Missions de la Direction Opérationnelle / Direction de filiale M2CA

La Direction Opérationnelle met en œuvre les opérations d’aménagement des établissements publics sur son périmètre et les suit jusqu’à leur achèvement.

Elle prend le relais de la mission de prospection dès obtention d’un accord politique des collectivités pour lancer les études pré-opérationnelles. Elle en assure le suivi jusqu’à leur bon achèvement et assiste la Direction Financière dans les opérations de clôture. Elle conduit, avec les collectivités et les administrations concernées, l’ensemble des procédures nécessaires à la mise en œuvre des opérations, en lien avec la Direction des Affaires Juridiques et Foncières qui pilote la procédure de Déclaration d’Utilité Publique.

Elle est responsable du respect de la qualité, des coûts et des délais dans la réalisation des opérations et gère la relation au quotidien avec les collectivités en vue de la remise en gestion des infrastructures au fur et à mesure de leur mise en service. Elle assiste la DAJF dans le suivi des opérations de rétrocession.

Elle est chargée d’assurer le reporting sur la réalisation des opérations en assurant la mise à jour régulière des Prévisions à Fin d’Affaire (PFA) et la production des documents de Comité de ZAC (COZACs) deux fois par an.

En s’appuyant sur la Direction du Développement, elle s’assure de la pertinence de la production d’immobilier économique ou résidentiel au regard des attentes du marché et de son rythme d’écoulement. Elle vise à optimiser les calendriers de réalisation.

En s’appuyant sur la Direction Technique elle veille à la qualité et au planning de réalisation des espaces publics et ouvrages d’art prévus au sein des opérations d’aménagement.

Aux côtés de la Direction de la Stratégie et de l’innovation, elle propose puis met en œuvre des actions innovantes dans un objectif de développement durable du territoire.

Au titre de la direction de filiale M2CA, il est organisé le fonctionnement administratif et opérationnel de la filiale M2CA, notamment les conseils d’administration (4 fois par an) et les assemblées générales (1 fois par an).

Missions principales du poste

L’assistant opérationnel H/F en alternance participe globalement à :

>          La bonne organisation des réunions pour les membres de la Direction Opérationnelle, et des équipes projet incluant les ingénieurs rattachés à la Direction Technique 

>          L’accompagnement du directeur opérationnel H/F et directeur général de M2CA dans le management de la DO

>          La formalisation, le regroupement, le suivi, le contrôle et le classement d’un certain nombre d’informations et de documents propres au montage, au pilotage et à l’exécution d’opérations d’aménagement (formalisation des marchés, suivi administratif des travaux, reporting divers…), en accompagnement des équipes projet (chef de projet, ingénieur…) de sa DO

Entre les différentes Directions Opérationnelles et Directions de Projet de l’établissement, l’assistant(e) pourra être amené(e) à seconder les autres assistants opérationnels H/F pendant les périodes d’absences afin d’assurer la continuité du service.

MISSIONS, SOUS LA SUPERVISION DE L’ASSISTANT OPERATIONNEL H/F :

>          ASSISTANCE ADMINISTRATIVE CLASSIQUE ET DE DIRECTION DE L’EQUIPE PROJET

• Préparer et organiser les réunions (réservation de salle, convocation, préparation des dossiers), accueil des visiteurs

• Gérer l’agenda du Directeur et de l’équipe opérationnelle

• Organiser le parcours d’acculturation des nouveaux arrivants

• Traiter le courrier entrant et sortant, suivi du chrono

• Rédiger, relire et mettre en forme des documents de communication écrite (courrier, compte-rendu, présentation),

• Regrouper les informations transmises par les membres de la Direction opérationnelle pour la préparation et le suivi des dossiers d’instances internes

• Organiser les déplacements, suivre les ordres de mission de la Direction opérationnelle et les frais correspondants

• Gérer les indemnités kilométriques

• Gérer les commandes fournitures,

• Assurer le fonctionnement du processus de signature électronique de tous documents (courriers, notes CGeFi, OS, EXE, FF… liste non exhaustive)

