Véritable bras droit du CEO, la mission de l’assistant(e) est de le décharger de toutes les préoccupations administratives, organisationnelles et de suivi, et de faciliter l’interface avec ses interlocuteurs pour lui faire gagner en temps et en efficacité, allant jusque contribuer directement à ses missions quotidiennes.

Activités et responsabilités principales

• Gestion de l’agenda du CEO, planification de ses déplacements, coordination de ses rendez-vous à court / moyen / long terme, planification de réunions thématiques, de réunions de suivi…
• Interface et relation de premier niveau avec les contacts externes et les N-1 du CEO. A ce titre, il/elle peut accompagner le CEO dans le suivi des actions et objectifs de ses directs reports.
• Participation à la gestion des contacts du CEO et de certains de ses emails : catégorisation/tris des emails, rédaction ou pré-rédaction de réponses éventuellement.
• Organisation et logistiques des réunions du CEO et des événements société (CODIR, réunions offsite, afterworks, workshops, déjeuner/dîner de travail, événements société) :  il/elle fixe les dates, diffuse l’ordre du jour et les documents préparatoires, structure les thèmes, rédige éventuellement le compte-rendus, relance les participants, organise la logistique des réunions (vols, hébergements, transferts, organisation de la salle de réunion (virtuelle/hybride), repas en cas de réunion présentielle), pour le CEO mais aussi pour les participants, lors des réunions d’équipes ou offsite. Il/elle est responsable de la tenue des budgets de ces réunions.
• Suivi, pour le compte du CEO, d’indicateurs société et individuels. Réalisation d’analyses ad hoc.
• Préparation ou aide à la préparation de présentations ou de communications à destination du groupe, des employés ou de l’externe.
• En charge du management de l’information, il/elle doit avoir une bonne compréhension des enjeux et des attentes de chacun pour garantir la bonne circulation de l’information et assurer un bon niveau de communication interne du CEO vis à vis du CODIR, et du reste des collaborateurs.
• Gestion administratives diverses : courriers, factures, notes de frais et autres tâches administratives plus personnelles
• Contribution, voire prise en charge, de certains dossiers du CEO : il/elle prépare ou revoit les prises de parole, les documents de présentation et les notes du CEO, effectue des analyses et/ou des synthèses utiles, suit des indicateurs société importants.

Le poste comprend donc à la fois un certain nombre de tâches de nature administrative / organisation / gestion / suivi / coordination, mais aussi un certain nombre de tâches requérant de bonnes capacités d’analyse, de réflexion, de jugement, de synthèse, et de communication écrite et visuelle. La personne devra donc se sentir à l’aise avec ces deux « parties » de nature assez différente.

En fonction des compétences et de la bande passante de la personne, le CEO pourra éventuellement également lui déléguer un certain nombre de « dossiers » spécifiques.

D’un point de vue plus général, l’assistant(e) du CEO doit constituer un binôme fort avec celui-ci, alerter, préparer, prendre en charge et alléger, représenter dans certains cas.

Formation et expérience

• Formation supérieure de niveau Bac +2 minimum
• • de 5 ans d’expérience dans une fonction similaire d’assistanat de direction
• Expérience en start-up / scale-up et contexte international obligatoire, dans des environnements mouvants et anglo-saxons. Une expérience en grand groupe est aussi appréciée.

 
Compétences

• Très bon sens de l’organisation et esprit structuré.
• Anglais courant impératif, bilingue serait un plus.
• Proactivité et capacité à aller vite (réfléchir vite, agir vite), le CEO étant une personne « pressée » pour lequel la notion de « temps » est importante.
• Excellente communication écrite, notamment sur Powerpoint, et orale.
• Parfaits orthographe et grammaire en français.
• Capacité de négociation (avec des intervenants externes).
• Esprit de synthèse, capacités analytiques et très bonne utilisation d’Excel.
• Esprit positif, résistance au stress et orientation solution sont des atouts importants.
• Très grande rigueur.
• Grande fiabilité, discrétion et sens de la confidentialité.