Sous la responsabilité de la directrice de site, vos principales missions seront :

1. Accueil et secrétariat

• Prendre en charge l’accueil téléphonique, l’accueil sur le site et l’orientation des personnes.
• Réceptionner les candidatures des salarié.es en insertion, inviter les candidat.es aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier.
• Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossiers…
• S’assurer de la bonne transmission des informations du planning aux encadrant.es et salarié.es en insertion.
• Réaliser un compte rendu régulier des activités administratives à l’attention de la direction.

 Suivi administratif des salariés

• Constituer le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats…) et externes (DPAE, agréments, etc…).
• Effectuer les démarches d’embauche pour chaque entrant (inscription au registre du personnel, demande de visite médicale, DPAE…) et assurer leur suivi (bilans de santé effectués, inscriptions à la mutuelle, mise à jour de la plateforme ASP …).
• Editer les avenants de renouvellement de contrat.
• Collecter mensuellement les informations relatives à la paye des salarié.es et les transmettre au service Paie en mettant à jour les logiciels et tableaux de suivi : RTT, Congés Payés, récupérations, absences, arrêts maladies, accidents du travail, demandes d’acompte, justificatifs de transport, régularisations… Mettre sous plis les bulletins de paie et s’assurer de la bonne distribution.
• Aider l’équipe sociale dans les démarches administratives simples des salarié.es en insertion (aide à l’organisation pratique des départs/sorties si nécessaire, renseigner et mettre à jour le logiciel de suivi Siham)

1. Suivi administratif d’exploitation

• Contribuer à la gestion des fournitures administratives de l’établissement.
• Contribuer au contrôle du tableau des heures remplies par les encadrants pour les heures de production : contrôle de la saisie et de la cohérence des données.
• Remplir les heures sociales dans le tableau des heures.
• Mettre à jour le calendrier collaboratif de l’établissement.
• Participer au suivi administratif des prestations.

Des missions additionnelles pourront vous être confiées en fonction des besoins.

Votre formation :  niveau BAC+2 en Gestion des Ressources Humaines ou administration du personnel ou paie

 Votre expérience : Expérience souhaitée à des postes similaire de 2 an minimum, idéalement dans une structure de type insertion par l’activité économique (SIAE)

 Vos compétences :

- Capacité rédactionnelles

- Capacité d’organisation dans un contexte évolutif

- Compétences relationnelles, d’écoute et respect de la confidentialité

- Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des partenaires variés

- Maîtrise de l’outil bureautique : Word, Excel, Outlook

- Connaissance des logiciels : Chronos, Sage Paie

Vos qualités personnelles : Patience, bienveillance, adaptabilité. Polyvalence, rigueur, autonomie. Adhésion au projet, sens de l’engagement et esprit d’équipe

Lieu de travail : sur site - CAP18 Porte d’Aubervilliers (Paris 18e)

Votre rémunération :  2 024,41€ brut/ mois pour 39 heures hebdomadaires, statut employé + 6,5 jours de RTT par an + Tickets restaurant à 9,50€ (dont 60% à la charge de l’employeur) par jour travaillé + mutuelle familiale

Nos + : Un parcours d’intégration et des formations spécifiques à destination des chargé.e.s d’accompagnement social et professionnel. Des perspectives d’évolution de carrière et de mobilité au sein d’un groupe reconnu dans son secteur