Tu seras amené(e) quotidiennement à “surfer” entre de multiples sujets tout aussi divers les uns que les autres : l’office management, la vie d’agence, la logistique des événements, la comptabilité fournisseurs, ou encore la gestion de nos bureaux situé à Opéra…

Tu comprends et partage la devise : “il n’y a jamais de problèmes, uniquement des solutions !”

Tu seras attaché(e) au Responsable des ressources humaines / Finance au sein du pôle “Opération”

OFFICE MANAGEMENT

• Contact privilégié des collaborateurs : en lien direct avec les collaborateurs tu réponds aux différentes problématiques de leur quotidien (gestion des agendas, demande de coursier, réservation de salles de réunion, commandes de déjeuners…) que ce soit à l’agence, ou en télétravail.
• Missions régulières : gestion du courrier entrant et sortant de l’agence, accueil de nos clients, réalisation de présentation PTT pour l’équipe admin, mise en place de process afin d’optimiser l’organisation de l’agence qui grandit chaque jour un peu plus !
• Organisation des événements internes (séminaires, événements ponctuels, soirées d’entreprise….).
• Suivi du parc informatique de l’agence : tu supervises l’achat du matériel informatique ainsi que l’installation des appareils. Quotidiennement tu “voles au secours” de l’équipe lorsqu’ils ont des problèmes informatiques (problème d’accès, pannes…).
• Pilotage des projets de fin d’année : tu supervises tout au long du mois d’octobre à janvier le projet de cartes de vœux (lancement du projet, suivi du projet, coordination avec l’équipe artistique, AO fournisseurs, réception des éléments, expédition), les cadeaux clients (gestion des achats/création et expédition des cadeaux clients…), les cadeaux collaborateurs…
• Tu es garant de la tenue du budget d’office management attribué en début d’année. Tu es en charge de son suivi, du respect et de l’actualisation des dépenses.

FINANCES FOURNISSEURS

• Responsable de la tenue de la comptabilité fournisseurs, tu seras en contact direct avec le cabinet comptable sur la restitution des factures fournisseurs, la tenue du GL Fournisseurs et la clôture des comptes fournisseurs.

FACILITY MANAGEMENT

• Vie quotidienne dans les bureaux : tu es chargé(e) de l’approvisionnement des fournitures, tu fais face aux aléas (fuite d’eau, problème de chauffage..) afin de faire de nos locaux un vrai cocon pour les collaborateurs.
• Tu es en contact avec nos prestataires/fournisseurs dans le cadre de la réalisation des contrats (informatique, ménage et les différents techniciens intervenant au sein des locaux).

PROFIL RECHERCHÉ

Après avoir eu une première expérience dans le domaine de l’assistant de direction, office manager, tu te reconnais parmi tous les points ci-dessous :

• Tu es rigoureux(euse), organisé(e) et fiable
• Tu fais preuve d’initiative, d’adaptabilité et de flexibilité pour parer aux éventuels imprévus pouvant survenir chaque jour.
• Tu connais et/ou comprends le système comptable et financier d’une entreprise
• Tu maîtrises le Pack Office, GSuite, Slack, Notion/Trello, les produits Apple (Macbook, iMac, etc..)
• Excellentes compétences orales et écrites
• Tu es souriant(e) et de bonne humeur chaque jour.
• Tu aimes rendre service. L’office management c’est un état d’esprit.

PROCESSUS DE RECRUTEMENT

• Un premier entretien avec le RRH/Finance
• Un entretien avec le directeur général de l’agence
• Un entretien avec le fondateur de l’agence.