Description du poste et Missions

Rejoindre VYV3 c’est intégrer le premier acteur de santé de l’économie sociale et solidaire qui innove pour accompagner le plus grand nombre de citoyens au cours de toutes les étapes de leurs vies. Nous portons l’offre de soins et d’accompagnement du Groupe VYV avec plus de 1700 établissements répartis partout en France au travers d’une variété de métiers. Nous avons plus de 30 000 collaborateurs qui sont mobilisés chaque jour au cœur des territoires pour prendre soin de chacun.

VYV 3 Ile-de-France est une union mutualiste experte des services sanitaires et médico-sociaux, qu’ils soient en établissement ou à domicile.
L’union gère aujourd’hui 54 structures sur la région, représentant près de 3000 salariés, dont vous pourriez prochainement faire partie.
Notre engagement quotidien qui place nos bénéficiaires au cœur de nos préoccupations, consiste à proposer une prise en charge qualitative de leur besoin pour leur apporter soin, confort, et sérénité.

Nos valeurs ? Cohésion, Respect, Proximité, Attitude constructive.

Pour les besoins de son activité, notre établissement recrute : un/e assistant/e administratif/ve.

Au quotidien, vous assistez la Directrice dans la gestion commerciale et administrative de l'agence.

En tant qu'assistant.e, vous êtes l'interlocuteur.trice auprès du responsables de secteur, des intervenants à domicile ainsi que des bénéficiaires et/ ou leurs familles. Votre rôle est central dans le cadre du bon fonctionnement de l'agence.

A ce titre , vos missions sont les suivantes:

Vous êtes en charge de l'accueil physique et téléphonique.

Vous rédigez les documents et supports administratifs et les diffuser au sein du service.

Vous constituez le dossier administratif de l’usager, le suivez et organisez le classement des documents.

Vous gérez les fournitures, le matériel de bureau et les EPI.

Vous déclarerez à la CPAM/MSA les prestations relevant de la dotation de soins et en assurer le contrôle.

Vous participez à la démarche qualité.

Vous gérez et communiquez les plannings aux intervenants.

Vous assurez l'affichage obligatoire à l'agence.

Vous saisissez les éléments variables, suivi des contrats de travail, des visites médicales, constitution des dossiers d'embauche, enregistrement des supports d'entretiens annuels ...

Vous épaulez la Directrice dans la planification et l’organisation du parcours d’intégration des nouveaux salariés.

Vous rendez compte à la Directrice des événements survenus sur le secteur en son absence.  Vous participez aux réunions d’équipe et rédigez les comptes-rendus. Vous entretenez un lien de proximité avec les intervenants et transmettez les besoins exprimés et les remonter à la Directrice.

Profil recherché

Vous êtes titulaire du Diplôme BTS SP3SS ou du BAC Pro secrétariat – gestion administrative – comptabilité.

Vous appréciez le volet administratif qu'exige ce poste. Une expérience similaire dans le secteur du maintien à domicile est appréciée.

Vous aimez le contact humain et le travail en équipe. Vous êtes à l'aise dans la communication et dans la transmission des informations.

Vous êtes motivé(e) et consciencieux (se). Vous savez gérer les situations de stress et vous êtes efficace dans l’urgence, vous avez le sens des priorités et l’esprit d’équipe.