Mission :

Rattaché(e) au Directeur de Gestion immobilière du pôle Résidentiel, vous assurez différentes missions administratives de gestion locative, en étroite collaboration avec les Property Manager et en relation avec le service technique et le service comptabilité mandant. Vous effectuerez ces missions dans le respect de la législation, des délais et des procédures fixés par votre responsable hiérarchique et les mandats.

Sans que cette liste soit exhaustive, vos activités seront :

Traitement des factures et des charges :

• Codifications des factures et envoi quotidien à la comptabilité mandant ;
• Contrôle des suivis budgétaires ;
• Préparation et contrôle des redditions de charges en collaboration avec les Property Manager ;
• Gestion des réclamations relatives aux redditions de charges.

Suivi des Assemblées Générales des immeubles en copropriété :

• Suivi des rétro plannings et des Assemblées Générales de copropriété ;
• Préparation des consignes de vote et mise en avant des décisions importantes ;
• Analyse et suivi des budgets de charges ;
• Réception, analyse et relances des Procès-Verbaux des assemblées générales de copropriété ;
• Réception et analyse des décomptes de régularisation des charges des lots ;
• Mise à jour du tableau de suivi des travaux.

Gestion des relances impayés :

• Gestion des relances des locataires occupants et partis ;
• Lancement des commandements en accord avec le Property Manager en charge de l’actif ;
• Gestion des réclamations locataires relatives aux relances (appels, call center, courriers, …) ;

Gestion administrative des dossiers contentieux :

• Création des dossiers contentieux et des fiches récapitulatives (procédure et frais) ;
• Gestion et suivi des demandes des huissiers ou autres ;
• Suivi des dates et des délais (audiences, fin de délais de commandements…) ;
• Gestion des échéanciers accordés ;
• Contrôle, validation et enregistrement des factures des intervenants ;
• Constitution des dossiers et établissement des demandes de passage en perte et profit sur instruction des Property
• Mise à jour quotidienne des bases de données des procédures contentieuses en cours.

Suivi des congés et entrées locataires :

• Enregistrement et suivi des congés locataires ;
• Récupération des informations relatives au logement à relouer ;
• Ouverture/résiliation des contrats des compteurs EDF des logements libérés/reloués ;
• Suivi du retour des baux signés et enregistrement ;
• Traitement et suivi des décomptes de fin de location ;
• Commande des états des lieux d’entrée et de sortie ;
• Enregistrement des clés reçues suite aux états des lieux sortants ou confiées aux commerciaux.
• Mise à jour quotidienne des tableaux de bord.

Gestion des réclamations des locataires via l’outil « Call Center »

Vous interviendrez également dans l’ensemble des tâches administratives du service :

• Gestion du courrier : Réception et tri du courrier, transmission aux destinataires concernés ;
• Enregistrement des courriers recommandés, mise sous pli, suivi de l’envoi des chèques en comptabilité.

Profils recherchés :

• Niveau Bac+2/3 en gestion /comptabilité, avec une première expérience d’assistanat administratif/comptable de préférence en gestion immobilière ;
• Rigueur, sens de l’organisation et du service, réactivité, sens de l’initiative, polyvalence, capacités d’analyse notamment sur l’imputation des charges ;
• Bon niveau rédactionnel et bon relationnel « client » ;
• Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Internet.
• La connaissance du logiciel ALTAIX serait un plus

Type de contrat et statut :

• CDI
• Statut Employé
• Période d’essai de 2 mois renouvelable 1 mois
• Horaires : 37h30 avec RTT
• Salaire fixe sur 13 mois selon expérience

Autres avantages :

• Titres restaurants avec la carte Swile
• Mutuelle
• Comité d’entreprise
• Participation

Bureau :
• 52 B rue de la Bienfaisance 75008 PARIS

Formation/intégration des candidats recrutés :
• Formation interne aux outils et méthodes de travail