En tant qu’Office Manager avec une première expérience, vous deviendrez un élément clé de notre organisation. Votre rôle consistera à soutenir notre direction dans la gestion quotidienne des opérations et de l’équipe, à assurer en binôme le fonctionnement administratif de la société et à veiller de façon autonome et proactive au bon fonctionnement de la vie d’une équipe de 40 personnes.

Le poste réclame professionnalisme, le sens de la confidentialité nécessaire et du tact dans la gestion des situations délicates.

Nous cherchons une personne motivée, prête à s’investir dans la vie de la société et d’assurer en binôme toutes les tâches du pôle administratif :

Gestion des bureaux (400m²)

• Gestion des fournisseurs,

• Réassort des fournitures diverses,

• Gestion des prestataires extérieurs (ménage, espaces verts, reprographie, etc.),

• Suivi des échéances et des performances des prestataires.

Gestion du personnel

• Gestion des congés et absences des salariés, et des notes de frais,

• Contrôle des Bulletins de paye établis par l’expert-comptable,

• Gestion des intérimaires.

Lien avec la société d’infogérance et Gestion en collaboration avec leur service support

• Accueil des personnels intérimaires et des nouveaux salariés et gestion des départs,

• Gestion des matériels téléphoniques et informatiques des collaborateurs,

• Suivi du traitement des tickets d’incident informatique émis par les collaborateurs.

Gestion Comptable

• Contrôle des dépenses, gestion des factures et des paiements, rapprochement bancaire hebdomadaire et suivi de la trésorerie,

• Saisie mensuelle des heures par affaire des salariés dans la comptabilité analytique,

• Collaboration avec l’expert-comptable pour garantir la précision des données financières,

• Gestion des relations avec les banques, les services fiscaux, les organismes sociaux, etc. et réalisation des déclarations réglementaires,

• Assistance de la Direction pour l’établissement des comptes annuels.

Gestion des dossiers de candidature et de réponse aux Appels d’Offres (AO)

• Gestion des partenaires pour les appels d’offres en maîtrise d’œuvre et assistance à maîtrise d’ouvrage :

• Montage des Dossiers Administratifs de Candidature :

• Montage des dossiers technique et financier de réponse :

• Dépôt des dossiers de réponse :

Communication

• En collaboration avec le responsable de la communication, participation à la rédaction et la diffusion de la newsletter bimestrielle, et à l’organisation d’événements d’équipes,

• Suivi des abonnements aux divers magasines professionnels et réalisation d’une revue de presse technique hebdomadaire pour l’équipe,

• Préparation de documents et rapports pour la direction.

• Formation : diplômé d’une Licence ou d’un Bachelor,

• Expérience : 1 à 2 ans en poste similaire, si possible dans le monde du bâtiment ou de l’immobilier

• Compétences Techniques : vous maîtrisez les logiciels de bureautique et êtes à l’aise avec les outils informatiques et la comptabilité,

• Organisation : vous savez gérer les priorités, prendre l’initiative de résoudre des problèmes de manière autonome avec efficacité, respecter les délais et savez-vous organiser pour pouvoir répondre avec aisance aux sollicitations de l’équipe,

• Relationnel : vous avez une excellente présentation et votre aisance relationnelle vous permet de collaborer efficacement avec différents interlocuteurs,

Adressez CV (photo souhaitée) et lettre de motivation en indiquant la référence OFMA/07/25. Rendez-nous aussi visite sur www.sato.eu