Vos missions en quelques mots

L'assistant(e) de formation assiste la responsable du bureau dans la gestion administrative, financière et logistique de la formation professionnelle.

Gestion administrative, financière et logistique de la formation :

Assurer la préparation et le suivi administratif/financier des formations : contact/inscriptions auprès du prestataire, envois des convocations aux stagiaires, bons de commandes, factures, vérification du service fait

Prendre en charge les inscriptions des stagiaires

Assurer le bon déroulement de toute la logistique de formation : réservation et préparation des salles, préparation des supports pédagogiques, accueil des intervenants et des stagiaires

Suivi d'activité :

Assurer le suivi d'activité dans les tableaux de bord dédiés

Réaliser le classement des attestations de stages, des entretiens formations

Relations avec le réseau OFII, les partenaires institutionnels et les prestataires :

Veiller à leur bonne exécution des contrats passés avec les prestataires

Assurer les relations avec les partenaires externes et le réseau OFII

Stagiaires professionnels :

Étudier les candidatures

Solliciter les directions pouvant être concernées par la demande de stage

Assurer le suivi administratif et financier : contact, convention, dossier, gratification

Rédiger les lettres de réponse

Modernisation des outils :

Participer à la mise en œuvre de la transition numérique du service ( mise en place du parafeur électronique et gestion numérique des formations

Profil recherché

Savoir faire :
Comprendre et savoir appliquer une règlementation
Savoir transmettre une information règlementaire
Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
Qualité rédactionnelle

Savoir être :
Sens du travail en équipe
Rigueur et sens de l’organisation
Esprit d’analyse et synthèse
Disponibilité
Sens de l’écoute
Bonnes capacités de communication que ce soit à l’oral ou à l’écrit
Travail en réseau avec les différentes directions / DT / RE et les prestataires extérieurs

Connaissances :
Connaissance de la règlementation en matière de formation professionnelle dans la fonction publique d’Etat
Maitrise indispensable des outils bureautiques et des nouvelles technologies