Missions :

Assister la Directrice Financière et la Directrice Transition Industrielle et Qualité, dans le respect de l’esprit de qualité et de service, garant de l’image de la Maison.

Garantir un niveau élevé de soutien administratif, gérer et prioriser les tâches administratives multiples qui seront assignées, prendre en main des sujets en autonomie.

A ce jour, la répartition estimée entre les deux Directions est de 70% pour la Direction Financière et 30% pour la Direction Transition Industrielle et Qualité.

I - Tâches de secrétariat courant communes aux deux Directions

• Assurer la gestion des agendas et la réservation des salles de réunion
• Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques
• Réceptionner, dispatcher et envoyer le courrier du département
• Suivre les dépenses de fonctionnement du département et assurer le remboursement des notes de frais pour les deux Directeurs
• Passer les commandes dans le système d’achat MyEasyOrder, suivre la commande, la réception et les factures
• Organiser les voyages en France et à l'étranger des deux Directeurs et éventuellement des autres membres de l’équipe
• Assurer l’aménagement des bureaux pour tout nouvel embauché de ces deux départements et assurer le suivi des besoins des collaborateurs en place (Gestion des fournitures du service, lien avec les services généraux, correspondant informatique)
• Suivi des accès aux différents systèmes, gestion de la demande et commande du matériel informatique pour les nouveaux arrivants N-1 ou en renouvellement
• Réalisation de documents (notes, éventuellement comptes-rendus…) et présentations.
• Participation à la mise en forme des présentations format powerpoint : réunion mensuelle H. Femme, comités de gestion (3 par an), réunions auprès du COMEX (2 par an), communication sur le Dev Durable
• Organisation des séminaires d’équipe, organisation des évènements internes aux deux départements (arrivées/départs)
• Mettre en place et gérer le classement, rangement
• Relayer les informations auprès de l’équipe du département

II – Tâches spécifiques pour le Directeur Financier

• Mise à jour du planning des échéances de la Direction financière
• Tenue du planning d’absence de toute l’équipe
• Participation à la diffusion des books auprès du COMEX et du CODIR
• Lancement des enquêtes financières
• Support sur la gestion de la base fournisseurs, en lien avec le Contrôle Interne

Profil recherché:

• Expérience préalable sur une fonction similaire dans un service financier

• Excellente communication et attitude de réserve liée à la fonction

• Sens de l’organisation et de la rigueur (respect des délais)

• Enthousiasme

• Pertinence et dynamisme dans la prise d’initiatives

• Qualité des documents rendus

• Bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel et Power Point)

• Anglais courant

Poste en CDI basé à Pantin.