Rattaché(e) à un de nos Responsable d’Affaires, vous aurez en charge la partie logistique évènementielle de notre client situé dans le 8ème arrondissement de Paris.

Au quotidien, vous aurez pour objectif :

• Assurer la coordination logistique et opérationnelle des évènements internes.

• De créer une relation de confiance avec les occupants pour anticiper les besoins.

Plus concrètement, vous interviendrez du lundi au vendredi chez notre client et assurerez les missions suivantes :

Coordination évènementielle du site :

• Etre le point de contact des occupants concernant les différents évènements organisés sur site.

• Recenser les différentes demandes d’évènements pour connaître leur nature et leur typologie (dates, matériel nécessaires, prestataires à contacter….).

• Rédiger les demandes de devis auprès des prestataires extérieurs.

• Participer au pilotage des prestataires intervenant sur votre périmètre à travers des points quotidiens.

• Etre force de proposition dans l’aménagement et l’optimisation des espaces pour le bon déroulement des évènements.

• Réaliser des rondes quotidiennes pour prévenir les non-conformités et assurer le suivi des corrections recensées.

• Prendre en compte les demandes correctives établies, dans des délais conformes aux engagements clients.

• Évaluer les risques liés à l’environnement de travail du site et aux activités des équipes et mettre en place les moyens de prévention associés.

• Réaliser les feedbacks et reportings afférents à la prestation.

• Assurer une communication régulière avec les différents départements (restauration, services généraux…) sur les évènements à venir.

Service aux occupants :

• Etre l’interface privilégiée des occupants pour recenser toutes demandes.

• Gérer les demandes de réservations de salles.

• Veiller à la gestion du matériel, à son bon fonctionnement et à l’approvisionnement des reprographies et consommables (fontaines à eau, tisaneries, imprimantes…).

Qualité et sécurité :

• Veiller au respect des normes de sécurité du Groupe et des processus en place lors de l’organisation des événements.

• S’assurer du bon port des EPI et de la validité des conventions de mise à disposition du matériel et certifications.

• Etre garant du maintien en état des espaces en réalisant un état des lieux entrants et sortant de la zone utilisée pour l’évènement.

• Assurer une veille des bonnes pratiques de sécurité à mettre en place : professionnelles, comportementales, etc…

• Réaliser un reporting hebdomadaire auprès du Responsable d’Affaires.

Sur ce poste, vous êtes la première image d’OPAL et comme la première impression est toujours la bonne, l’Hospitality Officer à un rôle essentiel dans l’expérience que nous faisons vivre à nos clients.

Vous êtes notre futur(e) Opalien(ne) si vous vous reconnaissez dans le profil suivant :

• Vous avez un sens du service inégalé et le souci de l’image et du détail. Toujours à l’écoute, on dit de vous que vous êtes un excellent communiquant.

• Vous avez une curiosité naturelle et une volonté d’apprentissage permanente.

• Naturellement à l’aise à l’oral comme à l’écrit, vous avez des facilités rédactionnelles et utiliser la langue de Shakespeare ne vous fait pas peur.

• Vous avez une première expérience dans des fonctions similaires ou dans la gestion d’évènements.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Nous attendons votre candidature !

Chez OPAL, on vous offre :

• Des horaires de bureau du lundi au vendredi !

• Un package d’avantages : des tickets restaurant d’une valeur de 10,86€, un plan épargne très avantageux, la participation aux bénéfices et encore quelques autres que nous vous ferons découvrir…

• La proximité et l’autonomie d’une start-up avec les forces d’un grand groupe : mobilité nationale et internationale.

• De réelles perspectives d’évolution avec un accompagnement dédié : 60% de la Direction OPAL est issue de l’exploitation.

• Une entreprise engagée et reconnue pour ses valeurs : Médaille de Platine Ecovadis et signataire du Global Compact.

• Le team spirit OPAL : afterworks, grandes soirées bi-annuelles, challenges internes, etc…
  OPAL a obtenu la note de 78,4/100 au classement WeImpact Index par Choose My Company, et occupe la 3ème place du podium !

• Premier échange avec les RH

• Entretien avec le Responsable d’Affaires