On vous embarque dans les coulisses de l’équipe Marketing pour l’organisation de notre événement client de l’année !
Vous en avez peut-être entendu parler, le 15 novembre dernier, nous organisions Human After All, notre conférence client annuelle. Près de 300 personnes y ont participé en présentiel et plus de 550 en ligne. Un vrai moment de partage pour l'écosystème RH en France !
Quel était l’objectif ?
Faire vivre à nos clients une expérience unique et excitante, leur permettant de comprendre notre vision du monde du travail, débattre des dernières tendances RH et découvrir nos nouveautés produit. Tout un programme !
Pour vous faire plonger dans le quotidien du travail de notre équipe Marketing chez Welcome to the Jungle, retour sur la gestion de ce projet, de la prise de brief au jour J.
Phase 1 - Création du concept
Timing : Août 2022 (M-3 mois avant le Jour J)
Tout d’abord, voici une petite présentation des équipes marketing lead sur le projet:
Equipe Growth Marketing : Mandataire de l’événement, responsable des résultats et objectifs business
Equipe Brand & Creative : Responsable du concept de l’événement et de la direction artistique
Equipe Product Marketing : Responsable de l'intégration de nos produits dans le contenu de l'événement
Equipe Live Experiences : Responsable de la réalisation logistique de l'événement
Beaucoup d’autres équipes ont contribué pour mener à bien ce projet d’envergure, pour ne citer qu’eux : le Média pour la définition de l'agenda et la production des contenus, le Business pour la gestion de la relation client, la Data pour partager les dernières tendances issues de la plateforme Welcome to the Jungle, ou encore le Légal pour la couverture du cadre administratif de l’événement.
Première étape : la validation des rôles et responsabilités de chaque équipe en fonction des objectifs du projet. Ce cadrage est nécessaire pour que chacun puisse avancer en autonomie et solliciter les bonnes parties prenantes au bon moment.
Une fois cela validé, il est temps de se pencher sur la définition du concept et la création de la ligne éditoriale. C’est cela qui va permettre de lier les différents éléments ensemble (scénographie, contenu, direction artistique, invitations…) et de donner une orientation stratégique au projet. De cela découle naturellement le budget nécessaire à cette réalisation.
Pour cet événement nous avons acté un concept fort : passer de l’autre côté du miroir pour découvrir les bouleversements du monde du travail actuels et à venir.
Phase 2 - Définition du plan d’action
Timing : Septembre 2022 (M-2 mois avant le Jour J)
À ce stade de la préparation de l’événement, les différentes équipes travaillent en autonomie sur leurs sujets.
Nous choisissons notre lieu événementiel : la Maison des Métallos dans le 11ème arrondissement de Paris, ainsi que la plateforme de live streaming qui permettra aux invités de suivre l’événement à distance, Hopin. Ces choix nous permettent d’affiner les besoins de production et de savoir quels seront nos éléments de scénographie et de design.
Côté clients, nous définissons une liste d’invités - en coordination avec l’équipe Business - et créons le processus d’inscription pour eux. Nous réfléchissons également au parcours des participants online et offline.
Cela nous permet d’acter les KPIS clés que nous allons suivre pendant et après l’événement, de finaliser le budget et de créer une roadmap claire des tâches pour chaque équipe.
Phase 3 - Coordination & réalisation
Timing : Octobre et Novembre 2022 (M-1 mois jusqu’au Jour J)
Il est temps de développer les contenus éditoriaux qui vont rythmer l’événement, en lien avec l’équipe Média ! Le choix des speakers, des formats d’intervention (table-ronde, seul en scène, interviews) s’opère et la création des vidéos démarre.
La scénographie est en production avec une agence externe, les contenus graphiques et le motion design sont créés en interne en lien avec ce qui va se passer sur scène. C’est le moment où on réalise toutes les présentations !
Les communications pré-event sont envoyées pour lancer les inscriptions, le follow up aux équipes commerciales est fait régulièrement pour préparer le jour J et assurer un show rate important.
Côté logistique, l’organisation concrète se précise en prévoyant tout dans le moindre détail : accueil, catering, sécurité, régie technique, lumières, sons, signalétique.
Le jour J tout le monde est sur le pont pour accueillir les invités, les speakers, les prestataires et faire de Human After All une réussite !
Phase 4 - Analyse post event
Le jour J est passé mais nous continuons à travailler pour assurer le follow up, communiquer en interne et voir ce qui a fonctionné et moins fonctionné.
La to do :
Récolter les chiffres clés de participation et satisfaction
Analyser les feedbacks qualitatifs des clients
Analyser les feedbacks qualitatifs des équipes internes sur la gestion de projet
Suivre les KPIs clés définis au début de la préparation de l’event
A partir de cela, nous réalisons des présentations pour les équipes en interne et prenons note ensemble pour améliorer la prochaine édition.
On espère que cette immersion vous aura permis de mieux comprendre comment s’organise la préparation et la réalisation d’un événement B2B chez nous.
Si cela vous a donné envie de travailler avec nous, n’hésitez pas à consulter nos offres d’emploi !
