Chef de projet Evènementiel H/F

Expert de l’orientation depuis plus de 30 ans, le groupe Studyrama accompagne les individus dans leurs choix d’avenir, du lycée jusqu’à la vie active, via des services spécialisés : Salons, Edition, Digital, Presse, Opérations spéciales, Data Marketing et Accompagnement personnalisé. Avec plus de 170 salons, 300 nouveaux ouvrages édités chaque année et 4.5 millions de visites par mois sur ses sites web, Studyrama se positionne aujourd’hui comme l’acteur référent de l’orientation en France.

Manager d’une équipe d’un à deux chargés de production, le (la) chef(fe) de projets évènementiels aura pour principales missions d’assurer la bonne organisation des salons dont il (elle) a la charge ainsi que de la supervision des salons de son équipe, en maitrisant les coûts de production. Il (elle) intervient sur plusieurs villes définies sur lesquelles il (elle) organise ses propres salons ou s’appuie sur d’autres ressources internes ou externes. Il (elle) mène à bien des missions transversales définies et liées au bon fonctionnement de l’activité du service. Il (elle) contractualise et s’assure de la bonne relation avec les parcs des expositions qu’il (elle) a en gestion en veillant tout au long de l’année à assurer un suivi stratégique de réservation d’espaces, dans un secteur concurrentiel.

Il (elle) prend en charge :

• La gestion de la production des salons :

• Gestion technique et logistique des salons.

• Prise en compte des commandes exposants.

• Coordination de l’activité des prestataires, demande de devis, négociation.

• Mise en place & mise à jour des plans techniques de salons en lien avec nos bureaux d’études selon l’évolution du remplissage.

• Réalisation du dossier technique exposants.

• Relais auprès des équipes commerciales pour la production des événements.

• Élaboration et suivi du budget du salon.

• Suivi administratif et opérationnel.

• La bonne tenue du salon en tant que responsable technique :

• Gestion et vérification du chantier pendant les montages.

• Coordination des prestataires selon le planning prévu.

• Veille à la bonne exécution des prestations commandées (installation générale, mobilier, électricité, internet, signalétique, audiovisuel, sécurité, accueil, nettoyage, restauration…).

• Permanence pendant l’ouverture du salon, suivi des demandes exposants.

• Gestion des imprévus et capacité d’adaptation.

• Développement du relationnel avec les responsables de site et les fournisseurs.

• La clôture d’un dossier après un salon

  ·         Bilan financier du salon (récupération et traitement des factures, atterrissage budgétaire…).

·         Réalisation du compte-rendu de la manifestation, débriefing technique en vue de la mise en place du plan de la prochaine édition, suivi administratif des dossiers pour clôturer le salon.

• Le management de son équipe

Il (elle) accompagne, forme, et manage des CDI, des CDD et des freelances.

Outre l’organisation directe de salons, le/la Chef(fe) de Projets intervient sur des dossiers communs à l’ensemble du service. Il participe activement au développement de l’activité. Il est partie prenante dans la gestion d’aspects qui requièrent un niveau de responsabilité important : optimisation financière, planification logistique, étude concurrentielle, connaissance du secteur et des enjeux propres à l’entreprise, optimisation des relations interservices, analyse des besoins et des développements nécessaires au service, intervention dans le cadre de la planification de la saison, de la signature de contrats, de la négociation avec les prestataires nationaux. Il participe à la planification et au suivi des tâches à accomplir.

Pour ce poste nécessitant des déplacements sur toute la France, vous avez :

• Une formation BAC+3 à BAC+5

• Une expérience d’au moins 4/5 ans dans la mise en place d’évènements et notamment dans le secteur des salons & des parcs des expositions.

• Bonne connaissance des composantes d’un événement (technique, installation générale, audiovisuel, sécurité des publics…).

• Une aisance relationnelle et téléphonique.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, Suite Microsoft.

• Capacité à travailler sur plans à l’échelle (Visio 2020).

• Des compétences organisationnelles qui vous permettent de gérer plusieurs dossiers dans le respect des délais.

• Rigueur, gestion des urgences, capacité à négocier et à décider, réactivité et proactivité, aptitude à manager et fédérer.

Modalités du poste

Poste en CDI Statut Cadre forfait jour, Temps plein, basé à Levallois-Perret dans les Hauts-de-Seine
A pourvoir dès maintenant.1 jour de télétravail possible selon l’activité du service.
Déplacements sur les salons à prévoir à Paris et en Province (principalement les vendredis & samedis).

2 entretiens métier / 1 entretien RH