Desconocer el significado de ciertos términos siendo el nuevo no es un problema, pero quizás sí lo sea preguntar por lo mismo varias veces porque no has tenido la precaución de apuntarlo.

5. Busca formas de estrechar lazos más allá de lo laboral

Pocas cosas ayudan tanto a que un recién llegado se integre como uno más del equipo como los vínculos sociales que se van estableciendo. Durante las jornadas de trabajo presencial, estos vínculos se pueden ir produciendo de forma natural, en conversaciones de pasillo, pausas de café o unas cañas improvisadas al acabar el día.

Sin embargo, con todo el equipo en sus casas, estos vínculos pueden ser algo más difíciles de generar, pero no imposibles. Desirée explica que, antes de la crisis sanitaria, era algo que ya hacían en PayFit y que se sigue practicando de forma adaptada a la situación: “A los recién llegados les preguntamos qué tal están más allá del trabajo, si viven solos, si tienen familia y, en general, cómo podemos ayudarles. De esa forma, podemos incluso readaptar algunos procesos para sus horarios de comidas, de descanso, etc. Que no haya contacto físico no significa que no pueda haber contacto humano”.

Por ejemplo, en su empresa, como en muchas otras, los trabajadores siguen dándose cita para un afterwork semanal, ahora en versión digital. Si crees que te vendría bien una charla informal con tus nuevos compañeros, pero no sabes si esta es una práctica habitual, de nuevo, no dudes en preguntar cómo hacen los otros miembros del equipo para mantener el contacto.

La importancia de este tipo de encuentros no es casual: las actividades centradas en el team buildingtienen efectos directos sobre la integración de los miembros del equipo y su capacidad para generar lazos entre ellos, algo capital para un recién llegado en tiempos de pandemia y Hangouts.

Desirée se despide con un último consejo para cuando los ánimos flojean y tenemos la sensación de que nos estamos perdiendo cosas: “Si crees que hay algo que los miembros de Recursos Humanos pueden hacer por ti, levanta la mano.Lo que nos hace humanos es el contacto entre nosotros, aunque no pueda ser físico, las sinergias, la empatía. Todos somos humanos, con nuestras inquietudes, nuestros miedos… Si te sientes mal en algún momento, es normal, no se puede llegar siempre a todo, solo tienes que hacerlo saber”.

Foto de WTTJ

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Javier Lacort

Redactor freelance especializado en tecnología y startups

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