Rattaché à la Direction de l’Organisation, le Chargé de mission Organisation étudie, pilote, coordonne, évalue des projets de transformation organisationnels et opérationnels afin d’optimiser l’organisation, améliorer les processus et la performance de l’entreprise.

Il peut agir soit pour sa propre Direction, soit pour le Directeur Général, soit pour les autres Directions. Il travaille en étroite collaboration avec les autres services et chargés de missions de l’entreprise. Il sait travailler sur toutes les étapes d’un projet, quelle que soit sa nature et son envergure, du cadrage à la mise en place de solution.

Ce poste nécessite d’accompagner et de porter les changements, de faire preuve d’initiative et d’aimer travailler en collectif.

Missions

Organisation

• Suivre et accompagner les évolutions de l’organisation : veille, diagnostics, études d’opportunités, définition des rôles et responsabilités, plan d’actions, conduite du changement, etc.

• Documenter et maintenir le référentiel organisationnel de l’entreprise (cartographie des activités et des projets, organigrammes, feuilles de route).

• Participer à la mise à jour et à la diffusion des processus internes, en veillant à leur cohérence avec les objectifs de performance et de conformité.

• Préparer les supports de formalisation et de pilotage (notes, présentations, comptes rendus, tableaux de suivi) pour les dossiers pilotés par la Direction de l’Organisation et concernant la trajectoire de l’entreprise.

• Appuyer la mise en œuvre et le suivi des indicateurs de performance organisationnelle (plans d’actions, reporting, suivi d’alertes ou d’écarts).

• Contribuer à la préparation des instances de gouvernance de Viamedis (conseils, assemblées, comités, réunions de coordination, journées d’étude, événements d’équipe).

• Participer à la démarche d’amélioration continue de la gouvernance interne, en identifiant les leviers de simplification et de fluidité opérationnelle.

• Participer à la conception, l’organisation et l’animation des évènements internes.

Pilotage transverse

• Contribuer au pilotage et à la coordination de projets transverses portés par la Direction de l’Organisation, en appui aux directions métiers et supports

• Participer à la mise en œuvre et à l’évolution des outils de planification et d’organisation de Viamedis (exemple : dispositifs de flex office).

• Assurer le suivi et la mise à jour des dispositifs internes de pilotage documentaire et contractuel (exemples : contrathèque, référentiels documentaires).

• Développer et maintenir une démarche de knowledge management, visant à capitaliser, structurer et diffuser les savoirs et retours d’expérience au sein de l’entreprise.

• Veiller à la bonne articulation des initiatives transverses avec les processus métiers, la gouvernance interne et les orientations stratégiques de l’entreprise.

Démarche RSE

• Piloter la mise en œuvre opérationnelle de la démarche RSE de Viamedis en coordination avec les autres Directions.

• Élaborer et suivre le plan d’action RSE et les indicateurs associés (environnementaux, économiques, gouvernance) en assurant la consolidation des reportings internes et externes.

• Coordonner les projets RSE : bilan carbone annuel, politique d’achats responsables, obtention de labels ou certifications, sensibilisation des collaborateurs.

• Assurer la communication et la valorisation de la démarche RSE, à travers des supports institutionnels et des bilans à destination des instances de gouvernance, des clients et des partenaires de Viamedis.

• Assurer une veille réglementaire et stratégique sur les thématiques RSE et de développement durable, et proposer des axes d’amélioration ou d’innovation.

• Participer à la capitalisation et à la diffusion des bonnes pratiques, en favorisant l’intégration de la responsabilité sociétale dans les processus internes de Viamedis.

De formation Bac +5, Vous bénéficiez d’une expérience de 5 ans minimum en pilotage et gestion de projets d’entreprise (expériences préalables en cabinet de conseil en organisation / stratégie opérationnelle appréciées).

Qualités personnelles et savoir être

• Implication, méthode, autonomie et rigueur dans votre travail, alliées à des capacités d’interlocution de bon niveau seront autant d’atouts qui vous permettront de mener à bien les missions qui vous seront confiées.

• Vous maîtrisez l’instruction de dossiers complexes, les outils de pilotage et la gestion de projets d’envergure.

• Vous faites preuve d’une force de conviction et de proposition, vous avez le sens du résultat.

• Vous savez proposer des solutions adaptées et innovantes.

• Vous vous exprimez aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, vous maîtrisez parfaitement l’orthographe et la grammaire, vos restitutions sont soignées et adaptées à votre public.

• Vous maîtrisez les logiciels bureautiques et Microsoft Office 365 ; des compétences avancées de formalisation sur PowerPoint sont requises.

• Doté d’un excellent sens du relationnel, vous êtes reconnu pour vos capacités d’écoute, d’analyse, de reformulation et de synthèse.

• Vous travaillez aisément en transverse et vous savez vous positionner en tant que facilitateur.

• Vous affichez au quotidien un esprit d’équipe et du dynamisme.

• Vous accordez une attention particulière à la confidentialité.

• Échange téléphonique de 30 à 45 minutes avec notre responsable du recrutement

• Entretien sur site avec la Directrice du Développement et la DRH

• Cas pratique à réaliser.

• Échange de 30 min avec notre Directeur Général.

• Prise de référence téléphonique avec un de vos managers antérieurs.

• Rencontre avec l’équipe