Vos missions en quelques mots

Missions et activités principales :

L'assistant, placé auprès du chef de service, travaille étroitement avec les secrétariats des deux sous-directions, et remplit certaines missions au bénéfice de l'ensemble du service.

A ce titre, il est chargé des fonctions suivantes :

1. Responsabilités transversales :

- Suivi des commandes du cabinet et du secrétaire général, de la planification des réunions interministérielles et des tableaux de bord correspondants

- Coordination des questions parlementaires

- Suivi du budget de frais de mission et de représentation du service ; suivi des déplacements sur Chorus DT (organisation, suivi des validations des ordres de mission et états de frais) ;

- Correspondant ressources humaines de proximité pour une partie du service (agents non rattachés à l'une des sous-directions)

- Suivi des moyens matériels du service (fournitures, etc.)

- Correspondant Sémaphore (intranet) du service.

2. Assistant du chef de service

- Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes ; gestion des messages et accueil des visiteurs, y compris des délégations étrangères ;

- Gestion des agendas du chef de service ;

- Coordination de l'activité de l'ensemble des secrétariats, afin de mettre en place une organisation partagée par l'ensemble du service et de garantir une permanence du secrétariat du service ;

- Organisation de réunions, de rendez-vous (réservations de salles, coordination des agendas, convocation, etc.) et centralisation des informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ; contribution, si nécessaire, au classement et à l'archivage de ces dossiers ;

- Participation et contrôle du circuit du courrier et du circuit de validation des parapheurs dans le cadre de la gestion dématérialisée via l'application MAARCH.

Profil recherché

Compétences techniques / Savoir-faire :
- Maîtriser les techniques de secrétariat et la bureautique
- Maîtriser l’outil informatique : messagerie, suites bureautiques, GOIA, Chorus-DT, RenoiRH, etc.
- Rédiger des documents administratifs
- Maîtriser les règles de fonctionnement de l’administration
- Exercer son activité en faisant preuve d’organisation, de méthode et d’autonomie
- Hiérarchiser les courriers et les appels téléphoniques selon leur importance
- Gérer un agenda d’audiences et de réunions
- Mettre en oeuvre l’organisation matérielle de réunions et de colloques
- Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d’interlocuteurs
- Respecter les délais
- Pratiquer la langue anglaise
Savoir-être :
- Réagir à l’imprévu et aux situations d’urgence
- Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en sachant hiérarchiser les enjeux
- Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité totale des données traitées dans le cadre de sa mission
- Faire preuve de souplesse et d’une capacité d’adaptation permanente