Rattaché(e) à la Directrice de l’Organisation Interne, vous contribuez au bon fonctionnement des activités quotidiennes en apportant un soutien administratif et organisationnel pour garantir la bonne coordination des agences et l’optimisation des moyens généraux.

Missions principales

1. Gestion administrative et services généraux

• Assurer la bonne tenue des dossiers administratifs : contrats, assurances, documents institutionnels

• Mettre à jour les bases de données et les fichiers partagés pour garantir la traçabilité

• Gestion des fournitures, suivi des livraisons et relance des fournisseurs

• Vérification des factures et préparation des validations

• Suivi administratif de la gestion du parc automobile

2. Organisation et coordination des réunions

• Réservation des salles et gestion de la logistique : matériel, restauration

• Préparation des ordres du jour et envoi des convocations

• Préparation des supports de présentation et des tableaux de bord

• Prise de notes lors des réunions, rédaction des procès-verbaux puis archivage

• Mise à jour des documents administratifs et des tableaux de suivi après chaque réunion

3. Communication et Organisation des événements

• Centralisation des demandes des agences

• Diffusion des informations internes

• Gestion de la logistique des événements internes et externes (journée du personnel, AG, CA, séminaires) : préparation des listes de participants et des supports / coordination des prestataires (traiteurs, salles, matériel).

• Organisation, rigueur, sens du détail.

• Maitrise des chiffres, Gestion de budgets

• Bonne capacité rédactionnelle et relationnelle

• Discrétion et sens du service

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PPT, OneNote)

• Déplacements : 10 à 12 par an en province

• Formation : Bac +2 (type BTS Assistant Manager ou équivalent)

• Expérience : 2 ans minimum dans un poste similaire

• Qualités : autonomie et sens de l’initiative, proactivité et réactivité, esprit d’équipe

Vous intégrerez une équipe engagée, dans l’environnement de l’économie solidaire et sociale, dans une entreprise en pleine croissance.

Ce qui fera la différence : vous aimez structurer, anticiper et être au cœur de l’organisation. Vous êtes à l’aise pour gérer plusieurs sujets en parallèle et interagir avec des interlocuteurs variés (direction, agences, prestataires).

Premier entretien avec la Responsable.