Afin de soutenir les Vice-Présidents de Capgeminie Invent Suisse, nous recrutons un Assistant (e) de Direction pour un poste à pouvoir au plus vite.

Dans ce cadre, vous aurez pour fonction d’assurer, de supporter et accompagner nos membres dirigeants : 

• ASSISTANAT VPs:
  • Gérer les agendas très mouvants
  • Collaborer avec les différentes assistantes et départements du groupe ainsi que les clients pour organiser les meetings clients et meetings internes
  • Gérer les Notes de frais, la prise des rendez-vous commerciaux des VP
  • Organiser les voyages & déplacements des VP (réservation taxis, trains, avions, hôtels, etc.)
  • Prendre en charge les demandes de visas et/ou autres documents pour le bon déroulé des voyages des VP
  • Réserver les restaurants lors de déjeuners/diners extérieurs
  • Organiser les workshops internes /externes (s’assurer que tout le matériel dont le VP et ses équipes auront besoin, paper board, stylos, fiches, etc.)
  • Préparer les NDA pour les VPs via DocuSign
  • Enregistrer les WTR des VPs
  • Gérer les bons de commandes (Purchase Order, Purchase Order fournisseurs)
  • Gérer la distribution du courrier au sein de l’équipe

• ONBOARDING /OFFBOARDING :
  • Mettre à jour les différentes listes de l’entité (arrivée /départ), contact interne (arrivée /départ)
  • Mettre à jour le trombinoscope et le diffuser à chaque changement aux équipes
  • Accueillir les nouveaux collaborateurs lors de leur premier jour
  • Être le point de contact des nouveaux collaborateurs
  • Offboarding, aider les collaborateurs avec leur fiche de départ et les documents à transmettre

• VIE & ANIMATION DE L’EQUIPE :
  • Gérer le stock de fournitures et anticiper les commandes
  • Gestion des fournisseurs (ex : abonnements presse)
  • Participer aux animations de l’équipe sur l’organisation et la logistique
  • Ouvrir des tickets auprès du prestataire interne en cas de problème techniques sur une installation sur le Bench
  • Répondre aux sollicitations de l’équipe
     

La liste des taches n’est pas exhaustive.

Description du profil :

Le/ la candidate idéal (e) sera/aura idéalement :
 

• Très rigoureux (se)
• Autonome et force de propositions
• Excellentes capacités d’organisation et multitâches
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
• Excellentes capacités dans la gestion du stress et des urgences
• Un optimisme sans faille et une volonté de faciliter le quotidien des équipes
• Capacité à maintenir la confidentialité et à traiter des informations sensibles
• Capacité à s’adapter à toutes sortes de situations, dans un environnement international
• Anglais courant, tant à l’écrit qu’à l’oral

Capgemini promeut une culture inclusive dans un cadre multiculturel et créateur de valeur, quel que soit votre parcours, genre, origine culturelle, sociale, … notamment au travers de ses réseaux OUTFront et Women@Capgemini . Entreprise handi accueillante , le Groupe développe une politique active d’emploi et d’insertion des personnes en situation d’handicap. Capgemini s’engage pour un numérique responsable en intégrant l’éco conception et l’accessibilité dans ses projets, et réduira de 90% ses émissions d’ici 2040. Partenaire de différentes associations, Capgemini accompagne les exclus du numérique vers l’autonomie.

https://www.capgemini.com/fr fr/notre groupe/responsabilite sociale et environnementale/

Nous proposons :

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