Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP : 3

Au sein de la direction de programme en charge du futur système d'information immobilier de la gendarmerie nationale, le chargé de coordination assure un rôle central d'appui à la coordination et à la gestion administrative du programme. Véritable pivot organisationnel, il contribue à la fluidité de la communication, au suivi des activités et à la bonne tenue des instances du projet. Candidats diplômés bac+2/3 min. avec compétences en organisation, sachant allier rigueur et gestion du temps, sens de l'écoute et parfaite maîtrise des outils bureautique et collaboratifs.

Vos activités principales :

Sous l'autorité directe du directeur de programme, l'assistant exécutif participe activement à la vie du programme et à son bon fonctionnement au quotidien.

Ses principales missions sont les suivantes :

1. Gestion administrative et organisationnelle

- Assurer le suivi de la boîte aux lettres fonctionnelle du programme : tri, transfert, gestion et archivage des courriels

- Gérer l'agenda collaboratif du programme et planifier les réunions, ateliers et comités

- Organiser la logistique des réunions sur le site de la DGGN : réservation de salle, accueil des visiteurs, préparation du matériel et des supports de travail

- Préparer et diffuser les ordres du jour, comptes rendus et synthèses de réunions

2. Coordination et suivi des activités du programme

- Contribuer au suivi du planning général du programme et signaler les échéances clés

- Appuyer le suivi des activités des contributeurs internes et externes, et produire des rapports synthétiques

- Veiller à la cohérence et à la qualité des documents échangés pour le compte de la direction de programme

- Assurer le suivi des échanges et de la documentation sur la plateforme collaborative RESANA

3. Appui au pilotage et à la communication

- Rechercher des informations utiles à la préparation de décisions ou à la rédaction de documents stratégiques

- Contribuer à la production de supports de communication, de présentations et de tableaux de bord de suivi.

Votre environnement professionnel :

Composition et effectifs du service : Le bureau budget et réglementation dirigé par un chef de bureau et son adjoint, comprend quatre sections, notamment une section " systèmes d'information " qui comprend un chef de section et deux sous-officiers du corps de soutien technique et administratif de la gendarmerie nationale.

Liaisons hiérarchiques :

Quotidienne avec le chef de section et le personnel du bureau et de la sous-direction.

Liaisons fonctionnelles :

Liaisons régulières avec l'agence du numérique des forces de sécurité intérieure et autres entités chargées des projets informatiques.

Vos perspectives : Possibilité d'évolution fonctionnelle au sein de la gendarmerie nationale ou du ministère de l'intérieur

Durée attendue sur le poste : 3 ans.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau expert
requis
Connaître l’environnement professionnel
niveau maîtrise
à aquérir
Connaissance technique au choix
niveau pratique
requis
Savoir-faire
Savoir s’organiser
niveau maîtrise
requis
Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise
requis
Savoir rédiger
niveau maîtrise
requis
Savoir-être
savoir s’adapter
niveau maîtrise
requis
avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise
requis
savoir communiquer
niveau maîtrise
Profil :
- Diplôme bac +2 à +3 minimum (assistanat de direction, gestion, communication, administration)
- Expérience réussie sur un poste similaire d’assistant(e) de direction, d’assistant(e) projet ou de coordination administrative
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (suite Office, Outlook, RESANA, outils de visioconférence, gestion de planning)
- Excellentes capacités d’organisation, rigueur, fiabilité et gestion des priorités
- Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles, sens de la diplomatie et de la confidentialité
- Esprit d’initiative, autonomie et proactivité dans la gestion des tâches

Vos perspectives :
Possibilité d’évolution fonctionnelle au sein de la gendarmerie nationale ou du ministère de l’intérieur

Durée attendue sur le poste :
3 ans