Contexte

Votre mission consiste à assister la Responsable Administrative et Financière dans la gestion et le suivi administratif et financier des actions de formation et des projets, en collaboration avec la Chargée de Gestion administrative actuelle :

Missions principales

Administratif et Finance :

• Facturation, dépôts et suivi des factures sur les différents portails publics et privés (OPCO pour l’alternance, France Travail, Chorus Pro…)

• Suivi administratif des subventions : collecte et archive l’ensemble des pièces requises par les différents financeurs/partenaires de Simplon IDF et notamment les documents nécessaires à la réalisation des bilans intermédiaires et finaux (centralisation des factures, et compilation dans tableaux de suivis budgétaires/subventions)

• Suivi des charges directes liées à la formation et indirectes de Simplon IDF (veille à la bonne imputation des codes analytiques)

• Constitue et appui au montage des contrats d’alternance (convention de formation et cerfa), suit les dossiers, établit les documents et les pièces administratives qui y sont liés : enregistre et met à jour les informations/documents dans les outils, les bases de données dédiés selon les procédures Simplon (logiciel Ypareo)

• Création de contrats de prestations de formateur via les outils interne (logiciel Ypareo)

• Appuie à l’équipe dans le suivi des devis et factures afférentes

• S’assure du bon paiements des factures prestataires et suivi des campagnes de paiements

• Est garant·e de la centralisation et du bon classement de l’ensemble des documents administratifs, juridiques et comptables des prestataires mais aussi des fiches de présence des apprenant·e·s, les contrats et les pièces financières

• Veille à la conformité des dossiers en général (procédure interne classement et archivage des documents administratifs, Qualiopi)

Logistique :

• S’assure de la bonne gestion des stocks de fournitures, et des relations avec les différents fournisseurs (fournitures diverses, ménage des fabriques…)

• Participe aux démarches logistiques du fonctionnement quotidien des fabriques, veille à la conformité des locaux (baux, ERP, incendie, assurance, accessibilité…), notamment lors d’un lancement de formation (déménagements) ou lors d’évènements ponctuels

• Assure des missions transversales de l’Impact Unit IDF et du siège de Simplon.

Compétences attendues

• Utilisation d’outils bureautiques et collaboratifs (suite Google - traitement de texte, tableur, Google drive…)

• Aisance informatique permettant de s’adapter aux différents outils numériques et plateformes

• Techniques de gestion administrative

• Proactivité, autonomie, rigueur, capacité à trouver des solutions, bonne gestion du stress

• Gestion des priorités, planification et respect des délais, organisation de son travail

• Compréhension des enjeux liés à la formation professionnelle dans les territoires (connaissance du fonctionnement d’un organisme de formation serait un plus).

• Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale

• Aptitudes relationnelles, écoute, capacité à travailler en équipe (collaboration, communication)

Expérience souhaitée

• Expérience avérée de 3 ans dans la Gestion Administrative, et idéalement en gestion administrative de la formation.

Date de début : Dès que possible

Contrat et temps de travail : Temps plein 39 heures hebdomadaires

Rémunération : Entre 28 000 et 32 000 euros bruts par an selon profil