L'assistant(e) de formation assiste la responsable du bureau dans la gestion administrative, financière et logistique de la formation professionnelle.

Gestion administrative, financière et logistique de la formation :

• Assurer la préparation et le suivi administratif/financier des formations : contact/inscriptions auprès du prestataire, envois des convocations aux stagiaires, bons de commandes, factures, vérification du service fait
• Prendre en charge les inscriptions des stagiaires
• Assurer le bon déroulement de toute la logistique de formation : réservation et préparation des salles, préparation des supports pédagogiques, accueil des intervenants et des stagiaires

Suivi d'activité :

• Assurer le suivi d’activité dans les tableaux de bord dédiés
• Réaliser le classement des attestations de stages, des entretiens formations

Relations avec le réseau OFII, les partenaires institutionnels et les prestataires :

• Veiller à leur bonne exécution des contrats passés avec les prestataires
• Assurer les relations avec les partenaires externes et le réseau OFII

Stagiaires professionnels :

• Étudier les candidatures
• Solliciter les directions pouvant être concernées par la demande de stage
• Assurer le suivi administratif et financier : contact, convention, dossier, gratification
• Rédiger les lettres de réponse

Modernisation des outils :

• Participer à la mise en œuvre de la transition numérique du service ( mise en place du parafeur électronique et gestion numérique des formations

Savoir faire :

• Comprendre et savoir appliquer une règlementation
• Savoir transmettre une information règlementaire
• Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
• Qualité rédactionnelle

Savoir être :

• Sens du travail en équipe
• Rigueur et sens de l’organisation
• Esprit d’analyse et synthèse
• Disponibilité
• Sens de l’écoute
• Bonnes capacités de communication que ce soit à l’oral ou à l’écrit
• Travail en réseau avec les différentes directions / DT / RE et les prestataires extérieurs

Connaissances :

• Connaissance de la règlementation en matière de formation professionnelle dans la fonction publique d’Etat
• Maitrise indispensable des outils bureautiques et des nouvelles technologies