Encadrer et manager les agents du service, gestion des ressources humaines (évaluations, congés, absences et recrutements…)
Animer l’équipe, conduite de réunions, définitions des objectifs opérationnels et mise en œuvre
Veiller à la bonne exécution des travaux réalisés par l’équipe en diagnostiquant et en priorisant les interventions (définir les priorités, qualité et respect des délais d’exécution des interventions, faire face aux impondérables)
Contrôler la mise en œuvre des consignes d’entretien et de maintenance du matériel
Contrôler le respect des règles d’hygiène et de sécurité
Assister les utilisateurs sur les copieurs et la mise en place de nouveaux matériels
Préparation, suivi et clôture du budget du service, devis, exécution des bons de commande, pour la reprographie, le courrier, le mobilier et les fournitures de bureau
Saisie et suivi des demandes dans le logiciel finance
Responsable des logiciels applicatifs, courriers (GEC) ; bilans, statistiques, soutien aux partenaires de la collectivité
Responsable du suivi (commande et livraison) et de la gestion des stocks de consommable, fournitures bureaux, mobiliers
Proposer et concevoir des indicateurs de gestion d’activité, statistiques, planning, reporting, bilans
Assurer une veille technologique des secteurs courriers et reprographie
Travailler en équipe avec les chefs de services de la direction et les partenaires de la collectivité internes et externes
Responsable de la gestion des demandes courrier, distribution par les appariteurs
Etre force de proposition pour la Direction de la Relation aux Usagers, propositions d’actions d’amélioration du service, diagnostique, plan d’action, présentation, action de correction
Veiller à la qualité des documents reprographiés, être garant du respect des engagements liés à la démarche qualité du service
A. Compétences requises :
Management et encadrement
Parfaite connaissance du cadre réglementaire et des techniques applicables aux activités de reprographie et mobilier
Travailler en équipe, collaborer, rendre compte, être force de proposition ; connaître la méthodologie de projet
Connaissance des outils informatiques et digitaux, pack office, bonne connaissance d’Excel, tableaux de bord de gestion
B. Qualités nécessaires à l’exercice de la fonction :
Respect de l’obligation de réserve et de la hiérarchie
Autonomie et adaptabilité aux évolutions techniques de la reprographie et du courrier
Ponctualité, discrétion, assiduité
Ces entreprises recrutent aussi au poste de “Équipe de direction”.