Office Manager - Gestion administrative & financière

CDD / Temporaire(6 mois)
Salaire : Non spécifié
Début : 30 juin 2024
Télétravail fréquent
Expérience : > 3 ans

Sekoia.io
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

La mission de l’équipe Finance est d’assurer le fonctionnement administratif deSekoia.io dans le respect des règles & normes en vigueur, tout en garantissant sa pérennité financière.

L’Office Manager, intégrera l’équipe finance composée d’une Billing & Collection Specialist, un Head of Finance et une CFO.

Directement rattaché.e au Head of Finance, tu assureras en étroite collaboration avec nos équipes et nos partenaires la bonne application des processus de la société.

Au quotidien, tu seras le.la garant.e de la gestion administrative et comptable de nos relations fournisseurs, et tu agiras en soutien aux équipes sur leurs demandes administratives.

La gestion des fournisseurs et le suivi des achats est un challenge pour toute société, sur lequel Sekoia.io œuvre à structurer ses pratiques. Tu seras directement impliqué.e dans les réflexions sur le sujet, et dans la diffusion et l’application des actions définies.

Tu remplaceras notre Office Manager actuelle lors de son congé maternité.

Tes missions :

Gestion Fournisseurs :

  • Gestion de l’archivage des documents (contrats, factures, courrier, dossiers subventions…)

  • Traitement des factures reçues et saisie dans notre logiciel Regate

  • Gestion et archivage des demandes reçues par mail et courrier

  • Suivi des échéances, mise en paiement et traitement des relances

  • Contrôle des notes de frais chaque mois (Lucca, module Cleemy)

  • Transmission des éléments pour les clôtures, due diligence et audit

  • Echanges avec notre cabinet d’expertise comptable lors des clôtures

Service Généraux & Gestion Administrative :

  • Gestion du courrier

  • Gestion des stocks de fournitures

  • Gestion du bail et maintien du bon fonctionnement des locaux

  • Suivi des assurances

  • Gestion des demandes reçues par mail et courrier, et archivage

  • Mise à jour du Legal Kit partagé (K-Bis, attestation assurance, URSSAF…)

  • Participation à l’organisation d’évènements internes

  • Support équipe RH pour l’onboarding des nouveaux collaborateurs

📍 Le poste est basé à Rennes ou à Paris (avec des déplacements à prévoir à Rennes, pris en charge par l’entreprise)


Profil recherché

🤩 Nous avons hâte de te rencontrer si :

  • Tu as 4 ans d’expérience en tant qu’Office Manager ou sur un poste similaire

  • Tu as de l’expérience en gestion fournisseur et sur d’autres responsabilités liées au procurement

  • Idéalement, tu as déjà une première expériences en paie et sur d’autres sujets RH

  • Tu maîtrises le pack Office (Word, Excel..)

  • Tu as un bon relationnel

  • Tu parles Français et Anglais

  • Tu as des notions de comptabilité

👀 Es tu intéressé.e par ce poste mais tu ne coches pas toutes les cases? N’hésite pas à postuler et à nous dire dans ta lettre de motivation ce qui fait que nous devons absolument te rencontrer !


Déroulement des entretiens

📝 Voici à quoi t’attendre si tu postules :

  1. Entretien HR avec Clémentine, Talent Acquisition Manager (45’)

  2. Entretien N+1 & Skills Fit avec Elie, Head of Finance (60’)

  3. Entretien N+2 avec Thérèse, Chief Financial Officer (30’)

Notre process dure habituellement 2 ou 3 semaines en fonction des disponibilités de chacun.e, il peut inclure une prise de références.

Au programme: des discussions plutôt que des questions pièges ! Ces discussions t’aideront à comprendre comment Sekoia.io fonctionne et ce que Sekoia.io représente. Mais elles sont avant tout une opportunité pour toi de nous en dire plus sur ton parcours et tes attentes pour ton prochain poste !

Envie d’en savoir plus ?

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