La Robe Numérique est un cabinet de conseil en croissance.
Notre organisation évolue vite ; nous cherchons un·e Office Manager qui saura sécuriser l’existant, structurer durablement et contribuer à faire monter le cabinet en gamme sur ses méthodes de travail.

Ce poste est clé : tu es garant·e du cadre opérationnel (administratif, RH, facturation, bureau) et de la fiabilité des informations et échéances. Tu travailles en lien direct avec la direction, le cabinet comptable et le DAF externalisé.

Missions

0) Structuration & amélioration continue (mission transverse)
• Mettre à plat, clarifier et fiabiliser l’existant (RH, administratif, finance, opérations internes)

• Formaliser des standards simples et applicables : checklists, modèles, procédures, calendrier d’échéances

1) Administration & facturation (exécution, traçabilité)
• Accueil physique et téléphonique : qualité de relation, orientation, suivi des demandes

• Production et suivi des documents : devis, contrats, bons de commande, mise en signature, archivage

• Émission et suivi des factures : complétude, cohérence, classement, mise à jour des tableaux

• Suivi des encaissements et échéances : anticipation, relances structurées, reporting clair

• Rédaction de comptes rendus et formalisation de points de suivi (internes / prestataires)

• Préparation administrative des réponses à appel d’offre (public / privé), suivi des échanges (Q/R, demandes de précisions) et archivage structuré pour capitalise

• Assurer le suivi administratif des marchés publics après attribution, suivi de facturation

• Assurer le suivi administratif des formations externes organisées par le cabinet

2) Gestion comptable & financière (avec cabinet comptable + DAF externalisé)
• Collecte, contrôle, classement et transmission des pièces comptables

• Suivi des dépenses : justificatifs, catégorisation, rapprochements simples, cohérence globale

• Gestion des notes de frais : contrôle, conformité, archivage

3) RH — administration du personnel & excellence du cadre
• Contrats, avenants, périodes d’essai, onboarding/offboarding, suivi administratif

• Préparation et suivi des variables de paie (absences, congés, titres-restaurant, etc.)

• Pilotage des échéances RH : entretiens annuels/pro, suivi des obligations, collecte et structuration des éléments

• Appui au recrutement : diffusion, tri, pré qualifications téléphoniques, coordination des entretiens

• Support RH du quotidien : réponses aux collaborateurs, confidentialité, sens du service

4) Organisation du bureau & services généraux (co-working)
• Gestion des accès (badges) et procédures d’arrivée/départ

• Gestion des achats, fournitures et besoins du quotidien (réassorts, commandes, suivi prestataires)

• Coordination avec le co-working : incidents, demandes ponctuelles, amélioration de l’expérience équipe

5) Déplacements & événements (support opérationnel)
• Planification et réservations (train/avion/hôtel), centralisation des informations, justificatifs

• Organisation d’événements internes (séminaire, temps d’équipe) et appui événements externes (clients/partenaires)

• Expérience : 3 à 5 ans (ou plus) en Office Management / assistanat de direction / admin & RH, idéalement en environnement de conseil

• Rigueur élevée : sens du détail, fiabilité, respect des échéances, traçabilité

• Ambition dans le poste : tu veux être un pilier de l’organisation, faire progresser les standards et prendre de la hauteur

• Excellente capacité de priorisation, autonomie, proactivité, discrétion/confidentialité

• Très bonne communication écrite et orale (emails, synthèses, comptes rendus)

• Outils : Office 365 & Pennylane, Staffiz apprécié ; aisance avec tableaux de suivi et process

• Ce que tu trouveras chez nous

• Un rôle central, visible, avec une vraie marge de manœuvre

• Une exigence de qualité et de méthode

• Un environnement responsabilisant, où la rigueur est valorisée et l’initiative attendue

Premier entretien teams avec la cofondatrice, en charge des opérations

Deuxième entretien en présentiel, avec les 2 co-fondatrices, intégrant un cas d’étude à préparer en amont et à présenter lors de l’entretien