OFII

Le titulaire du poste sera chargé du secrétariat de la direction des affaires immobilières et logistiques, et assurera la liaison avec les autres directions de l’établissement ainsi que les partenaires extérieurs.

Principales activités :

• Secrétariat
  - Rédiger et présenter des documents, courriers, notes, compte rendus, rapports, et assurer leur archivage numérique et papier si besoin
  - Photocopier, classer et archiver les documents du directeur et de son adjoint
  - Assurer l’avancement et le suivi des courriers et notes
  - Prendre des notes lors des réunions de service et formaliser les comptes rendus
  - Préparer les dossiers pour les réunions

•    Organisation et gestion
  - Gérer les appels du directeur , prendre les messages et fournir un premier niveau d’information
  - Gérer l’agenda du directeur, ses déplacements et l’accueil de ses interlocuteurs
  - Organiser ses rendez-vous et réunions, filtrer ses appels téléphoniques et assurer l’accueil des visiteurs du service
  - Organiser les déplacements des personnels du service
  - Procéder aux bons de commandes demandés
  - Inventorier, commander les fournitures et veiller à la gestion du stock
  - Relever tous les dysfonctionnements logistiques et alerter la direction des affaires financières

• Savoir faire 

Respecter les délais et les engagements
Capacités rédactionnelles
Saisir et mettre en forme des documents
Enregistrer et classer des documents
Gérer un agenda
Filtrer les informations
Fournir un accueil de qualité (téléphonique)

• savoir être

Sens de la confidentialité, discrétion
Disponible
Adaptabilité
Gestion du temps et des priorités
Esprit d’initiative, réactivité
Aisance relationnelle
Méthodique
Rigoureux
Organisé

la connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’OFII sera un plus pour votre candidature
et la maîtrise des logiciels du pack office (Word, Excel, Powerpoint) sera un avantage