Contexte

Nous recherchons un(e) Freelance Office Manager junior, dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe et épauler notre Office Manager actuelle. Ce rôle garantit le bon fonctionnement de notre bureau en assurant tout d’abord une forte manutention dans nos bureaux mais également une gestion administrative efficace, en favorisant le bien-être de nos employés et en facilitant l'intégration des nouveaux arrivants.

Missions

Manutention:

- Mise en place des salles de réunions

- Gestion et mise en place des stocks

- Petits travaux de bureau

- Maintenir le bureau rangé et organisé

Assistance administrative :

- Recevoir les achats de fournitures de bureau et maintenir les niveaux de stock appropriés.

- Commander, ranger et maintenir les niveaux de snacks, boissons, fruits, etc.

- Réceptionner et distribuer le courrier entrant.

Assistance Bureau et Happiness :

- Aider à l’organisation des événements internes mensuels pour renforcer la cohésion d'équipe.

- Assister à la coordination des petits travaux de maintenance avec les prestataires

- Organiser des tournois sportifs et autres activités pour promouvoir le bien-être des employés.

- Aider à l'organisation de note offsite en envoyant des rappels, en créant des documents nécessaires, et en aidant à la communication sur Slack et Notion

Assistance Onboarding :

- Compléter les boites de bienvenue

- Contribuer à l'organisation des sessions d'onboarding mensuelles

- Mettre à jour les calendriers des nouveaux arrivants

- Collecter des retours d'expérience

Qualifications

- Expérience requise : 1 an dans un rôle similaire

- Attitude proactive

- Excellentes compétences organisationnelles

- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer efficacement les priorités.

- Sens du détail et capacité à maintenir un environnement de travail propre et accueillant.

- Capacité à interagir avec une diversité de personnes et à créer un environnement positif.

- Maîtrise des outils informatiques et des plateformes de communication internes.

Process

- 1er entretien découverte avec Audrey (Office & Events Manager) en visio

- 2ème entretien métier : Audrey, dans nos bureaux

- 3ème entretien culture Fit : Emmanuelle (COO & Co-fondatrice)