Quelle est votre quotidien ?

Les missions principales seront :

Traitement de l’information :

• Saisir et mettre en forme les notes internes, supports de présentation et courriers. Eventuellement les diffuser ;

• Classer et archiver les notes internes, supports de présentation et courriers sur le SharePoint de la DG ;

• Renseigner les dates de l’ensemble de la comitologie interne et des instances statutaires dans un document unique (calendrier Excel), suivre l’évolution de ce calendrier.

Support administratif :

• Impression des dossiers ;

• Traitement des notes de frais de la Directrice des affaires institutionnelles et transverses ;

• Appuyer l’assistante du Directeur général dans gestion de la facturation (commandes, traitement et suivi des factures) ;

• Eventuellement apposer les signatures nécessaires sur des conventions ou autres documents en lien avec l’assistante du Directeur général ;

• D’une manière générale, apporter un soutien administratif à l’assistante du Directeur général.

Gestion de l’agenda :

• Organiser et gérer les rendez-vous, réunions et déplacements de la Directrice des affaires institutionnelles et transverses ;

• Coordonner les réservations de salles de réunion pour les Comex, Codir et Comadir et assurer la logistique et la disponibilité des équipements nécessaires en lien avec l’assistante du Directeur général. Envoyer éventuellement les invitations à ces réunions.

Coordination logistique :

• Organiser les déplacements professionnels de la Directrice des affaires institutionnelles et transverses (réservations d’hôtels, de billets de train ou d’avion, etc.)

Gestion du “quotidien” du département :

• Des demandes informatiques ;

• Des demandes d’intervention des moyens généraux ;

• Des fournitures de bureau.

Pourquoi vous ?

Vous êtes titulaire d’un BAC + 2 en secrétariat ou assistanat de direction.

Les compétences attendues :

Techniques :

• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils digitaux/logiciels internes à l’Opco ; capacité à créer des tableaux et graphiques.

• Gestion de l’agenda et des rendez-vous

• Capacité à saisir rapidement et avec précision des données dans des bases de données ou d’autres systèmes d’information.

• Gestion des fichiers et archivage

Comportementales :

• Discrétion

• Respect

• Confidentialité

• Rigueur

• Impartialité et intégrité

• Sens de l’écoute

• Adaptabilité

Transverses :

• Communication écrite et verbale

• Précision

• Organisation

• Gestion du temps et des priorités

• Respect des délais

• Flexibilité

• Capacité d’apprentissage

1 entretien avec le chargé de recrutement

1 entretien avec la responsable + 1 entretien avec 1 assistante de direction