Poste de catégorie B.

Disposant d’au moins 5 années d’expérience sur un poste similaire, vous prenez en charge les actions permettant une organisation transverse efficace et facilitant le fonctionnement quotidien de la mission animation de la recherche – en particulier pour la revue Travail et Emploi – , la mission analyse économique et la mission diffusion statistique, publications et communication.

1. Organisation et planification :

- Gérer les agendas, assurer la planification et l’organisation des réunions.

- Suivre les ordres de mission pour les déplacements.

- Assurer et suivre les commandes et les stocks des différentes entités.

- Organiser l’archivage des documents et assurer un suivi des échéances.

- Mettre à jour des documents sur internet/intranet.

- Travailler en liaison avec les autres assistantes et pouvoir assurer leur remplacement ponctuel.

2. Séminaires/colloques :

- Informer sur les séminaires/conférences/colloques organisés par la direction (envoi des mails d’invitation, etc.).

- Suivre les inscriptions aux évènements externes.

- Appuyer l’organisation et la logistique sur les événements internes et externes (préparer les salles, accompagner les participants, etc.).

- Mettre à jour les fichiers de diffusion des invitations aux évènements.

3. Revue Travail et Emploi, sous la responsabilité de la cheffe de la MAR et du secrétaire de rédaction :

- Organiser et assurer le suivi administratif et comptable des prestations externes (maquettage, impression, traductions) : demande et contrôle de devis, préparation des bons de commande et des services faits, etc.

- Assurer la diffusion de la revue au format papier : pour chaque numéro, alimentation du tableau de diffusion, édition des étiquettes, mise sous pli, etc. ; gérer le fichier des abonnés et le traitement des réclamations.

- Appuyer l’organisation et la logistique des comités de rédaction (venue et accueil des membres du comité) ;

- Gérer le stock d’exemplaires de la revue : comptage du stock, garantie des conditions de conservation, etc. ****

Conditions particulières d’exercice :

Votre responsable hiérarchique est la cheffe de la MAR. Le travail pour plusieurs entités implique un bon sens de l’organisation et une capacité de gestion des priorités.

Vous contribuerez, avec les autres assistantes, à assurer la continuité de service dans le cadre du projet de secrétariat mutualisé au sein de la direction. En lien avec les fonctions exercées et les modalités de fonctionnement retenues, le nombre de jours de télétravail hebdomadaire ne peut être supérieur à 2.

Les contacts avec des partenaires extérieurs à l’administration (prestataires, équipes de recherche) sont fréquents.

Connaissances

• Maîtrise des outils informatiques courants (word, excel, PPT) ***

• Aisance sur internet et nouveaux outils ***

Savoir-être :

• Faire preuve de discrétion professionnelle ***

• Faire preuve de réactivité ***

• Sens de l’organisation ***

• Sens des relations et diplomatie ***

• Rigueur/fiabilité ***

Savoir-faire :

• Sens éprouvé de l’organisation ***

• Connaissance de l’administration **

• Expérience de gestion administrative ***

• Capacité d’expression écrite et orale ***

• Maîtrise des outils informatiques courants (word, excel, PPT) ***

• Aisance sur internet et nouveaux outils ***

Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail :

• Formation au parapheur électronique

• Formation à Chorus

• Possible formation au logiciel d’édition électronique (Lodel)

⚠️ Votre CV et votre lettre de motivation doivent impérativement être envoyés à l’adresse dares.recrutement@travail.gouv.fr. Dans le cas contraire, votre candidature pourrait ne pas être prise en considération.

𝐂𝐞 𝐪𝐮𝐞 𝐧𝐨𝐮𝐬 𝐨𝐟𝐟𝐫𝐨𝐧𝐬 :

• Une vue imprenable sur tout Paris

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