Comment faire une to-do list (vraiment !) efficace

«C’est parce qu’on s’imagine tous les pas qu’on devra faire qu’on se décourage alors qu’il s’agit de les aligner un à un» - Marcel Jouhandeau

• Liste : succession de tâches mises les unes à la suite des autres.
• To-do list : outil de travail et d’organisation pour gagner en productivité.

Vous avez du mal à tenir vos objectifs, repoussez depuis des semaines une tâche que vous ne parvenez pas à terminer : et si vous ne connaissiez tout simplement pas les codes d’une BONNE to-do ? Considérée par beaucoup comme un « stock de tâches », elle doit au contraire (comme son nom l’indique !) plutôt inciter à l’action au risque de perdre toute efficacité ! Et oui, il existe des conseils très simples mais indispensables pour en faire un réel allié au quotidien. Quelles sont les astuces des meilleurs ?

1. Décomposer chaque grand projet en petites tâches

Une to-do efficace repose sur une bonne catégorisation des tâches. Il convient d’identifier les projets (ex : « Business plan ») et la multitude de tâches nécessaires pour les accomplir. C’est la Théorie des petits pas. Elle permet de lutter contre la procrastination. Le fait de décomposer en plusieurs actions les missions longues (macro) évite le sentiment de découragement face à l’ampleur de la tâche et motive à avancer !

2. Avoir chaque jour un objectif principal et des secondaires

Une fois vos tâches bien catégorisées (micro / macro, court terme / long terme, objectif / action intermédiaire), créez des to-do hebdomadaires classées en to-do quotidiennes. Les listes journalières contiendront chacune un objectif prioritaire, à accomplir absolument, et des tâches subsidiaires. Soyez visuel (codes couleur, emojis) et fonctionnez par plage de tâches pour ne pas vous éparpiller. Exemple : « traiter les mails » est une tâche à part entière, à ne pas faire en continu à chaque mail reçu !

3. Insérer entre chaque tâche difficile des actions motivantes

Le classement de vos tâches au sein d’une même journée est clé ! Organisez votre to-do selon le rythme de votre motivation. Le début de journée sera plus adapté aux tâches difficiles (quand votre cerveau est frais), quand l’après-déjeuner et la fin de journée s’adapteront plutôt aux tâches simples. Insérez entre chaque tâche des missions rapides (à faire en moins de 10 minutes) ou des tâches agréables à accomplir, pour vous donner des élans de motivation pour la suite.

4. Être réaliste et prévoir l’imprévisible

Il n’y a rien de plus frustrant que de terminer une journée avec une liste de tâches à moitié terminée. Cela constitue le signe que vous avez mal jaugé votre capacité de travail et le temps requis pour accomplir chaque tâche. Pour l’éviter, notez chaque jour sur une note à part vos missions récurrentes et le temps que vous y passez. Vous y verrez ainsi plus clair pour mieux structurer vos journées ! Et ne surchargez pas vos to-do car 30% de votre temps en moyenne sera dédié aux imprévus.

5. Créer une done-list et une not-to-do-list

Constater son avancement au fil de la journée est psychologiquement gratifiant et incroyablement motivant ! Plutôt que de supprimer de votre liste (digitale) les tâches une fois exécutées, gardez-les en y apposant un « OK » ou « DONE ». Résultat : un aperçu précis en fin de journée de tout ce que vous avez fait ! Vous pouvez aussi créer une « not-to-do-list » récapitulant ces tâches à ne surtout pas faire pour rester bien concentré sur vos objectifs (ex : “ne pas aller sur Facebook”).

Supports & outils digitaux

• Wunderlist - Liste de tâches, rappels, courses
• Google Keep - Enregistrez vos pensées, où que vous soyez
• Remember The Milk - L’appli à-faire intelligente pour les personnes occupées
• Do It Tomorrow
• Todoist - Gestionnaire de tâches, gratuit, simple, en ligne et mobile
• Trello - Moyen visuel d’organiser ce que vous voulez avec qui vous voulez
• Any.do - Best to-do list & task manager
• Tasks (Android)
• Azendoo - Gestion de projet et collaboration d’équipe

Et rappelez-vous : plus vos to-do sont simples, plus vous les utiliserez et conserverez cette organisation dans le temps !

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Photo by WTTJ @Naos