Afin d'améliorer les performances du Groupe Idex en matière de règlement des prestataires, la Direction Juridique souhaite recruter un Office Manager. Ce poste aura pour mission principale de garantir le bon règlement des factures des prestataires juridiques et de fournir un soutien administratif global au service.

Sous la supervision de la Directrice Juridique, le gestionnaire administratif assurera les tâches suivantes :

Gestion des prestataires et des commandes

• Création des prestataires dans l'outil interne du Groupe (Oxalys).
• Établissement et suivi des commandes dans le système, en veillant à leur conformité.
• Suivi des écarts entre les montants réceptionnés et les montants facturés (commandes non réceptionnées, commandes soldées, etc.).
• Suivi des litiges liés aux factures et gestion de leur résolution en collaboration avec la Direction Comptabilité.
• Suivi des réclamations des prestataires et maintien d'une communication fluide avec eux.

Assistanat général de la Direction Juridique

• Gestion du courrier de la Direction Juridique.
• Accueil des visiteurs et réservation de salles de réunion.
• Organisation des déplacements professionnels (réservations de transport, hébergement, etc.).

Suivi du budget et des documents légaux

• Suivi du budget alloué à la Direction Juridique, avec la gestion des dépenses et des facturations.
• Préparation et suivi des documents légaux et financiers relatifs à l'activité de la Direction Juridique.

Relations internes et externes

• Maintien de relations de qualité avec les différents services internes, notamment avec la Direction Comptabilité, afin de garantir une gestion fluide des processus financiers.
• Relation avec les prestataires pour garantir une bonne communication et une résolution rapide des litiges et réclamations.

Compétences requises :

• Compétences techniques :
  • Maîtrise des outils bureautiques et de gestion (notamment l'outil Oxalys ou des outils similaires).
  • Connaissance des processus administratifs liés aux prestataires et à la gestion des factures.
  • Bonne compréhension des enjeux liés à la gestion de budget et des documents légaux.

• Qualités requises :
  • Rigueur et précision dans le suivi des tâches et des échéances.
  • Excellentes compétences organisationnelles.
  • Bonnes qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe et à gérer des relations internes et externes.
  • Sens du service et capacité à gérer des situations de conflit ou de litiges de manière professionnelle.

Formation et expérience :

• Expérience significative dans un poste similaire, idéalement dans un environnement juridique ou administratif.
• Une expérience dans l'utilisation de logiciels de gestion des achats ou de gestion des prestataires est un plus.

* Compétences techniques :

* Maîtrise des outils bureautiques et de gestion (notamment l'outil Oxalys ou des outils similaires).
* Connaissance des processus administratifs liés aux prestataires et à la gestion des factures.
* Bonne compréhension des enjeux liés à la gestion de budget et des documents légaux.



* Qualités requises :

* Rigueur et précision dans le suivi des tâches et des échéances.
* Excellentes compétences organisationnelles.
* Bonnes qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe et à gérer des relations internes et externes.
* Sens du service et capacité à gérer des situations de conflit ou de litiges de manière professionnelle.



Formation et expérience :

* Expérience significative dans un poste similaire, idéalement dans un environnement juridique ou administratif.
* Une expérience dans l'utilisation de logiciels de gestion des achats ou de gestion des prestataires est un plus.