Accueil et courrier

• Accueil physique ;

• Gestion et traitement du courrier : ouverture et distribution du courrier entrant, rédaction des courriers de réponse, classement ;

Office Management

• Planification et organisation des déplacements de la direction ;

• Participation à l’organisation des événements internes / externes ;

• Préparer les équipements nécessaires à l’accueil des nouveaux collaborateurs (package Onboarding : badges, clefs, livret d’accueil…) ;

• Organiser/Gérer les bureaux administratifs en particulier salle de réunion, espace café et cuisine ;

Services Généraux

• Assurer le suivi de la maintenance et de l’entretien des locaux / être l’interlocuteur privilégié avec les prestataires et gestionnaire de l’immeuble ;

• Contrôler les équipements des locaux afin qu’ils respectent la réglementation en vigueur et garantissent la sécurité des personnes et des biens (vérifications périodiques : installations électriques, extincteurs, ventilation, fontaines à eau …) ;

• Programmer et superviser les opérations de sécurité (exercices d’évacuation, alarmes incendie, formations premiers secours / incendie…) ;

• Organiser et superviser les déménagements, les aménagements de bureaux ou d’espaces de travail au sein de l’entreprise ;

• Coordonner les activités d’administration générale : suivi des stocks et approvisionnements de fournitures, gestion de la flotte automobile, de la téléphonie mobile, du parc CB affaires… ;

Assistance au cycle RH

• Mise place des plans de formations internes (formations nouveaux collaborateurs) ;

• Suivi des formations avec les organismes de formations externes ;

• Expérience d’au moins 3 ans ;

• Vous êtes rigoureux(se) ;

• Vous êtes dynamique, proactif(ve) et autonome ;

• Vous avez un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité ;

• Vous êtes motivé(e) et bien organisé(e) ;

• Vous avez une bonne communication écrite et orale ;

• Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et d’adaptation ;

• Vous appréciez la diversité des tâches de votre fonction ;

• Vous disposez d’une forte capacité d’organisation ;

• Vous savez gérer les imprévus et respecter les priorités ;

• Vous maîtrisez le Pack Office (Word / Excel) ;

• Vous maîtrisez l’anglais ;

Conditions et Avantages

• Un salaire fixe ;

• Une participation intéressante ;

• Une prime de vacances ;

• Des RTT en plus des congés payés ;

• Une bonne ambiance de travail (des Teams building plusieurs fois par an) ;

• Et des avantages classiques mais essentiels : des avantages CE, des tickets-restaurants (Swile), une mutuelle (Génération), le remboursement à 50% du Pass navigo ;