OFII

L’assistant(e) de direction est chargé(e) du secrétariat de la direction du système d’information, et assure la liaison avec les autres directions de l’établissement ainsi que les partenaires extérieurs.

Il/elle assure également le suivi budgétaire de la direction.

Secrétariat :

Rédiger, saisir et présenter des documents, courriers, notes, compte rendus, rapports, et assurer leur archivage

Photocopier, classer et archiver les documents du directeur et de son adjoint

Assurer le suivi des courriers et notes en cours de préparation/signature

Prendre des notes lors des réunions de service et formaliser les comptes rendus

Préparer les dossiers pour les réunions

Organisation et gestion :

Gérer les appels pour le directeur, prendre les messages et fournir un premier niveau d’information

Gérer l’agenda du directeur, ses déplacements et l’accueil de ses interlocuteurs

Organiser ses rendez-vous et réunions, filtrer ses appels téléphoniques et assurer l’accueil des visiteurs du service

Organiser les déplacements des personnels du service

Organiser l’arrivée des nouveaux agents et les accueillir

Réaliser le suivi des effectifs, mettre à jour l’organigramme et l’annuaire

Assurer le suivi RH des dossiers du personnel de la direction (gestion des congés, état de télétravail, arrêt maladie)

Effectuer les commandes de titres restaurant et de cartes cadeaux
Recenser les besoins en fournitures ou services
Réceptionner la marchandise ou s’assurer de la bonne réalisation de la prestation
Saisir les FEB, suivre les devis, les services Faits, suivre les paiements et toutes autres taches budgétaire
Assurer l’interface avec la DAF

 Savoir-faire

Respecter les délais et les engagements

- Capacités rédactionnelles

- Saisir et mettre en forme des documents

- Enregistrer et classer des documents

- Gérer un agenda

- Filtrer les informations

- Fournir un accueil de qualité (téléphonique)

Savoir-être

  Respect de la confidentialité

- Discrétion

- Disponibilité

- Aisance relationnelle et bonne présentation

- Esprit d’initiative et réactivité

- Sens de l’organisation

- Rigueur 

Connaissance

- Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)

- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de L’OFII