Votre rôle d’Office Manager au sein du pôle administratif consistera à assister notre assistante de Direction dans la gestion quotidienne des opérations et de l’équipe, à assurer en binôme le fonctionnement administratif de la société et à veiller de façon autonome et proactive au bon fonctionnement de la vie d’une équipe de 40 personnes.

Le poste réclame professionnalisme, le sens de la confidentialité nécessaire et du tact dans la gestion des situations délicates.

Nous cherchons une personne motivée, prête à s’investir dans la vie de la société et à assurer en binôme les tâches du pôle administratif :

Gestion des bureaux (400m²)

• Gestion des fournisseurs,

• Réassort des fournitures diverses,

• Gestion des prestataires extérieurs (ménage, espaces verts, reprographie, etc.),

• Suivi des échéances et des performances des prestataires.

Lien avec la société d’infogérance et Gestion en collaboration avec leur service support

• Accueil des personnels intérimaires et des nouveaux salariés et gestion des départs,

• Gestion des matériels téléphoniques et informatiques des collaborateurs,

• Suivi du traitement des tickets d’incident informatique émis par les collaborateurs.

Gestion Comptable

• Gestion des congés et absences des salariés, et des notes de frais,

• Saisie mensuelle des heures par affaire des salariés dans la comptabilité analytique,

Gestion des dossiers de candidature et de réponse aux Appels d’Offres (AO)

• En collaboration avec le responsable du Développement création et gestion des fiches de références,

• Gestion des partenaires pour les appels d’offres en maîtrise d’œuvre et assistance à maîtrise d’ouvrage,

• Montage des Dossiers Administratifs de Candidature,

• Montage des dossiers technique et financier de réponse,

• Dépôt des dossiers de réponse,

Communication

• Participation à l’organisation d’événements d’équipes,

• Suivi des abonnements aux divers magasines professionnels et réalisation d’une revue de presse technique hebdomadaire pour l’équipe,

• Formation : diplômé d’une Licence ou d’un Bachelor,

• Expérience : 1 à 2 ans en poste similaire, si possible dans le monde du bâtiment ou de l’immobilier

• Compétences Techniques : vous maîtrisez les logiciels de bureautique de la suite Microsoft Office et de création graphique Adobe (Photoshop et Illustrator),

• Organisation : vous savez gérer les priorités, prendre l’initiative de résoudre des problèmes de manière autonome avec efficacité, respecter les délais et savez-vous organiser pour pouvoir répondre avec aisance aux sollicitations de l’équipe,

• Relationnel : vous avez une excellente présentation et votre aisance relationnelle vous permet de collaborer efficacement avec différents interlocuteurs,

Adressez CV (photo souhaitée) et lettre de motivation en indiquant la référence OFMA/11/25. Rendez-nous aussi visite sur [www.sato.eu](file:///C:/Users/bchanut/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_filelist.xml)