Au sein du SIG, l’assistant.e auprès du Directeur, des directrices ajointes et du cabinet a pour mission :

• l’organisation de l’activité des directeurs et du cabinet (tenue de l’agenda, prise de rendez-vous et préparation des dossiers afférents) ;

• la coordination du secrétariat ;

• le suivi du courrier, distribution et gestion des réponses ;

• suivi de l’activité des directeurs et du cabinet, et des décisions prises : assiste les directeurs et le cabinet dans l’ensemble de leurs missions, participation à l’ensemble des réunions de travail, rédaction des procès-verbaux de celles-ci et suivi de leur mise en application ;

• la rédaction de notes ; d’éléments de langage synthétique permettant au directeur d’assurer ses fonctions de représentation, de disposer des éléments primordiaux pour pouvoir analyser, décider, agir;

• la production de présentation powerpoint;

• la préparation des dossiers des directeurs, rappel des consignes en terme de qualité des livrables et de délai auprès de l’encadrement intermédiaire du service ;

• le suivi des affaires réservées et dossiers sensibles ;

• l’organisation de l’accueil de délégations y compris étrangères ;

• la gestion des frais de représentation des directeurs ;

• le suivi et gestion financière des abonnements de presse du SIG ;

• la veille informationnelle permettant notamment la mise à jour des bases de contacts du directeur

• la gestion de l’évènementiel du service en lien avec le pôle RH cadre de vie.

L’assistant.e exerce ces activités en binôme.

Titulaire d’un BTS ou équivalent, vous justifiez d’expériences d’au moins 5 ans sur des fonctions similaires, idéalement acquises dans un cabinet ministériel. Vous disposez de solides connaissances en techniques de secrétariat et maîtrisez les différents outils nécessaires à cette fonction (pack office ; Word, Excel, PPT, Outlook…).Vous faites preuve d’esprit d’équipe, de qualité relationnelle, de discrétion professionnelle, de dynamisme et réactivité, de rigueur et d’organisation.

Savoirs :
· Culture politique générale et environnement institutionnel;
· Expressions orale et écrite irréprochables;
· Techniques de secrétariat avancées (niveau expert) et d’archivage ;
· Anglais (niveau maîtrise);
· Maîtrise des outils bureautiques et de la messagerie électronique (niveau expert).

Savoir-faire :
· Sens de l’organisation et du protocole, anticipation, exigence et autonomie;
· Savoir gérer les urgences en période de surcharge d’activité;

Savoir être :
· Confidentialité, discrétion, agilité, écoute, persuasion;
· capacité de travail, adaptabilité;
· Esprit d’équipe, travail collaboratif.

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