🎯 Mission générale

L’Expérience Associate est au cœur du bon fonctionnement de nos centres et de la satisfaction de nos praticiens et patients. À la croisée du Care (support client) et des Opérations (gestion des espaces et logistique), il/elle veille à ce que chaque centre soit un lieu fluide, fonctionnel et accueillant.

Véritable couteau suisse de la team Via Sana, l’Expérience Associate assure à la fois le suivi quotidien des demandes clients, le pilotage des prestataires et le maintien de la qualité de service dans chacun de nos espaces. Son rôle : rendre l’expérience Via Sana exceptionnelle et différentiante.

📌 Missions principales

🧑‍💻 Support & Relation Client

• Répondre aux demandes téléphoniques, e-mail ou via notre plateforme interne des praticiens de ses centres - nous fonctionnons par zoning, chacun.e est responsable d’un nombre de centres défini, connait ses clients, suit les sujets de A à Z et sur le temps long, voit l’impact direct de ses actions ;)

• Identifier les problèmes, les besoins et assurer un suivi clair et rapide.

• Gérer les réclamations avec diplomatie et proactivité.

• Participer à l’enrichissement de notre base de connaissance interne (FAQ, process, modèles de réponse).

🛠 Suivi des opérations & maintenance

• Suivre les demandes de maintenance préventive et corrective (pannes, ménage, internet, mobilier…).

• Coordonner les interventions avec les agents de maintenance ou les prestataires externes.

• Réaliser des checks réguliers de propreté, sécurité et conformité dans les centres.

• S’assurer que chaque praticien dispose du bon matériel, au bon endroit, au bon moment.

Chaque remontée client est une enquête, un problème à résoudre, avec ses causes potentielles, des questions, des observations et un diagnostique à poser, des conseils à prendre auprès d’experts, des solutions à trouver pour améliorer la situation d’abord au plus vite, puis durablement, en planifiant et organisant des interventions efficaces, qui perturbent le moins possible l’activité du centre.

📦 Logistique & aménagement

• Gérer les approvisionnements en consommables (papier, café, etc.) via les QR codes ou demandes email.

• Participer à l’aménagement de nouveaux espaces ou réorganisations (mobilier, signalétique, etc.).

• Suivre les stocks de matériel dans chaque centre et déclencher les commandes.

🤝 Coordination & amélioration continue

• Remonter les irritants clients et suggestions d’amélioration à l’équipe Expérience sur l’ensemble du réseau.

• Participer à la réflexion et à l’optimisation des process internes.

• Travailler main dans la main avec les autres pôles.

Compétences clés :

• Excellentes compétences relationnelles, à l’écrit comme à l’oral.

• Organisation sans faille, rigueur dans les suivis et sens du détail.

• Esprit pratique et débrouillardise : tu aimes résoudre des problèmes concrets.

• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle (multitâche, priorisation).

• Bonne maîtrise des outils informatiques (Gmail, Notion, CRM, Airtable, Slack…).

Soft skills :

• Empathique, réactif(ve) et diplomate.

• Autonome mais toujours partant(e) pour bosser en équipe.

• Curieux(se), motivé(e) à évoluer dans une start up en forte croissance.

• Capable de gérer du terrain comme des mails clients dans la même journée.

🎓 Formation & expérience

• Pas de formation spécifique nécessaire, mais plutôt du bon sens, du savoir-être, des compétences solides et la détermination de s’arracher pour assurer le bien-être des clients.

• Une première expérience en support client ou en gestion d’opérations reste un vrai plus 😉

⚙️ Conditions de travail

• Poste en CDI, temps plein, basé à Paris (avec déplacements ponctuels dans les centres).

• Télétravail occasionnel possible après montée en autonomie.

• Mutuelle à 50% + Navigo à 50% + Tickets restaurants + Avantages Via Sana 😎

🧪 Process de recrutement

1. 📞 Premier échange avec Guillaume, Opérations Associate et Camille, Care Associate

2. 🖥 Étude de cas et entretien métier avec Margaux, Customer Success Manager & Jérémy, Operations Manager

3. 🚀 Entretien final en présentiel avec Ulysse et Louis (Founders) & Justine (RAF)

4. 📞 Prise de références auprès de 2/3 anciens collègues ou managers

5. ☕ ou 🍻 Rencontre physique dans nos bureaux pour valider le fit final !

Tu veux rejoindre une équipe dynamique, humaine, et aider des centaines de professionnels de santé à mieux exercer ? Écris-nous 🙌