Le OFFICE MANAGER est chargé d’assurer la gestion des ressources partagées et contribuer à instaurer un environnement de travail confortable pour chaque salarié. Il travail avec différents prestataires externes et les différents services et prend part à des projets (gestion de la flotte des véhicules de MEDADOM, évènementiel et stratégie RSE).

Gérer l’environnement de travail dans les locaux dédiés

• Assurer le fonctionnement opérationnel du site et prendre en charge tout dysfonctionnement (panne d’électricité, fuite d’eau, …)

• Assurer l’accueil physique et téléphonique sur site et mettre en place une procédure d’accueil des visiteurs externes (registres, copie pièces d’identités, badges visiteurs, …)

• Gérer le planning des salles de réunion et mettre en place un process pour leurs usages

  Garantir l’interface avec les commerciaux

• Faire la réservation des véhicules, des cartes essences (DKV) et télébadges par l’intermédiaire des logiciels dédiés et en assurer la mise à disposition auprès des commerciaux

• Mettre en place un tableau de reporting bimensuel a présenter au responsable ressources humaines visant à remonter les anomalies de frais des commerciaux (essence et péage)

  Missions transverses

• Contribuer à la mise en place des actions de communication interne avec le service des Ressources Humaines

• Organiser des évènements internes (séminaires, réunions, …) tels que des petits déjeuners d’accueil ou dédiés à une thématique

• Organiser des événements externes pour l’animation de la communauté

Ce poste est fait pour toi si :

• Tu es capable d’organiser et de piloter des évènements internes

• Tu sais maîtriser l’utilisation des logiciels dédiés à la réservation des véhicules, cartes essence et télébadges

• Tu as une maîtrise du pack office

• Tu es capable d’organiser et piloter des évènements internes

• Tu as le sens du service, tu sais faire preuve de discrétion et tu sais gérer la confidentialité

• Tu fais preuve d’organisation, de rigueur et tu sais gérer les priorités

• Tu fais preuve de réactivité et tu es capable de travailler sous pression