Sedm smrtelných hříchů e-mailové komunikace

723 tisíc lidí v kopii

Někteří autoři e-mailů vykazují neochvějnou představu, že posílaná zpráva obsahuje informace, které všichni lidé v širokém okolí budou považovat za zcela stěžejní a nepostradatelné. A že pro jistotu bude tedy lepší do kopie e-mailu dát i ty, kterých se jeho obsah týká jenom velmi okrajově nebo kterých by se mohl teoreticky týkat v paralelním univerzu. A tak v daném komunikačním vláknu ke svému neštěstí a velké nevoli uvíznou nejen všichni kolegové, nadřízení i podřízení odesílatele, ale i údržbář, který chodí do kanceláře opravovat kávovar.

E-mail jako román od Jiráska

Je smutné, když někdo zanevře na své kreativní ambice, vzdá se svého snu o tom, že bude spisovatelem, a stane se řadovým pracovníkem kdesi v kanceláři. Ještě mnohem smutnější ale je, když si dotyčný svůj zmařený sen o kariéře romanopisce vynahrazuje tím, že adresáty svých každodenních pracovních e-mailů nutí číst sáhodlouhé traktáty. I ze stručné zprávy o tom, že zboží dorazí zítra, se tak stává nekonečný epos, jehož konce se dočtou jen ti nejvytrvalejší adresáti.

Pohrdavě stručné e-maily

V návaznosti na předchozí bod je nutné zmínit i opačný extrém. Existují totiž lidé, kteří se zřejmě obávají, že kdyby napsali e-mail o více jak pěti slovech, implodoval by vesmír. Když takovým lidem napíšete vypiplaný, extrémně profesionální e-mail, u kterého jste jenom nad vhodným oslovením přemýšleli pět minut, a dotyčný vám odpoví „ok“, zcela pochopitelně vám trochu zacuká v oku. Právem.

Spamování osobní reklamou

Budete se svým ochotnickým spolkem hrát amatérské divadelní představení, rozjíždíte byznys s ručně vyráběnými přívěsky z mušlí nebo se chcete pochlubit, kolik rajčat jste letos na chalupě vypěstovali? I když se objektivně jedná o nesmírně poutavé informace a impozantní úspěchy, vaši kolegové z nich možná budou méně „paf”, než si asi představujete. Proto bude zřejmě lepší podobné informace šířit jenom mezi kamarády či v rámci rodinného kruhu.

Na rozhraní češtiny a angličtiny

Víte, co jediné je horší, než poslouchat někoho, kdo za každým druhým slovem používá anglicismy? Číst od takového člověka e-mail. Snažit se prosekat textem, ve kterém se píše o „sabmitování byznys proposalu“, „reminderech“ a „tárgetech“, je opravdu hodně „cringe“. Pavlíno, prostě si vyber jeden jazyk a v něm piš! V opačném případě se kolega či kolegyně neúprosně řadí na nástěnku autorů slov z pekla.

BEZ CAPS-LOCKU ANI RÁNU

Některým lidem jako by se zasekl na klávesnici Caps Lock a nedal se už několik let opravit. Když si takový e-mail psaný samými kapitálkami čtete, neubráníte se pocitu, jako by na vás někdo z obrazovky nahlas křičel. Ti, kteří mají zaseknutý Caps Lock, si tak mohou podat ruku s těmi, kdo rádi (a často zcela nevhodně a zbytečně) používají za každou větou vykřičník! Za každou!!

Urgence nejvyšší úrovně. Až na to, že vůbec

Každý máme minimálně jednoho kolegu, který je přesvědčen, že jeho projekty mají vždy přednost. Neexistuje u něj jiný termín než „asap”. Neexistuje jiná urgence, než „maximální”. Daný kolega rozesílá e-maily i o půlnoci a na ranní poradě se diví, že věc není ještě dořešená. Když nějakým nedopatřením během dne pošle e-mail, u kterého náhodou zapomene zaškrtnout vykřičník značící nejvyšší prioritu, v noci se kvůli tomu nervózně převaluje v posteli a nemůže spát. Tímto přístupem si však nezajistí, že jeho zprávám věnují kolegové zvýšenou pozornost. Naopak. Kolegové postupně začnou dotyčného spolupracovníka i jeho neúnavné hyper-urgentní e-maily efektivně ignorovat a posouvat jeho požadavky ve svém úkolníčku pěkně na konec seznamu.

Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.