Dans le cadre du remplacement d'un départ à la retraite, nous recherchons un(e) assistant(e) de divisions dont les missions principales seront les suivantes :

1. Assister le directeur de la GBU :
- Être son relai au quotidien
* Coordonner son agenda avec les sollicitations internes et externes
* Organiser des réunions ou rendez-vous, réserver les salles et les outils de visioconférence
* Préparer les dossiers/réunions à l'avance des échéances importantes, organiser les réunions préparatoires nécessaires, informer les parties prenantes des futures échéances.
* Gérer la messagerie Outlook

2. Organiser ses déplacements :
* Organiser les déplacements en France et à l'étranger, via l'outil dédié, en lien avec l'agence de voyage, dans le respect de la politique voyage
* Préparer les notes de frais, en assurer le suivi
* Préparer et suivre les dossiers de demande de visas, faire établir les documents nécessaires

3. Coordonner les visites clients :
* Prévoir la logistique (salles, taxis, agenda, accès, déjeuners, pauses…)
* Coordonner les interventions des autres acteurs
* S'assurer de la qualité des prestations et de la fluidité des visites VIP le jour J

4. Communication et Coordination :
* Faciliter la communication avec les équipes locales et internationales.
* Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs et faciliter leur prise de poste (accueil, équipements, accès, informations utiles…)

Vous travaillerez aussi pour les membres de son premier cercle pour des missions équivalentes.

Vous êtes titulaire d'une formation Bac+2 ou Bac+3 en assistanat, gestion ou équivalent, et vous justifiez d'une première expérience réussie dans une fonction similaire. Vous faites preuve d'une grande rigueur, d'un excellent sens de l'organisation et maîtrisez parfaitement les outils bureautiques.
Doté(e) d'un bon relationnel, vous savez gérer les priorités, faire preuve de discrétion et vous adapter à des environnements exigeants.
Vous possédez une excellente expression écrite et orale, et vous êtes capable d'anticiper les besoins. La pratique de l'anglais professionnel est un atout, voire indispensable selon le contexte international du poste.