• Assurer le classement électronique et papier de la documentation projet

>          ASSISTANCE ADMINISTRATIVE LIEE A LA VIE SOCIALE ET LA GESTION COURANTE DE LA FILIALE

• En lien étroit avec le Directeur Administratif et Financier de la filiale, organisation des Assemblées Générales, des Conseils d’Administration et des comités de contrôle (préparation et organisation des réunions, envoi des convocations, suivi des réponses pour s’assurer de l’obtention du quorum, mise en forme des dossiers et diffusion, mise en forme et envoi des procès-verbaux et des comptes rendus…), réalisation des autres formalités sociales (mise à jour Kbis, envoi des documents au Tribunal de Commerce et à la Préfecture…)

• Gestion des moyens généraux et des achats de la filiale (commandes de matériel ou fournitures de bureau – suivi des facturations des dépenses de la filiale)

• Suivi de l’encaissement et du paiement des loyers, des travaux à l’intérieur du patrimoine de la Filiale, des relations avec les occupants.

• Appui commercial : en lien étroit avec le chef de projet, participation à la commercialisation des lots situés dans les opérations d’aménagement, interlocuteur quotidien des clients, suivi de l’avancement des projets et interface avec les Notaires pour l’établissement des promesses de vente et des actes de vente

>          ASSISTANCE DE PROJET

Assistance des équipes projet dans le processus d’achat, dans le cadre des procédures internes :

• Rédaction et transmission au service achat de la fiche de formalisation et du cahier des charges établi par le chargé d’affaire qui peut être le chef de projet ou l’ingénieur pour exemples

• Suivi en collaboration avec le chargé d’affaire de l’évolution de la consultation

• Traitement de la formalisation par saisie dans le logiciel financier (Sifow et Gesprojet) et vérification du devis, sous contrôle du Directeur Opérationnel 

• Création et suivi des demandes d’achat sous logiciel financier Sifow et Gesprojet et le cas échéant, demande de transfert de budget sous le contrôle du chargé d’affaires ;

• Contribution à la rédaction des rapports d’analyse des offres (RAO) établis par le chargé d’affaire, en collaboration avec le service achat,

• Suivi des tableaux de marchés à lancer, en collaboration avec le service Achats

Phase d’exécution des projets :

• Réalisation des opérations administratives relatives à la vie des marchés travaux ou Prestations intellectuelles (OS, EXE, accompagnement des chefs de projets dans le suivi des factures, services faits, DI …)

• Préparation des PV de remise en gestion des ouvrages

• Traitement des demandes de remboursement dépôt de garantie

• Suivi des échéances promoteurs dans le cadre des procédures de mise à l’habitation.

• Suivi des conventions de financement (subventions) : mise en signature, enregistrement, classement, avec le service financier.

De façon générale sur les projets :

• Selon les projets, suivi des appels de fonds pour les missions de MOD et subventions en interface avec le SF et AC,

• Contribuer à la mise à jour des outils de pilotage (fiche prestataires et interlocuteur par opération et coordonnées …)

Ces compétences seront à développer au fur et à mesure que l’alternant(e) acquerra de l’expérience.

Formation et expérience professionnelle :

>        Préparation d’une formation de niveau Bac +2/3 en assistanat

>        Expérience souhaitée (ou stage) sur un poste en assistanat

Qualités requises : Savoir-faire et savoir-être requis :

>        Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,

>        Bonnes qualités rédactionnelles et orthographiques

>        Maîtrise des techniques et méthodes de classement,

>        Aptitude et goût au travail d’équipe,

>        Bonnes capacités à gérer les priorités et à s’organiser,

>        Réactivité et souplesse,

>        Bon relationnel

• Présélection des candidatures (CV + lettre de motivation) par le service des Ressources Humaines

• Entretien téléphonique

• Entretien physique avec le Directeur Opérationnel / Directeur Général de la filiale, et/ou la future tutrice

• Entretien physique avec le service des Ressources Humaines