• Encadrer et manager les agents du service, gestion des ressources humaines (évaluations, congés, absences et recrutements…)

• Animer l’équipe, conduite de réunions, définitions des objectifs opérationnels et mise en œuvre

• Veiller à la bonne exécution des travaux réalisés par l’équipe en diagnostiquant et en priorisant les interventions (définir les priorités, qualité et respect des délais d’exécution des interventions, faire face aux impondérables)

• Contrôler la mise en œuvre des consignes d’entretien et de maintenance du matériel

• Contrôler le respect des règles d’hygiène et de sécurité

• Assister les utilisateurs sur les copieurs et la mise en place de nouveaux matériels

• Préparation, suivi et clôture du budget du service, devis, exécution des bons de commande, pour la reprographie, le courrier, le mobilier et les fournitures de bureau

• Saisie et suivi des demandes dans le logiciel finance

• Responsable des logiciels applicatifs, courriers (GEC) ; bilans, statistiques, soutien aux partenaires de la collectivité

• Responsable du suivi (commande et livraison) et de la gestion des stocks de consommable, fournitures bureaux, mobiliers

• Proposer et concevoir des indicateurs de gestion d’activité, statistiques, planning, reporting, bilans

• Assurer une veille technologique des secteurs courriers et reprographie

• Travailler en équipe avec les chefs de services de la direction et les partenaires de la collectivité internes et externes

• Responsable de la gestion des demandes courrier, distribution par les appariteurs

• Etre force de proposition pour la Direction de la Relation aux Usagers, propositions d’actions d’amélioration du service, diagnostique, plan d’action, présentation, action de correction

• Veiller à la qualité des documents reprographiés, être garant du respect des engagements liés à la démarche qualité du service

A. Compétences requises :

• Management et encadrement

• Parfaite connaissance du cadre réglementaire et des techniques applicables aux activités de reprographie et mobilier

• Travailler en équipe, collaborer, rendre compte, être force de proposition ; connaître la méthodologie de projet

• Connaissance des outils informatiques et digitaux, pack office, bonne connaissance d’Excel, tableaux de bord de gestion

B. Qualités nécessaires à l’exercice de la fonction :

• Respect de l’obligation de réserve et de la hiérarchie

• Autonomie et adaptabilité aux évolutions techniques de la reprographie et du courrier

• Ponctualité, discrétion, assiduité