Finalité du poste :  Placé.e sous la responsabilité de la Directrice d’Impact Unit Territoriale, le/la responsable administratif et financier a pour rôle de piloter les actions d’élaboration, la consolidation et le suivi budgétaire, le reporting administratif et financier auprès des partenaires et bailleurs, et le suivi de la facturation en lien avec l’équipe et la direction des ressources.

Missions principales :

▶ Administrative

• Vous mettez en place le cadre de gestion administrative pour l’ensemble des formations déployées (process, documents type, formation des équipes opérationnelles, collecte des documents, etc).

• Vous proposez le cadre et organisez les processus de manière à ce que les opérationnels puissent facilement :

  • réaliser les documents administratifs de rentrée et sortie de formation

  • contribuer à l’archivage des documents administratifs

  • réaliser l’émargement électronique

• Vous êtes garant de la bonne centralisation des documents administratifs.

• Vous êtes garant du respect des obligations de déclaration, ainsi que du reporting intermédiaire et final des projets.

• Vous préparez les contrats de prestation, en relation avec les opérationnels, les formateurs et la direction juridique et apportez des conseils d’ordre administratif aux prestataires

• Vous participez à la rédaction des conventions de partenariat et des contrats d’alternance

• Vous assurez les relations administratives avec les différents financeurs

• Vous assurez la récupération des éléments administratifs et financiers nécessaires à la réponse aux Appels d’Offre

• Vous assurez la gestion administrative des locaux : baux, prestataires, fournisseurs, démarches administratives…

▶ Finances

• Vous pilotez la rédaction des rapports et notes de suivi financiers à destination des partenaires et financeurs, publics et privés, en lien avec les équipes en charge du déploiement des projets

• Vous élaborez et suivez l’échéancier des conventions et des obligations administratives et financières

• Vous réalisez les budgets prévisionnels des projets et vous en assurez le suivi avec les services centraux. Vous participez à l’élaboration des reportings financiers

• Vous participez à l’élaboration du budget prévisionnel annuel de la région GSO, en partenariat avec le siège et les équipes en charge du déploiement des projets

• Vous êtes garant de la mise à jour des données du P&L

• Vous pilotez voire effectuez la saisie des informations et des indicateurs demandés par les financeurs sur leurs plateformes et leurs outils propres à chacun et/ou par les équipes financières internes de Simplon

• Vous établissez les factures clients et vous en suivez les règlements en partenariat avec le service recouvrement central

• Vous suivez les règlements des factures fournisseurs en partenariat avec le service règlement fournisseurs central

• Vous êtes en veille sur les dispositifs de financements publics et privés mobilisables et leurs enjeux

▶ Management

• Vous êtes le manager direct d’une équipe de deux chargé·es administratif et financier

• Vous recrutez, intégrez, organisez, managez les collaborateurs de votre équipe.

• Vous vous assurez de leur montée en compétences

• Vous êtes garant de la bonne réalisation des missions confiées à votre équipe

Compétences attendues

• Connaître le fonctionnement d’un organisme de formation

• Connaître les principes fondamentaux de gestion d’entreprise

• Capacité d’analyse, de synthèse et de rigueur

• Bonnes qualités relationnelles pour dialoguer avec différents types d’interlocuteurs

• Capacité d’organisation et de planification

• Curiosité et esprit critique pour l’analyse des chiffres

• Autonomie et prise d’initiatives, capacité à proposer des solutions innovantes

• Bonne connaissance technique comptable et financière

• Bonne connaissance des obligations liées aux financements publics

• Savoir appliquer la réglementation des conventions et accords de prise en charge

• Maîtrise de l’utilisation des systèmes d’information : Excel, Odoo, Google Drive, Yparéo

• Compétence en analyse de données

Expérience souhaitée

• Expérience de 5 ans minimum sur une fonction similaire