En tant que responsable administratif à Oteria, vous avez pour mission de gérer le pôle administratif en étant directement rattaché au cofondateur, Hugues Spriet. Une école d’excellence doit s’appuyer sur une gestion administrative de grande qualité.

Vous serez responsable des activités suivantes:

• Facturation:

  1/ Editer les factures en fonction des différents échéanciers des contrats d’alternance et convention de formation initiale sur la plateforme de gestion.

  2/ Suivre le paiement de ces factures auprès des OPCOs, des entreprises et des étudiants. Résoudre de manière pro-active les éventuels points bloquants en appelant ces différents acteurs.

  3/ Rendre compte régulièrement de l’avancement des paiements auprès du Directeur Général.

• Gestions des contrats d’alternance et convention de formation:

  A partir du bac+3, le parcours de formation se réalise en alternance. Chaque alternance repose sur un contrat tripartite entre un étudiant, l’école et une entreprise.

  En collaboration avec le responsable de placement en alternance, vous éditez les contrats d’alternance et assurez le suivi jusqu’à la signature. Vous serez également responsable de gérer les ruptures ou modifications des contrats.

  Vous serez l’interlocuteur privilégié des entreprises et étudiants pour toutes les questions administratives relatives au contrats d’alternance.

  Pour le bac+1 et bac+2, vous serez en charge d’éditer les conventions de formation entre les nouveaux étudiants et l’école. Vous serez l’interlocuteur privilégié des étudiants et de leur parents.

• Gestion administrative et paiement des professeurs:

  Plus de 50 professeurs interviennent à Oteria. En collaboration avec les responsables pédagogiques, vous serez en charge d’éditer les contrats avec les professeurs sur la plateforme de gestion.

  Vous serez également en charge d’assurer le paiement des professeurs et leur interlocuteur privilégié pour tous les sujets administratives.

• Paiement des fournisseurs

  Vous serez en charge du paiement de l’ensemble du paiement des fournisseurs d’Oteria.

• Gestion de la comptabilité en collaboration avec un cabinet d’expert comptable et un commissaire au comptes.

  Vous serez en charge de communiquer toutes informations nécessaires à l’établissement des comptes annuel auprès de notre cabinet d’expert comptable et des vérifications menées par le commissaire aux comptes.

• Projets transverses: En complément des ces activités, vous pourrez contribuer à différents projets dans le cadre du lancement de nouvelles activités, d’élaboration de bilan opérationnel ou encore d’audits de qualité.

• Perspectives d’évolution

Selon votre appétence et vos résultats, vous pourrez évoluer au sein de l’entreprise pour recruter et diriger l’équipe administrative.

Qualifications :

• Parcours académique: Master en Comptabilité et Gestion ou Grande école de commerce

Qualités recherchées :

• Organisé/e et rigoureux/se: Indispensable pour gérer efficacement les dossiers et interlocuteurs.

• Analytique : Capacité à bien lire des contrats et données financières.

• Responsable : Votre mission est cruciale pour l’école notamment pour ses enjeux de trésorerie. Nous attendons un sens des responsabilités avancé pour mener à bien à cette mission.

• Volontaire : Cette valeur est partagée par toute l’équipe Oteria et se manifeste à travers notre engagement pour construire une école d’excellence à tous les niveaux.

Modalités du poste :

• Rémunération annuel: 30 à 40k euros bruts

• Campus flambant neuf, au sein du Clever, centre de bureaux situé dans un nouveau éco-quartier à Gennevilliers (à 3 minutes de l’arrêt de métro Gabriel Peri - ligne 13)

• Télétravail occasionnel

• Assurance Alan

• Prise en charge d’une partie des déjeuners

• Abonnement à la salle de sport du campus

• Discussion téléphonique de 15min avec Hugues, cofondateur, pour discuter du poste

• Etape 1 - Deux entretiens de 30 minutes sur le campus avec :

  • Hugues, cofondateur de l’école

  • Romain, cofondateur de l’école & Paul, responsable des opérations

• Etape 2 - Entretien de 45mn avec une étude de cas à préparer en amont et à restituer à Hugues et Paul