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Assistant.e de direction et évènementiel & office manager

CDI
Paris
Salaire : 32K à 34K €
Début : 01 septembre 2024
Télétravail fréquent
Expérience : > 1 an

LITA.co
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

En tant qu’Assistant.e de Direction et Office Manager, vous occuperez un rôle crucial à la fois dans la gestion quotidienne des activités de LITA et dans la gestion administrative et logistique du bureau.

Gestion des agendas de la présidente et des deux directeurs (des trois co-fondateurs)

  • Organiser, suivre, mettre à jour et coordonner plusieurs plannings de direction 

  • Gestion minutieuse et réfléchie de l’agenda d’Eva Sadoun, en lien avec les directrices de cabinet 

  • Préparer la logistique des rendez-vous et les déplacements des 3 co-fondateurices.

  • Réceptionner, filtrer et orienter les contacts

Organisation d’événements internes

  • Organiser les réunions : gérer les invitations, réserver les salles, etc.

  • Organiser les évènements rythmant la vie de Lita (Séminaires, Comité de direction, moments de convivialité…)

  • Participer à l’organisation d’évènements de notoriété organisés par Eva Sadoun sur des thématiques larges (féminisme, économie du care, transition écologique…). 

Office management

  • Gestion administrative et logistique du bureau (commande et gestion du stocks de fournitures, matériel, café et snacks, relève et envoi de courriers …)

  • Gestion des locaux,de leur conformité et de leur confort 

  • Gestion de l’accueil des nouveaux salariés au côté de la RRH (organisation des sessions d’intégration, commande et gestion du matériel informatique, demande des différents accès aux logiciels de travail, préparation de l’espace de travail …)


Profil recherché

Pour ce poste, nous recherchons une personne ayant les compétences suivantes :

  • Sens de la confidentialité et fiabilité ;

  • Polyvalence et adaptabilité : capacité à gérer et prioriser des tâches diverses ;

  • Rigueur et organisation : capacité à effectuer les différentes tâches avec minutie et dans le respect des délais ;

  • Dynamisme et proactivité : capacité à être force de proposition et à anticiper les imprévus ;

  • Autonomie et transparence : capacité à avancer de manière autonome ;

  • Bon relationnel : capacité à être à l’aise et à s’adapter à des interlocuteurs variés.

Une expérience sur un poste équivalent ainsi qu’un intérêt fort pour les sujets portés sont les principaux prérequis pour mener à bien les missions de ce poste.


Déroulement des entretiens

Un premier échange téléphonique avec Mathilde, Responsable RH - 15 min

Un entretien en présentiel avec Gabrielle, co-chief of staff, et Mathilde, RRH - 1h

Un entretien en présentiel ou en visio avec Eva, Présidente et co-fondatirce - 1h

Un dernier entretien en présentiel avec Julien, Directeur Général et co-fondateur - 1h

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